Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Anteriormente cuando todos los contribuyentes debían realizar las diferentes declaraciones de forma litografíca, cada una de ellas debía estar firmada como mínimo por el representante legal o contribuyente, en unas se adicionaba la firma del contador y en otras la firma del revisor fiscal. Se debía hallar la manera de conseguir las firmas de todos a la vez. Hoy día todo se nos ha facilitado y con la presentación de las declaraciones virtualmente, también se pueden firmar de esta manera. Es aquí donde surge el nombre de mecanismo digital.
Este mecanismo es creado por la DIAN para la presentación virtual de las diferentes obligaciones tributarias (declaraciones – información exógena), de esta forma los diferentes responsables de firmar (representante legal o contribuyente – contador o revisor fiscal), lo pueden hacer desde cualquier sitio del mundo donde tengan acceso a la página de internet de la DIAN.
Lo que busca la DIAN es facilitar los medios de presentación de las obligaciones tributarias. Aunque no todos están obligados a presentar virtualmente, todos lo pueden hacer. Recuerde que actualmente ya no están a la venta los formularios litográficos. Los que no estén obligados a presentar virtualmente y no deseen utilizar esta herramienta deben desplazarse hasta la oficina de la DIAN para solicitar el formulario. Podemos deducir que lo que busca la DIAN es que todos utilicen la herramienta virtual.
En lo posible lo más recomendado cuando se va a solicitar por primera vez, es que se realice de forma personal ante la DIAN, tener el RUT actualizado en la casilla 53 con la responsabilidad 22 “Cumplir deberes formales a nombre de terceros” para quienes hagan las veces de representante legal de una compañía, o si como contador o revisor fiscal, está directamente relacionado con una compañía, de hecho también puede obtener el mecanismo digital a nombre propio pero si no cuenta con esta responsabilidad 22 en el RUT, el sistema no permitirá que ingrese con su cuenta a otros terceros.
La forma para habilitar la cuenta puede encontrarla en el siguiente enlace: Cartilla DIAN
Deberá contar con una clave de ingreso al portal de la DIAN y otra clave para firmar. Para culminar la firma de las obligaciones se debe contar además de la clave, con el archivo que entrega la DIAN. El archivo no funciona sin la clave y la clave no funciona sin el archivo.
“El mecanismo digital se asigna a la persona natural para que cumpla sus propias obligaciones o aquellas que deba cumplir a nombre propio y/o de terceros a quienes represente o para los cuales actúe. El sujeto a quien se asigna el mecanismo se denomina suscripto.”
A partir del momento que se expide, la vigencia del mecanismo digital será de 3 años. Observe lo que indica el artículo 2 numeral 1 de la Resolución 12717 de 2005:
“…Este mecanismo cuenta con las siguientes características:
1) Vigencia. La vigencia de los certificados emitidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales será de tres (3) años, contados a partir de su generación…”
La renovación del mecanismo digital se debe realizar únicamente dentro de los 30 días anteriores al vencimiento. Si pasa la fecha de vencimiento y no se realizó la renovación, la firma estará “suspendida” y no permitirá firmar declaraciones y/o información exógena.
Ni la renovación, ni la expedición por primera vez del mecanismo digital, tiene costo. Indicamos algunas causas por las cuales debe ser cancelado el mecanismo digital según la DIAN:
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
