Manejo contable del fondo de imprevistos de las propiedades horizontales

Las copropiedades están obligadas a constituir un fondo de imprevistos para atender obligaciones extraordinarias. Los recursos recibidos para constituirlo son un ingreso para la copropiedad.

A continuación, explicamos cuál es el manejo contable del fondo de imprevistos de una copropiedad.

En este editorial compartimos los principales puntos abordados por Harold Andrés García Serna, contador público, en una de nuestras #CharlasConActualícese, en la cual explica cuáles son los errores comunes en el cálculo y uso del fondo de imprevistos en las copropiedades:

¿Qué es el fondo de imprevistos?

Las propiedades horizontales están obligadas, según el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, a constituir un fondo de imprevistos que les permita atender obligaciones inesperadas, tales como demandas de exempleados o daños en bienes comunes ocasionados por vandalismo, catástrofes naturales o cualquier otra situación inesperada.

El fondo de imprevistos debe corresponder mínimo al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes de la copropiedad, y debe cobrarse junto con las cuotas ordinarias de los copropietarios.

El cobro de este fondo solo puede suspenderse cuando alcance el 50 % del presupuesto de gastos del respectivo año.

Además, los excedentes que se generen en el manejo de este fondo pueden apropiarse como una reserva en el patrimonio de la copropiedad.

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Manejo contable del fondo de imprevistos

A continuación, mencionamos las principales contabilizaciones que se deben efectuar en relación con el fondo de imprevistos de una copropiedad, de acuerdo con el Concepto 585 de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–.

1. Causación de las cuotas ordinarias y fondo de imprevistos

El fondo de imprevistos constituye un ingreso para la copropiedad. Cuando la copropiedad genera el cobro de la cuota ordinaria y del fondo de imprevistos a sus copropietarios, se recomienda que ambos conceptos se discriminen en cuentas separadas registrando un ingreso contra una cuenta por cobrar, así:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias	$50.000
Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos	$500
Ingresos – cuotas ordinarias		$50.000
Ingresos – fondo de imprevistos		$500

2. Recaudo de las cuotas ordinarias y fondo de imprevistos

Cuando el copropietario realiza el pago, se deben acreditar las cuentas por cobrar por concepto de cuotas ordinarias y fondo de imprevistos, al tiempo que se debita la cuenta de bancos. Un ejemplo de la contabilización sugerida es el siguiente:

Cuenta	Débito	Crédito
Bancos	$50.500
Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias		$50.000
Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos		$500

3. Restringir dineros causados en el fondo de imprevistos

El dinero del fondo de imprevistos debe destinarse exclusivamente para gastos extraordinarios y urgentes. Por esta razón, se debe mantener en cuentas de ahorro, fondos fiduciarios u otras cuentas (ver Orientación Técnica 15– Copropiedades de uso residencial o mixto, grupos 1, 2 y 3, elaborada por el CTCP).

En la contabilidad debe reclasificarse en una cuenta separada, de forma que pueda controlarse y presentarse adecuadamente en el balance de la copropiedad. El registro puede ser el siguiente:

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo restringido – fondo de imprevistos	$500
Bancos		$500

4. Utilización de los recursos del fondo de imprevistos

Cuando la copropiedad requiera utilizar los recursos del fondo de imprevistos, debe acreditar la cuenta de efectivo restringido y contabilizar el gasto, tal como se muestra a continuación:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos	$200
Efectivo restringido – fondo de imprevistos		$200

5. Constitución de la reserva por fondo de imprevistos

Cuando después del cierre del ejercicio queden excedentes provenientes de recursos del fondo de imprevistos que no se hayan utilizado, el CTCP recomienda en su Orientación Técnica 15 que se constituya una reserva con destinación específica, en la cual se reclasifiquen dichos recursos.

Esta reserva debe ser autorizada por la asamblea de propietarios, y su contabilización es la siguiente:

Cuenta	Débito	Crédito
Patrimonio – excedentes acumulados	$300
Patrimonio – reservas con destinación específica (fondo de imprevistos)		$300

6. Uso de la reserva del fondo de imprevistos en otro período

Si la entidad requiere utilizar en períodos siguientes los recursos del fondo de imprevistos que se tienen en reservas del patrimonio, se debe:

• Contabilizar el gasto contra la cuenta de efectivo restringido.
• Reclasificar el saldo de la reserva del fondo de imprevistos a los excedentes acumulados. Esto con el propósito de compensar el gasto generado en ese período.

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos	$200
Efectivo restringido – fondo de imprevistos		$200
Patrimonio – reservas con destinación específica (fondo de imprevistos)	$200
Patrimonio – excedentes acumulados		$200

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