Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al igual de lo sucedido con los reportes del año 2007, la Supersociedades volvió a establecer que los Reportes Financieros del 2008 de las sociedades vigiladas y controladas estarán acompaños de una Certificación firmada digitalmente por sus respectivos Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal en la que hacen constar que las cifras fueron fielmente tomadas de los libros. Dicha certificación se entregará virtualmente junto con el reporte de las cifras financieras.
Pero para poder firmar digitalmente dicha Certificación las empresas deberán agotar el proceso de obtener una nueva firma digital emitida por Certicamara, pues la que se usó para firmar la Certificación del año 2007 ya no puede ser utilizada para este nuevo reporte (los mecanismos de Firma Digital solo tienen vigencia de un mes después de que son generados por los interesados).
Sin embargo, y pese a que los reportes del año 2008 y su respectiva certificación firmada digitalmente solo serán entregados entre el 9 de marzo y el tres de abril de 2009 (ver el Numeral 1.2 para la Circular 115-00012 de Diciembre 19 de 2008), algunas empresas se han puesto desde ya en la tarea de generar y descargar los mecanismos de firma digital (consulta nuestro anterior editorial: “10 pasos para obtener y utilizar el mecanismo de Firma Digital en los Reportes 2008 a Supersociedades”).
Pero si el mecanismo es generado en una determinada fecha, y sucede que el documento a firmar digitalmente no va a ser entregado sino después de un mes de haberse descargado tal mecanismo, el mecanismo podría haber perdido validez.
Y es que en el Anexo que acompañó a la Circular 115-00012 de Diciembre de 2008, anexo que da las instrucciones sobre la obtención y utilización del mecanismo digital, se dijo lo siguiente:
“1. Solicitud y entrega de los certificados de firma digital. Para garantizar la seguridad jurídica y técnica de los documentos adicionales reportados por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas, la Superintendencia entregará a las mismas un Certificado de firma digital por cada uno de los responsables del reporte de información con corte a 31 de diciembre de 2008 (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal). Los certificados de firma digital entregados por la Superintendencia de Sociedades serán emitidos por una entidad de certificación digital abierta, debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y tendrán una vigencia asociada de un (1) mes a partir de la aprobación de emisión por parte del titular del certificado.”
(*) El resaltado está en el original del anexo.
Por consiguiente, si el reporte de información con las cifras financieras solo va a ser entregado (por ejemplo) el 20 de Marzo de 2009, y ese mismo día será cuando también se pueda entregar la certificación firmada digitalmente, entonces el mecanismo de firma digital no debería ser emitido o descargado desde antes de Febrero 20.
Si se hace antes de febrero 20, pero el informe y la certificación lo entregarán un mes después, debemos solicitar a Certicamara un nuevo mecanismo el cual tendría que ser pagado por el interesado (y que entendemos puede costar $540.000 más IVA), pues solo el primero es gratuito.
Y ojo: aunque las copias o duplicados por pérdida son gratuitos, estas copias conservan la fecha en que fue generado por primera vez el mecanismo y por tanto no se entiende que al descargar una copia del mecanismo entonces se alargue la fecha de validez del mismo.
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