Notificación vía WhatsApp de decisiones tomadas en un proceso disciplinario laboral


30 agosto, 2019
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Un proceso disciplinario laboral tiene como fin proteger el derecho del trabajador a su defensa; de ahí que las decisiones que en él se adopten deban serle notificadas de inmediato. El Ministerio del Trabajo formuló consideraciones respecto a dicha notificación, cuando se hace mediante WhatsApp.

Como fue expuesto en nuestro editorial Proceso disciplinario laboral: condiciones para evitar vulnerar garantías procesales al trabajador, dada la situación de subordinación que se desprende del contrato laboral la ley faculta al empleador para imponerle sanciones a sus trabajadores en el evento en que estos incurran en comportamientos que infrinjan o trasgredan el reglamento interno del trabajo y/o la ley. Esta imposición de sanciones debe realizarse mediante la ejecución de un proceso disciplinario laboral, esto con la finalidad de que se respete el derecho del trabajador a la defensa.

Por otro lado, las decisiones que se tomen en el proceso disciplinario deben ajustarse al principio de inmediatez, el cual consiste en que las actuaciones procesales deben ser comunicadas y hacerse efectivas de forma oportuna y razonable en relación con los hechos. Es decir que en lo que concierne al caso en concreto dichas decisiones deben serle notificadas de manera inmediata al trabajador, so pena de que las sanciones que se impongan se tornen ineficaces, o en el caso de un despido, que este se convierta en ilegal por no estar ajustado a la ley (consulte nuestro editorial Sanciones disciplinarias y despidos deben ajustarse al principio de inmediatez).

Notificaciones del proceso disciplinario vía WhatsApp

“en virtud del principio de inmediatez el empleador puede proceder a notificarle vía WhatsApp al trabajador las decisiones que se adopten con ocasión a un proceso disciplinario adelantado en contra de este último”

Este tema es traído a colación a propósito de lo manifestado por el Ministerio del Trabajo mediante el Concepto 08SE2019120300000000009292 de 2019. En él establece que en virtud del principio de inmediatez el empleador puede proceder a notificarle vía WhatsApp al trabajador las decisiones que se adopten con ocasión a un proceso disciplinario adelantado en contra de este último, siempre que:

  • El uso de esta red social se encuentre previamente contemplado en el reglamento interno de trabajo como medio válido de notificación.
  • El proceder haya sido acordado entre las partes (trabajador-empleador).
  • El empleador suministre la tecnología a través del cual pueda hacerse uso de dicho mecanismo (WhatsApp).
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Lo anterior supone que el empleador le entregue al trabajador un teléfono celular, tal como lo dispone el numeral 1 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo                 –CST–,el cual indica que esta es una de las obligaciones del empleador, a saber:

“Artículo 57. Obligaciones especiales del {empleador}. Son obligaciones especiales del {empleador}:

  1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores.

(El subrayado es nuestro)

A propósito de nuestro caso en concreto precisó:

“(…) si en el reglamento de trabajo se establece que las notificaciones se harán vía whatsapp., sería esta la manera en la que se realice, siempre y cuando el instrumento requerido para ello, móvil, sea entregado por el Empleador o, se haya acordado entre las partes, que como instrumento de trabajo, se acuerdan las condiciones para su consecución, en atención a lo normado por el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual señala (…) las obligaciones del empleador”.

(El subrayado es nuestro)

El Mintrabajo, por su parte, precisa que una de las razones por las que debe ser suministrado por el empleador dicho instrumento (teléfono celular) es que el trabajador no debe ser notificado a su móvil personal, ya que esto podría vulnerar su derecho a la intimidad, dignidad y espacio personal, preceptos que deben ser respetados por el empleador según lo establece el numeral 5 del citado artículo 57 del CST:

“(…)

  1. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos.”

(El subrayado es nuestro)

Consulte nuestro editorial Grupos de Whatsapp en el ámbito laboral no se consideran privados.

Se tiene entonces que el empleador puede hacer uso de medios como WhatsApp para proceder con la notificación de decisiones que se adelanten en un proceso disciplinario laboral, siempre que suministre al trabajador el medio para hacer efectivo el uso de dicha red social. Recordemos que la notificación por esta vía haría efectivo en gran medida el principio de inmediatez.

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