Notas crédito relacionadas con la facturación electrónica


Cuando deban expedirse notas crédito o débito, las mismas deberán generarse en el formato electrónico XML que establezca la Dirección de impuestos y aduanas nacionales –Dian–, el cual corresponde a un sistema de numeración consecutiva propio de quien expide y debe contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hace referencia –cuando sea el caso–; así como el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquiriente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitarios y valor total.

Las notas crédito o débito a las que haya lugar deben ser entregadas al adquiriente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o digital, según sea el medio de entrega de la factura electrónica. Estos documentos a su vez deberán ser enviados a la Dian en formato electrónico de generación de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.1.3 del DUT 1625 de 2016.

A su vez el parágrafo 3 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 señala que cuando la factura electrónica haya sido generada y haya lugar a devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones, deberá emitirse la correspondiente nota crédito claramente justificada. Para el caso de las anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.

Adicionalmente, para la expedición de las notas crédito, deben ser considerados los conceptos señalados en el anexo técnico 0001-V2 de la Resolución 000019 de 2016, teniendo en cuenta que en la categoría referente a “otros” se incluirán las notas crédito que correspondan a “resoluciones”.

De acuerdo con lo anterior, en el Concepto 1777 de 2018 prescrito por la Dian, se especifica que sin perjuicio de si el obligado expide factura electrónica y genera notas crédito relacionadas con la factura electrónica por conceptos distintos a los señalados, en todo caso debe generarlas electrónicamente en el formato XML establecido por la Dian. Igualmente, estas notas deben ser enviadas al adquiriente en formato electrónico o físico, según haya sido entregada la factura inicialmente, y en todo caso deberá ser conservada como soporte de las operaciones comerciales con incidencia en materia tributaria, puesto que pueden ser requeridas por la entidad.

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Cabe resaltar que la expedición de una nota crédito depende de la operación financiera, que a su vez debe reflejar la realidad económica de acuerdo con los marcos normativos contables que utilice el contribuyente obligado a facturar electrónicamente, permitiendo mostrar sus ingresos.

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