Multilibros, su uso no es sinónimo de doble contabilidad

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  • Publicado: 21 junio, 2017

Multilibros, su uso no es sinónimo de doble contabilidad

La implementación de Estándares Internacionales en Colombia, unido a las fuertes exigencias en el tema de reportes fiscales, generó varias soluciones tecnológicas, entre ellas los sistemas de multilibros. Estos modelos no pueden considerarse legalmente como doble contabilidad.

Los procesos de implementación de los nuevos marcos técnicos normativos en materia de preparación y presentación de estados financieros requieren que las entidades elaboren un estado de situación financiera de apertura, el cual se constituye en el punto de partida para la preparación y presentación de estados financieros bajo estas nuevas políticas contables.

La sección 35 del Estándar para Pymes, así como la NIIF 1, estipula que una entidad que adopta por primera vez estos estándares elabore unos estados financieros correspondientes al periodo que inicia con la fecha de transición (fecha del ESFA), con el fin de presentarlos como comparativo en sus primeros estados financieros oficiales bajo las nuevas normas.

Al final del periodo de transición, las entidades adoptantes aún deben presentar estados financieros bajo sus normas contables anteriores, y al mismo tiempo preparar sus estados financieros bajo Estándares Internacionales, los cuales serán presentados como comparativos en el año siguiente.

Por lo anterior, durante el año de transición se elaboran realmente dos tipos de informes financieros, unos bajo las normas contables anteriores y otros bajo las nuevas normas.

“las casas de software ofrecieron varias alternativas, ninguna de las cuales se puede calificar como errada o equivocada, y mucho menos ilegal”

Para llevar a cabo esta labor, las casas de software ofrecieron varias alternativas, ninguna de las cuales se puede calificar como errada o equivocada, y mucho menos ilegal, pues lo que buscan es precisamente el cumplimiento de las normas.

Es así como una de las soluciones planteadas por algunas casas de software consistió en elaborar un modelo de multilibros, el cual consiste en mantener unos registros contables bajo normas locales anteriores, y otros registros contables bajo los nuevos marcos normativos. Esta metodología también les permitiría cumplir con la exigencia del Decreto 2548 del 2014, según el cual las entidades tendrían que seguir manejando registros contables bajo las normas anteriores por un periodo de 4 años contados a partir del 1 de enero de 2015 para las entidades de los grupos 1 y 3, y del 1 de enero de 2016 para las del grupo 2 (fechas que corresponden al inicio del periodo de implementación plena de cada uno de los grupos).

Ahora bien, aunque el Decreto 2548 fue derogado tácitamente por la Ley 1819 del 2016, algunas casas de software siguen manejando el modelo de multilibros, con el fin de mantener un modelo de reconocimiento de partidas bajo las normas fiscales, y facilitar la elaboración de algunas conciliaciones fiscales.

Esta metodología no debe calificarse como doble contabilidad, por los siguientes motivos:

  • Las entidades que utilizan el modelo de multilibros no buscan evadir impuestos, ni ocultar transacciones, hechos económicos u otros eventos.
  • Llevar un modelo de información basado en principios diferentes a los contables, para propósitos distintos de la elaboración de estados financieros no es una conducta tachable, siempre y cuando los libros contables sí cumplan con las normas de contabilidad.
  • Los libros oficiales de contabilidad se elaboran cumpliendo con los estándares de información financiera. La información que se obtiene de los libros secundarios o fiscales no desemboca en estados financieros, sino que se utiliza para facilitar la elaboración de declaraciones de impuestos y otros informes.

La Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, en Sentencia del 10 de octubre de 1991, expresó que:

“(…) lo que el legislador califica de doble contabilidad es la circunstancia de llevar el comerciante libros paralelos, con unas mismas operaciones, pero registradas en forma distinta, o respaldadas en comprobantes distintos, es decir la incompatibilidad de los libros.”

De acuerdo con lo anterior, llevar un sistema de libros con base en normas fiscales y otro u otros sistemas de libros con base en otros principios, no se considera doble contabilidad siempre que sea posible conciliar unos y otros.

Además, en la misma Sentencia la Corte aclaró que:

“(…) la doble contabilidad, o fraude similar, suponen la existencia de una contabilidad para engañar a terceros, que pueda estar regularmente llevada, es decir acomodada formalmente a los requisitos legales, pero qué no obstante resulta ineficaz, por ocultar las operaciones verdaderas.”

(El subrayado es nuestro)

Dado que los sistemas multilibros no buscan engañar a nadie, no pueden calificarse como doble contabilidad.

Los multilibros también son útiles para afrontar los periodos de transición

Cuando a una entidad se le pide elaborar y presentar estados financieros, esta debe cumplir los principios y normas relativos a los mismos. Estos principios están legalmente establecidos en los decretos 2784, 2706 y 3022, y fueron luego incluidos en el Decreto 2420, modificado por los decretos 2496 de 2015 y 2101, 2131, 2132 de 2016.

La técnica, la operación, la minucia, los códigos de cuentas, los detalles de las transacciones, los tipos de comprobantes, y demás minucias de la operatividad contable no son objeto de la regulación establecida en las normas contables.

Aunque el Decreto 2649 de 1993 contiene aún algunas disposiciones vigentes en cuanto a registros y libros, no prohíbe (ni tiene el alcance para hacerlo) a ninguna entidad que lleve un sistema de registro en libros no oficiales para efectos fiscales.

“los estados financieros deben cumplir con los estándares de información financiera, y además las entidades deben cumplir también con las normas fiscales en sus declaraciones de impuestos”

En conclusión, los estados financieros deben cumplir con los estándares de información financiera, y además las entidades deben cumplir también con las normas fiscales en sus declaraciones de impuestos.

Si llevan un modelo de multilibros, un modelo de contabilidad única, si tienen dos computadores separados, dos departamentos de contabilidad (una financiera y otra fiscal), si quieren repetir trabajo, replicar datos, usar cuentas de orden, o lo que sea que hagan, será válido si al final presentan estados financieros acordes con las normas sobre la materia, y declaraciones tributarias congruentes con la normatividad fiscal.

Discutir por minucias, y calificar los sistemas multilibros como una equivocación de clase mundial no debería ocupar el tiempo de los consultores y asesores contables y tributarios.

CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)

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