Manual de procedimientos contables, herramienta clave en la implementación de las NIIF (IFRS)

Para la implementación de las NIIF (IFRS) se requiere uniformidad y homogeneidad en el Registro de Transacciones, por eso se sugiere la estructuración de un Manual de Procedimientos Contables.

Las empresas desarrollan distintos manuales, de funciones, mapas de procesos, manuales de procedimientos operativos. Sin embargo, no es común encontrar manuales contables, es decir, tener documentadas las políticas contables (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Estados Financieros, Consolidación) y cómo se realiza el proceso de registro y acumulación de información para la obtención de los requerimientos de presentación de Estados Financieros.

La unificación de procesos contables permite que las transacciones sean homogéneas, lo que implica que estas deban tener el mismo tratamiento contable, independientemente de la persona que realice o supervise la labor.

Los procedimientos contables deben establecerse claramente y quedar por escrito en un manual que incluya al sistema informático (ERP), y que todos los ejecutores puedan aplicarlos en forma homogénea, debiendo ir acompañados de los modelos contables basados tanto en criterios internacionales (NIIF-IFRS) como en el cumplimiento de los requerimientos tributarios (Estatuto Tributario).

El momento clave de registro de las transacciones es el del “devengo o causación” y  no la manipulación de fechas, posponiendo la emisión o recepción de facturas o documentos equivalentes.

Ventajas de establecer procedimientos

Aunque se podrían mencionar muchas dependiendo del grado de organización de una entidad, consideramos que esta lista no exhaustiva nos puede aportar una visión general del objetivo pretendido:

• Permite medir la productividad del trabajo.
• Nos facilita la contratación de la persona adecuada para el cargo.
• Ahorra tiempo en capacitación por cambio de personal.
• Las actividades se desarrollan en tiempos medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.
• Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada.
• Se convierte en una empresa ordenada.
• Es más sencillo delegar responsabilidades a los subalternos.
• Se mejora la calidad de información suministrada por las diferentes áreas.
• Mejor relación con proveedores ya que también en el manual se establecen reglas y políticas de compra, requerimientos, pago entre otras situaciones.
• Calidad y oportunidad en la Información.
• El conocimiento no se concentra en las personas.
• Permite establecer relaciones de dependencia (integración de colaboradores) y responsabilidades de cada persona y áreas involucradas en cada proceso.
• Evita la duplicidad de funciones y, sirve para detectar omisiones.
• Propicia mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
• Es una herramienta útil para evaluadores y auditores del control interno.

Se convierte en una herramienta administrativa pues le permite a la Gerencia conocer la metodología para la obtención de la información contenida en los Estados Financieros. Por esta razón, su aprobación debe realizarse conjuntamente con la administración y cualquier cambio debe contar con ésta aprobación para evitar alteraciones de la información suministrada por los preparadores.

Actualización del Manual

El continuo cambio de requerimientos de información para entidades de control y vigilancia y entidades tributarias hacen que debamos mantener actualizado el manual de operación. Las obligaciones fiscales formales que nos impone el estado como administradores y responsables de la aplicación de impuestos vuelven dinámico un manual de operación contable.

De igual manera debe ocurrir cuando un proceso cambia en busca de mejorar el flujo de trabajo. Esta situación puede ser muy cambiante al inicio del levantamiento de la información pero se estabiliza con el tiempo.

Finalmente, la dedicación que implica el desarrollo de un manual se ve compensada con la integración y responsabilidad de cada área pues permite conocer claramente qué se debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para llevar a cabo una determinada tarea.

Preparado por:

Edmundo Alberto Flórez Sánchez
Líder de Investigación de Estándares Internacionales en Actualicese.com
edmundo.florez@blacolombia.com