Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las sociedades mercantiles deben reunirse mínimo una vez al año, pues es necesario para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (Artículo 422 Código de Comercio)
Dicha reunión se debe hacer en la fecha que establezcan los estatutos, en todo caso, debe hacerse dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.
Cuando por algún motivo el representante legal no convoca según lo anterior, es cuando hablamos de la Reunión por Derecho Propio.
Esto quiere decir, que tanto accionistas o socios de la sociedad mercantil, se reunirán por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Cuando el representante legal hace la convocatoria para efectuar la reunión obligatoria del Máximo Órgano Social, ésta debe ser convocada con una antelación mínima de 15 días hábiles. Pues dicho plazo es para que accionistas o socios o sus delegados, puedan ejercer su Derecho de Inspección sobre libros contables y demás documentos.
Teniendo claro todo lo anterior, si una sociedad va a efectuar su Asamblea Ordinaria de Accionistas o Junta General de Socios en la fecha máxima (el 1° día hábil de Abril de 2010, o sea, el lunes 5 de abril de 2010), la convocatoria –comunicación-, debe entregarse a cada accionista o socio, a más tardar el martes 9 de marzo de 2010, pues a partir del día siguiente, hay 15 días hábiles previos a la Asamblea o Junta del 5 de abril de 2010.
En las Sociedades por Acciones Simplificas –SAS-, la Ley 1258 de 2008, estableció un término mínimo de 5 días hábiles para la convocatoria de Asamblea General de Accionistas, salvo por estatutos un término superior. De tal manera que si en la SAS el representante legal va a convocar a la Asamblea en la fecha máxima permitida, la convocatoria a cada accionista debe entregársela a más tardar el miércoles 24 de marzo de 2010.
Durante el término mínimo de 15 días hábiles o de 5 días hábiles en las SAS, debe estar a disposición de accionistas y socios, los Estados Financieros, el Dictamen del Revisor Fiscal si lo hay y el Informe de Gestión.
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