Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Conforme a la Ley 962 de 2005 en su artículo 28, se modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo de 20 a 10 años, contados a partir de su último asiento, pudiendo para ello utilizar a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.
Lo anterior significa que también dichos archivos electrónicos pueden ser destruidos a los 10 años, pues a pesar de ser archivo electrónico sigue siendo archivo de información comercial y contable, por lo que pueden también ser destruidos después de dicho tiempo los microfilms, CD, memorias, etc., pues después de ese tiempo no existe obligación de su archivo, ni siquiera de los medios electrónicos, como exigía el artículo 60 del Código de Comercio que es inaplicable. (Muchos dirán que no es gran volumen guardarlos, pero para muchas empresas grandes, puede ser de gran volumen y dispendioso su custodia por más de 10 años, por lo que sí se puede destruir si se quiere).
Como anota la Superintendencia de Industria y Comercio en su Concepto 05054043 de 2005 “…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.” (Subrayado fuera del texto).
Conforme a las normas mencionadas, después de los 10 años no le asiste al comerciante obligación, de conservar en el medio que tenga (físico o electrónico) dichos archivos, de tal manera que los puede destruir, salvo alguna norma especial que se lo impida o por alguna orden judicial.
De tal manera que al cesar la obligación de los 10 años puede destruir dichos archivos directamente y no necesita la presencia de funcionarios de ningún ente, por ejemplo de la Cámara de Comercio o de alguna Superintendencia, como lo establecía el artículo 60 del Código de Comercio, que ha quedado inaplicable.
Código de Comercio
ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES – REPRODUCCIÓN EXACTA>. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. (Subrayado es inaplicable por supresión de términos del artículo 28 de la Ley 962 de 2005)
Ley 962 de 2005
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
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