Normas sobre registros y libros siguen vigentes aún con la implementación de Estándares Internacionales

La implementación en Colombia de las Normas Contables Internacionales, proceso que inició con la expedición de la Ley 1314 del 2009, va más allá de la simple conversión de un balance de apertura y la elaboración de nuevas políticas contables. Uno de los temas pendientes por actualizar son las normas sobre registros y libros.

Los nuevos marcos contables normativos, compilados ahora en el Decreto 2420 del 2015 y actualizados con el Decreto 2496 del 2015, incorporaron en Colombia muchos cambios en la forma de reconocer, medir, presentar y revelar información financiera.

Sin embargo, los nuevos marcos contables normativos no han incluido nuevas instrucciones en relación a las normas sobre registros y libros de contabilidad. Al respecto, es necesario precisar que las orientaciones sobre este tema atienden necesidades de tipo legal, más que financiero.

Es común escuchar en las aulas de clase preguntas tales como: ¿en qué cuenta debo registrar el deterioro de cartera?, ¿qué dicen las Normas Internacionales sobre el cierre contable?, ¿en qué período se reconoce la corrección de un error? Todas estas preguntas se salen del alcance de las Normas sobre Información Financiera, pues como se dijo anteriormente, es un tema legal más que contable.

Dado que no se ha emitido una nueva normatividad sobre el asunto, las normas anteriores siguen vigentes en lo que tiene que ver con estos temas. La norma aplicable hasta el momento se encuentra contenida en los artículos 123 a 135 del Decreto 2649 de 1993. Estas normas se deben tener en cuenta en la preparación de información financiera hasta tanto el Gobierno Nacional emita una nueva normatividad.

El Decreto 2649 de 1993 estableció reglas para el tratamiento de los libros y registros de contabilidad. El título tercero, en los artículos 123 a 135, establece los requerimientos sobre el tema en los siguientes términos.

Soportes de contabilidad: un soporte de contabilidad es un documento que da cuenta de la ocurrencia de un hecho económico. Los soportes pueden ser de tipo interno (memorando, orden de despacho, factura de venta) o externo (facturas de compra, comunicaciones de clientes o proveedores).

El Decreto 2649 no establece requisitos de forma o legalidad para los soportes de contabilidad; sin embargo, las normas fiscales sí requieren que estos documentos cumplan requisitos formales.

Los soportes deben estar adheridos a los comprobantes de contabilidad y archivados en orden cronológico, de tal manera que se facilite su consulta.

Comprobantes de contabilidad: el comprobante de contabilidad es el documento en el cual se establece el registro contable de las operaciones de la entidad, todo con base en soportes. Estos comprobantes pueden resumir operaciones de hasta un (1) mes. Los comprobantes deben corresponder fielmente con los soportes y con los libros en los cuales se asientan los registros contables.

Libros de contabilidad: los asientos contables consignados en los comprobantes de contabilidad deben ser luego incorporados en los libros. Los libros sirven como base para la elaboración de los estados financieros, por lo cual deben prepararse teniendo en cuenta los requerimientos de las normas de información financiera y cualquier otro que deba cumplirse con base en libros de contabilidad.

Vale la pena recordar algunas prácticas prohibidas en los libros de contabilidad:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

“Parágrafo. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo”.

En la actualidad, la mayoría de entidades preparan sus libros de contabilidad por medios diferentes a los manuales, por lo cual el cumplimiento de estos requisitos se evidencia a través de la auditoría a los programas utilizados para la preparación de los libros contables.

Estamos a la espera de que el Gobierno, por intermedio del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, estructure una norma sobre registros y libros de contabilidad que cumpla con los cambiantes requisitos de los negocios.

Juan David Maya
Consultor de Estándares Internacionales

*Exclusivo para actualicese.co