Modelo de notas a los estados financieros bajo norma local

Por el año 2015, los estados financieros con validez para todos los efectos oficiales, de las entidades del Grupo 2, serán los elaborados bajo el estándar local. Recordamos aquí un ejemplo de sus notas.

Las notas son la información que el preparador dejará en el cuerpo de los estados financieros para ampliar o hacer más explicativo algún ítem cuantitativo; estas se relacionan posteriormente en otro estado financiero denominado Nota a los estados financieros; La preparación y presentación de los Estados Financieros es responsabilidad de la administración de la compañía. Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. (Artículos 19 y 114 del Decreto 2649 de 1993).

Veamos algunos ejemplos:

NOTA No. 1 Norma general de revelaciones

La compañía ABC S. A. NIT. 888 899.888-0 y domicilio principal en la ciudad XYZ Colombia en la Carrera XX No. XY-YY, constituida mediante escritura pública No. ABCD de la Notaría EF de fecha diciembre 31 del 200X, inscrita en la Cámara de Comercio de XYZ, el día X de enero del 200(x) bajo el registro No. XXXX del Libro XX. Su vigencia es hasta el 31 de diciembre del 20XX. Su objeto social es “…” tomar del Certificado de Existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

Fecha de corte Estados Financieros: diciembre 31 del 200X

NOTA No. 2 Principales políticas y prácticas contables

Sistema contable: la contabilidad y los estados financieros de la Compañía ABC SA, se ciñen a las normas y prácticas de contabilidad generalmente aceptadas, disposiciones de la Superintendencia de Sociedades y normas legales expresas en Colombia, decretos 2649 y 2650 de 1993 y sus modificatorios.

Unidad monetaria: de acuerdo con las disposiciones legales, la unidad monetaria utilizada por la compañía para las cuentas del estado de situación financiera y estado de resultados es el peso colombiano.

Diferencia en cambio: Las Cuentas por cobrar y las Cuentas por pagar en moneda extranjera son convertidas en pesos colombianos a la tasa representativa del mercado al cierre del ejercicio, para el año 200X $XX y $YY, TRM certificada por la Superintendencia Financiera. La diferencia en cambio generada se registra en las cuentas de resultado.

Deudores: la cartera con clientes tiene una rotación de XX días, las provisiones se calcularon de acuerdo con el reconocimiento de las contingencias de pérdida, tomando como base para este la cartera vencida.

En cuanto a los otros tipos de deudores, dependiendo de su origen deben efectuar las revelaciones respectivas.

Inventarios: se contabilizan al costo de adquisición por el sistema del inventario XX (periódico, permanente) y su método de valoración XY (promedio, UEPS, PEPS, etcétera).

Propiedades, planta y equipo: se registran por su costo de adquisición, su depreciación se realiza con base en el método XX (línea recta, suma de dígitos, por producción, etcétera).

Los gastos por reparaciones y mantenimiento se cargan a los resultados del ejercicio en la medida en que se incurren. Para aquellos activos que requieren reparación o mantenimiento para incrementar su vida útil, debe ser recalculada su depreciación en la misma proporción.

Diferidos: están compuestos por gastos pagados por anticipado, en donde se registran seguros y mantenimientos amortizados a ( ) años, y activos diferidos originados principalmente en: ________________ amortizados a ( ) años y software a ( ) años.

Valorizaciones y provisiones Propiedades, planta y equipo: la sociedad reconoce las valorizaciones o provisiones que resultan de comparar los avalúos técnicos con su valor neto en libros. El último avalúo fue realizado por la firma (…) en el mes XXX del 200X.

En cuanto a las obligaciones financieras y los demás acreedores deben de igual manera, efectuar las revelaciones respectivas, dependiendo de su origen.

Provisión para impuesto de renta: la provisión para impuesto de renta corresponde para el año gravable respectivo, al mayor valor determinado resultante de los cálculos efectuados por el método de renta líquida y el de renta presuntiva, aplicando a dicho valor la tarifa de impuesto vigente.

Obligaciones laborales: este pasivo corresponde a las obligaciones consolidadas que la compañía tiene por concepto de prestaciones legales y extralegales.

Reconocimiento de ingresos y gastos: los ingresos, costos y gastos se contabilizan por el sistema de causación.

Cuentas de orden: la sociedad registra en cuentas de orden los hechos económicos, compromisos o contratos de los cuales se puedan generar derechos u obligaciones y que, por lo tanto, pueden afectar la estructura financiera. Además, incluye cuentas para control de los activos, pasivos, patrimonio, información general o control de las futuras situaciones financieras y las diferencias entre los registros contables y las declaraciones tributarias.

NOTA No. 3 Disponible

Asciende a $ ….. y está conformado por:

200X 200Y

Caja general
Cajas menores
Bancos
Remesas en tránsito
Cuentas de ahorro
Fondos

NOTA No. 4 Inversiones

200X 200Y

Acciones

-Sociedad A
-Sociedad B
-Sociedad C

Cuotas o partes de interés

-Sociedad A
-Sociedad B
-Sociedad C

Inversiones obligatorias

-Bonos de guerra
-Bonos de solidaridad

Nota. Se registran por su valor histórico más ajustes por inflación hasta el 31 de diciembre del 2006. En el caso de aplicar Método de Participación Patrimonial debe indicarse las sociedades contabilizadas por este método.

