Nómina electrónica en 2026: cambios normativos y puntos clave que debes revisar
Actualizado: 8 enero, 2026 (hace 1 mes)
Diego Guevara, especialista en Impuestos y líder de investigación tributaria de Actualícese, explica este tema en el consultorio tributario del 30 de octubre de 2025, titulado Nómina electrónica para finalizar 2025 e iniciar 2026.
A lo largo de este análisis se expone, de manera integrada y coherente, cómo se estructura actualmente el tratamiento del documento soporte de nómina electrónica, su articulación con la normativa unificada y la doctrina de la Dian.
Además, se explica dónde se consulta la regulación vigente, cómo se interpretan los criterios doctrinales aplicables y de qué forma los cambios introducidos por la reforma laboral inciden en el reporte de pagos como los realizados a aprendices, las cesantías y los reembolsos de gastos.
En conjunto, el desarrollo del tema permite comprender la finalidad fiscal de la nómina electrónica, su relación con la información exógena y la importancia de una interpretación sistemática para soportar correctamente los gastos laborales y cumplir adecuadamente las obligaciones tributarias.
Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.
A continuación, describimos las respuestas de este interesante tema:
1. Integración de la normativa de nómina electrónica en la Resolución Unificada 000227 de 2025
Pregunta: ¿cómo quedó recopilada dentro de la nueva Resolución Unificada 000227 de 2025 la norma que venía regulando hasta ese momento la elaboración y transmisión del documento de nómina electrónica?
Minuto 07:24
La Resolución Unificada 000227 de 2025 representa un hito en la sistematización normativa de la Dian al compilar en un solo cuerpo jurídico múltiples resoluciones tributarias vigentes. Dentro de este proceso la regulación del documento soporte de nómina electrónica fue reorganizada, sin perder su contenido técnico ni su fuerza normativa, facilitando su consulta, actualización y trazabilidad histórica.
Detalles clave
La elaboración y transmisión del documento de nómina electrónica venía regulada exclusivamente por la Resolución 000013 de 2021, con algunas modificaciones posteriores, siendo el marco normativo central hasta septiembre de 2025.
Con la expedición de la Resolución Unificada 000227 de 2025, la Dian recopiló la mayoría de las resoluciones tributarias vigentes, integrándolas en un solo texto normativo y eliminando la dispersión de regulaciones independientes.
La normativa de nómina electrónica quedó incorporada en el título V “Sistema de facturación”, capítulo III “Nómina electrónica”, específicamente a partir del artículo 153-11, donde se recoge el contenido sustancial de la Resolución 000013 de 2021.
Los aspectos técnicos y operativos del documento soporte de nómina electrónica no quedaron en el articulado principal, sino en el anexo T.5.4, identificado como el anexo electrónico correspondiente al título V de la resolución unificada.
La publicación de la Resolución Unificada 000227 de 2025 en formato HTML permite consultar la versión vigente y las versiones anteriores de cada norma recopilada, lo cual es clave para el control normativo, la interpretación histórica y la adecuada aplicación tributaria.
2. Doctrina Dian aplicable al documento equivalente de nómina electrónica
Pregunta: ¿cuál es el documento de la Dian en el cual se pueden consultar las principales doctrinas de dicha entidad en relación con el tema del documento equivalente de nómina electrónica?
Minuto 12:29
La doctrina de la Dian cumple un papel clave en la interpretación y aplicación práctica de la normativa tributaria. En el caso del documento equivalente de nómina electrónica, aunque la regulación normativa fue unificada en la Resolución Unificada 000227 de 2025, las orientaciones doctrinales siguen concentrándose en un documento específico que sistematiza los criterios interpretativos emitidos por la entidad.
Antes de la unificación normativa, la Dian emitió varias doctrinas interpretativas sobre la Resolución 000013 de 2021, las cuales conservan relevancia para la correcta aplicación del documento equivalente de nómina electrónica.
Las principales doctrinas de la Dian sobre este tema se encuentran recopiladas en el Concepto Unificado 0106 de agosto de 2022, específicamente en el título IV, capítulo II.
Dicho concepto unificado aborda de manera integral temas relacionados con factura electrónica, documentos equivalentes y documento soporte de nómina electrónica, resolviendo múltiples inquietudes operativas y jurídicas.
Algunos apartes del Concepto 0106 de 2022 pueden quedar desactualizados por cambios normativos posteriores, como la reforma laboral, por lo que se requiere una lectura crítica y contextualizada de sus respuestas.
3. Tratamiento de los pagos a aprendices en la nómina electrónica tras la reforma laboral de 2025
Pregunta: luego de los cambios de la reforma laboral de la Ley 2466 del 21 de junio de 2025, ¿los pagos por aprendices también se deberán reportar en los documentos de nómina electrónica para poder ser tomados como deducibles en el impuesto de renta?
Minuto 16:07
La reforma laboral introducida por la Ley 2466 del 21 de junio de 2025 generó un cambio sustancial en el tratamiento jurídico de los contratos de aprendizaje, con efectos directos en la nómina electrónica y en la procedencia de deducciones en el impuesto sobre la renta. Este ajuste normativo obliga a reinterpretar la doctrina previa de la Dian a la luz de la nueva naturaleza laboral de dichos pagos.
