Manejo de terceros en los medios magnéticos – Alejandro Quiceno García

Estimados colegas, la DIAN, al ampliar el universo de los informantes, lo que ha hecho es ¡Automáticamente ampliar nuestra cartera de clientes potenciales! Sin embargo, para que esto sea una realidad a nuestro favor, debemos de tomar ciertas medidas de choque.

En este artículo me permito enunciarles una de ellas: El asunto de los terceros. Quizás es el punto que más tiempo  te puede consumir al elaborar la información exógena. Cualquier metodología será ineficaz si existe desorden en los datos. Recordemos en sistemas  el postulado G.I.G.O. “Garbage in-Garbage Out”. Que quiere decir, Basura entra, basura sale.

Por lo tanto, les sugiero que le recomienden y supervisen que sus clientes revisen los terceros. Si les es posible, deleguen la revisión de los archivos maestros de terceros desde ya a un auxiliar de oficina.

Estos son los parámetros básicos que deben de tener en cuenta:

Uniformidad en la creación del tercero tipo cédula o personas naturales.

La Uniformidad en la creación del tercero quiere decir, que si su sistema maestro de terceros no le pide que ingrese por aparte  el primer apellido, segundo apellido y nombres, sino que por el contrario es un solo campo en el cual el asistente contable cuando tuvo necesidad de crear el tercero digita o escribe en el sistema el nombre y apellidos completos esto es, en su orden “natural”.

En la realidad se encuentra que en los casos en los cuales el tercero se crea en una sola línea de campo se sigue un correcto ordenamiento el cual inicia con el primer apellido, el segundo apellido y los nombres. Ejemplo:

VILLAREAL VASQUEZ LUIS ALFONSO

Esto quiere decir que la persona que creó el tercero tenía o tuvo un criterio claro, y conoce las repercusiones que implican crear el tercero de manera contraria con sus nombres y apellidos. Afortunadamente la gran mayoría sigue el criterio del ejemplo. Más adelante les explicaré porque esta manera de crear el tercero nos facilita las cosas en gran medida. No obstante lo anterior, se suelen encontrar casos en los cuales aparecen terceros que siguen el orden nombre y apellidos, debiendo ser como le explicaba hace un momento, primer apellido, segundo apellido y nombres.

Es decir, se encuentran los terceros tipo cedula mezclados por ejemplo de esta manera:

Podemos ver que hay un claro error en el segundo renglón, el cual no es un registro que corresponda a la “V”, pues podemos ver en este caso que el nombre Viviana no es un apellido, como si es el caso del resto de los registros de los terceros.

Al ampliar el universo de los obligados esta situación puede ser más frecuente de lo común, y seguramente que encontrarán este tipo de situaciones. Al tener uniformidad en la información tal como se recomienda, se facilita tremendamente la separación de los apellidos tal como lo pide el formato de la resolución. La forma de poder separar los apellidos y nombres manualmente es usando la herramienta Datos-Texto a Columnas. Sin embargo, los apellidos y nombres compuestos pueden ser un inconveniente, haciéndonos incurrir en nuestra pesadilla: La carpintería excesiva de tener que arreglar uno por uno. Los apellidos compuestos son aquellos que se forman por más de una palabra, ejemplo DEL Castillo Álvaro; DE Hernández DE las casas Susana.

Esta situación se puede sortear muy fácilmente con la ayuda de un par de técnicas de Excel e incluso se puede crear una macro que separe y organice los nombres y apellidos compuestos.

Esta manera de crear el tercero nos facilita las cosas en gran medida ya que si se graban los terceros en su orden natural, esto es primero los nombres y luego los apellidos, será un poco más complicada su reorganización, pues los apellidos compuestos están formados por dos palabras mientras que los nombres compuestos pueden exceder esta cuota, Ejemplo: “María de los Ángeles Peña”.

Revisen desde ya la base de datos de los terceros, de tal manera que elaborar los medios no sea una tarea tan complicada. Si lo desea puede asistir a las conferencias que estaré dictando en las principales ciudades del País, en ellas estaré obsequiando entre otros recursos la macro que nos organiza los nombres y los apellidos en segundos. Recuerde que si está dentro de sus posibilidades prestar el servicio de elaborar los medios magnéticos hay buenos honorarios por facturar el año que viene, pero para que la tarea no sea complicada, sino más bien redituable, hay que ir tomando medidas en el asunto.

Hasta una próxima ocasión, muchos Éxitos y Bendiciones.

Alejandro Quiceno Garcia
ExcelAudi.Com
Comcel: 312 7679391
alejoquiceno@gmail.com

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