Nota No. 5 Deudores

200X 200Y

Clientes
Cuentas corrientes comerciales
Cuentas por cobrar a casa matriz
Cuentas por cobrar vinculados económicos
Cuentas por cobrar directores
Cuentas por cobrar a socios y accionistas
Aportes por cobrar
Anticipos y avances
Cuentas de operaciones

NOTA No. 6 Inventarios

Al 31 de diciembre del 200X y 200Y presenta la siguiente conformación del inventario:

200X 200Y

Materias primas
Productos terminados
Productos en proceso
Obras de construcciones en curso
Obras de urbanismo
Contratos en ejecución
Mercancías no fabricadas por la empresa
Mercancías en tránsito
Repuestos y accesorios
Envases y empaques
Bienes raíces para la venta
Cultivos en desarrollo
Plantaciones agrícolas
Semovientes
Promociones
Provisiones

NOTA No. 7 Propiedades, planta y equipo

200X 200Y

Terrenos
Materiales proyectos petroleros
Construcciones en curso
Maquinaria y equipos en montaje
Construcciones y edificaciones
Maquinaria y equipos
Equipos de oficina
Equipos de computación y comunicación
Equipo médico–científico
Equipo de hoteles y restaurantes
Flota y equipos de transporte
Flota y equipo fluvial y/o marítimo
Flota y equipo aéreo
Flota y equipo férreo
Acueductos, planta y redes
Armamento de vigilancia
Envases y empaques
Plantaciones agrícolas y forestales
Vías de comunicación
Minas y canteras
Pozos artesianos
Yacimientos
Semovientes
Propiedad, planta y equipo en tránsito

NOTA No. 8 Gastos pagados por anticipado

200X 200Y

Seguros
Mantenimiento de maquinaria
Mantenimiento de equipos
Otros

NOTA No. 9 Cargos diferidos

200X 200Y

Software
Otros

NOTA No. 10 Valorizaciones

200X 200Y

De inversiones
De Propiedades, planta y equipos
De otros activos

NOTA No. 11 Obligaciones financieras

200X 200Y

Moneda nacional
Banco XX
Aceptaciones bancarias
Subtotal
Bancos en el exterior
Subtotal
Total obligaciones financieras

NOTA No. 12 Proveedores

200X 200Y

Nacionales
Del exterior

NOTA No. 13 cuentas por pagar

200X 200Y

A compañías vinculadas
XXXXXXXX
YYYYYYYY
Subtotal
Intereses
Banco X
Banco Y
Subtotal
Costos y gastos por pagar
Honorarios
Servicios de mantenimiento
Arriendos
Servicios públicos
Compañías relacionadas
Otros
Subtotal
Otras cuentas por pagar
Retención en la fuente
Impuesto a las ventas retenido
Impuesto de Industria y Comercio retenido
Retenciones y aportes de nómina
Fondo de pensiones y cesantías
Subtotal
Total cuentas por pagar

NOTA No. 14 Obligaciones Laborables

200X 200Y

Salarios por pagar
Cesantías consolidadas
Intereses sobre las cesantías
Vacaciones
Bonificaciones e indemnizaciones

NOTA No. 15 Pasivos Estimados y Provisiones

200X 200Y

Para costos y gastos
Para obligaciones laborales
Para obligaciones fiscales
Para contingencias

NOTA No. 16 Patrimonio

200X 200Y

Sociedad por acciones
Capital suscrito y pagado
Capital autorizado
Capital por suscribir
Sociedad limitada o unipersonal
Aportes sociales
Superávit de capital
Prima en colocación de acciones
Superávit método de participación patrimonial
Revalorización del patrimonio
Superávit por valorizaciones
Por valorizaciones de propiedad, planta y equipo
Por valorización de inversiones

NOTA No. 17 Ingresos Operacionales

200X 200Y

Ingresos por ventas de exportación
Ingresos por ventas nacionales

NOTA No. 18 Gastos Operacionales de administración

200X 200Y

Gastos de personal
Salarios
Prestaciones sociales
Bonificaciones
Indemnizaciones laborales
Capacitación
Seguridad social y parafiscales
Subtotal
Honorarios
Impuestos
A la propiedad raíz
Otros
Subtotal
Arrendamientos
Contribuciones
Seguros
Servicios
Aseo y vigilancia
Servicios administrativos
Otros
Subtotal
Gastos legales
Mantenimiento y reparaciones
Adecuaciones
Gastos de viaje
Depreciaciones
Amortizaciones
Diversos
Provisiones

TOTAL

NOTA No. 19 Gastos Financieros

200X 200Y

Comisiones
Intereses préstamos bancarios
Diferencia en cambio
Gravamen a los movimientos financieros
Otros

NOTA No. 20 Otros Gastos no Operacionales

200X 200Y

Pérdida en ventas de inversiones
Provisión método de participación
Gastos de ejercicios anteriores
Otros Gastos

NOTA No. 21 Ingresos no Operacionales

200X 200Y

Diferencia en cambio
Incentivo cambiario ICC
Aprovechamientos
Descuentos comerciales condicionados
Ingresos de ejercicios anteriores
Recuperaciones
Otros Ingresos

* Nota: Este material ha sido actualizado de anteriores guías emitidas por la Superintendencia de Sociedades bajo la norma local.