Aspectos esenciales
A partir del 21 de junio de 2025 los contratos de aprendizaje adquirieron naturaleza de relación laboral, en virtud del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo.
Antes de esta reforma, la Dian había señalado en el Concepto 0106 de 2022, numeral 426, que los pagos a aprendices no debían reportarse en la nómina electrónica por no provenir de una relación laboral.
En el régimen anterior los pagos a aprendices se registraban contablemente como cuotas de sostenimiento, sin efectos laborales ni obligación de inclusión en el documento de nómina electrónica.
Con la nueva calificación legal del contrato de aprendizaje como contrato laboral especial y a término fijo, los pagos realizados a aprendices adquieren la naturaleza de pagos laborales.
En consecuencia, para que los pagos efectuados a aprendices desde el 21 de junio de 2025 sean deducibles en el impuesto sobre la renta, deberán incluirse en el documento soporte de nómina electrónica.
4. Reporte de pagos a aprendices en el formato 2276 de información exógena tributaria
Pregunta: luego de los cambios de la reforma laboral de la Ley 2466 de junio 21 de 2025, ¿los pagos por aprendices también se deberán reportar en el formato 2276 de información exógena tributaria?
Los cambios introducidos por la Ley 2466 del 21 de junio de 2025 no solo impactaron la nómina electrónica, sino también la forma en que deben reportarse los pagos a aprendices en la información exógena tributaria. Al adquirir dichos pagos la naturaleza de rentas derivadas de una relación laboral, se modifica el formato y el concepto bajo el cual deben ser informados a la Dian.
Con la reforma laboral, los pagos a aprendices realizados a partir del 21 de junio de 2025 adquieren la naturaleza de pagos originados en una relación laboral.
En consecuencia, dichos pagos deberán reportarse en el formato 2276, el cual recoge los pagos por rentas de trabajo, tanto laborales como no laborales, cuando derivan de una relación laboral.
Durante el año gravable 2025 se presenta un tratamiento mixto: los pagos efectuados a aprendices entre enero y junio se reportan en los formatos 0101 y 1011, mientras que los pagos posteriores a junio deben incluirse en el formato 2276 y reflejarse en el formulario 220.
5. Criterio de reporte de las cesantías en la nómina electrónica
Pregunta: ¿cómo se efectúa el reporte por concepto de cesantías para efectos de la nómina electrónica?
Minuto 23:59
El tratamiento de las cesantías en la nómina electrónica exige una correcta comprensión del principio de devengo y del criterio de pago o abono en cuenta adoptado por la Dian. Este enfoque busca que el documento soporte de nómina electrónica refleje adecuadamente los gastos laborales que la empresa pretende deducir, aun cuando el pago efectivo al trabajador se realice en un momento posterior.
Puntos de enfoque
Las cesantías constituyen un gasto laboral que las empresas causan de manera periódica durante el año, consolidan al cierre del período y pagan efectivamente al trabajador en el mes de febrero del año siguiente.
El documento de nómina electrónica debe reflejar los valores originados de la relación laboral en el momento en que ocurra primero el pago o el abono en cuenta, conforme al criterio adoptado por la normativa vigente.
En el caso de las cesantías, lo que generalmente ocurre primero es el abono en cuenta, es decir, la causación del gasto y no el pago efectivo al trabajador.
Por tanto, en la nómina electrónica solo debe reportarse el valor de cesantías efectivamente consolidado y deducible, no las provisiones contables sin consolidación.
La Dian precisó este tratamiento en el numeral 4.2.4.10 del Concepto 0106 de 2022, resaltando que la nómina electrónica soporta el gasto deducible de la empresa y no necesariamente el ingreso efectivo del trabajador.
6. Alcance del documento soporte de nómina electrónica frente a los reembolsos de gastos laborales
Pregunta: ¿el documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse en operaciones de reembolso de gastos?
Minuto 27:25
El documento soporte de pago de nómina electrónica tiene como finalidad respaldar fiscalmente los pagos derivados de una relación laboral. No obstante, en la práctica empresarial existen operaciones, como los reembolsos de gastos, que exigen diferenciar entre pagos laborales y simples reintegros de erogaciones efectuadas por el trabajador a nombre del empleador, distinción que ha sido aclarada por la Dian mediante doctrina oficial.
Aspectos de interés
El documento soporte de pago de nómina electrónica no debe generarse cuando se trate de reembolsos de gastos efectuados por el trabajador a nombre del empleador, siempre que dichos pagos no se deriven de la relación laboral.
La Dian precisó en el numeral 4.2.2.3 del Concepto 0106 de 2022 que los reembolsos debidamente soportados no constituyen pagos originados en la nómina ni ingresos para el trabajador.
Estos reembolsos, como viáticos ocasionales con soporte, pueden registrarse contablemente a nombre del trabajador sin generar documento de nómina electrónica y se reportan en información exógena.
En la información exógena dichos valores se incluyen en el formato 1001, utilizando el concepto 5055, correspondiente a pagos que no constituyen ingreso para el trabajador, conforme a la Resolución Unificada 000227 de 2025.
En contraste, los pagos que sí constituyen ingreso laboral, como viáticos permanentes o viáticos sin soporte, deben reportarse en el documento de nómina electrónica y en el formato 2276 de información exógena.
En este análisis te contamos todo lo que debes saber sobre nómina electrónica:
