Novedades en los reportes de exógena tributaria año gravable 2014 que se entregan en 2015. Parte 2

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  • Publicado: 4 noviembre, 2013

Novedades en los reportes de exógena tributaria año gravable 2014 que se entregan en 2015. Parte 2

Comparativo de las novedades respecto al universo de reportantes, tipo de información que se exige y tipo de archivos con los que entregarían la información por el año gravable 2013 y 2014, a partir del proyecto de decreto y resolución 228 de 2013.

6. Nuevo reporte para el control de la facturación expedida durante el año

Haciendo uso de las facultades que se le dan al director de DIAN en el art. 631-3 del E.T. para exigir “información con relevancia tributaria”, la Resolución 228 menciona en su artículo 3 numeral 11 y en su art. 24 que algunas personas naturales y jurídicas, si existían en el año 2012 y en dicho año tenían cierto tope de ingresos brutos y luego durante el 2014, son obligados a declarar renta por el año gravable 2014 y al mismo tiempo son obligados a expedir “factura de venta” o “documento equivalente a factura de venta”, tendrán que elaborar por cada bimestre del año 2014, los archivos que le correspondan de entre los tres archivos mencionados en los numerales 15.1 ó 15.2 ó 15.3 del anexo técnico de la Resolución. Estos archivos que elaboren con corte bimestral solo los entregarían en una única fecha de entrega, entre abril y junio de 2015 (ósea que entregarían 6 archivos en esa sola entrega).

En el numeral 11 del art. 3 de la Resolución 228 se lee que los obligados a hacer este tipo de reporte serían:

“11. Las personas naturales y asimiladas, personas jurídicas y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando sus ingresos brutos del año gravable 2012, sean superiores a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000), que utilicen para el registro de sus ventas facturas por talonario, máquinas registradoras P. O. S. o facturación por computador y/o máquinas registradoras por departamentos y por articulo con departamentos asociado (PLU).”

Es interesante destacar que esta norma pide fijarse en lo que fueron los ingresos brutos ”del 2012” y no en los del 2013.  Tiene su lógica en el hecho de que si la resolución se está expidiendo apenas en octubre de 2013 y es obvio que el 2013 aun no se ha terminado, entonces lo que hubiera sucedido si la norma hubiera puesto el criterio en los ingresos del 2013 era que muchos tratarían de manipular las operaciones de noviembre y diciembre de 2013 para evitar alcanzar el tope que los convierta en obligados a elaborar el reporte. Pero si el criterio está puesto en los ingresos del 2012, es claro que para estas fechas la gran mayoría  ha cumplido con informarle a la DIAN cuales fueron sus ingresos y no podrán hacer nada para escaparse de la obligación que les impone esta norma, pues en 2012 sí superaron el tope de ingresos.

En el art. 24 de la Resolución, dependiendo de si usan factura por talonario, o con sistema POS, o con sistema PLU, se les indica el tipo de información que deberán suministrar.

En el caso de los que usan factura de venta el reporte es muy sencillo, pues se trata de informar (sin incluir los nombres  de los clientes) lo que fueron solamente  los números de factura usadas durante el bimestre, su valor total contenido en ellas y el valor total que le devolvieronde esas ventas inicialmente facturadas.

En cambio, para quienes usan POS y PLU, la información a entregar es más compleja y detallada pues tienen que detallar todos los impuestos que facturaban entre IVA e impuesto nacional al consumo con sus diferentes tarifas y también deben incluir el detalle de los medios de pago con que sus clientes les pagaban.

7. Reportes exigidos a los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (arts. 631y 631-3 del E.T.)

En relación con los reportes del art. 631 del E.T. que todos los años se exigían a los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales, esta vez la Resolución 228 ha terminado rompiendo radicalmente el esquema con el cual se terminarían haciendo dichos reportes por el año gravable 2014.

En primer lugar y de acuerdo a lo indicado en los arts21 y 22 de la Resolución, esta vez los obligados a hacer los reportes (definidos en los numerales 1 hasta 10 del art. 3 de la Resolución) primero tienen que clasificarse entre “personas o entidades obligadas a llevar contabilidad” o  “personas o entidades no obligadas a llevar contabilidad” . En ese ultimo punto es extraño que la DIAN insinúe que existan “entidades” que sean “no obligadas a llevar contabilidad”, pues en Colombia todos los entes jurídicos, así sean sin ánimo de lucro, estarían obligadas a llevar contabilidad (ver art. 364 del E.T.)

Al respecto, los números 1 a 10 del art. 3 mencionan a personas naturales (y sus “asimiladas” las cuales vienen siendo las  sucesiones ilíquidas ) y también a personas jurídicas (y  sus “asimiladas” que vienen siendo hasta las sociedades de hecho), de forma genérica  sin hacer distinción entre si son obligados o  no obligados a llevar contabilidad lo cual implica que en realidad los están abarcando a todos. Por tanto cada quien deberá mirar los 10 numerales y luego de decidir si le aplica alguno cualquiera de ellos entonces deberá, por su propia cuenta, autoclasificarse al mismo tiempo como obligado o no obligado a llevar contabilidad.

Los 10 numerales del art. 3 (y también su parágrafo) son: (entre corchetes hemos insertado algunos textos que no hacen parte de la norma pues son textos nuestros con los cuales buscamos dar claridad a la norma)

“1. Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000).

2. Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000).

3. Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las demás personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectúen[durante el 2014] retenciones y autorretenciones en la fuente [debería leerse “retenciones y/o autorretenciones”],a título del impuesto sobre la renta, IVA, Timbre e impuesto sobre la renta para la equidad – CREE, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. 

4. Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2014 efectúen transacciones económicas, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas directamente por ellos.

5. Las personas o entidades que actuaron[debería leerse “que actúen”] como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2014, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada.

6. Las personas o entidades que actuaron[debería leerse “que actúen”] en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” o poseedoras del título minero,[durante el 2014] en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos.

7. Las sociedades fiduciarias que durante el año gravable 2014 administraron[debería leerse “administren”] patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios.

8. Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.

9. Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los numerales 2 y 8 del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos.

10. Las personas naturales y asimiladas, las personas jurídicas y asimiladas y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios[entendida como la declaración del año gravable 2014] que hayan recibido [debería leerse que terminen recibiendo o facturando¨]ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, en el año 2014, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).

Parágrafo. Para efectos de establecer la obligación de informar, los “Ingresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario [esto implicaría que los que sean sujetos al CREE siempre tendrán que mirar es en su declaración de renta y no en su declaración del CREE de forma que al mirar en la declaración de renta sí tengan que sumar tanto los “ingresos ordinarios” como los de “ganancia ocasional” pues recuérdese que en la del CREE no se informarán los ingresos que formen ganancias ocasionales; ver art. 22 de la Ley 1607]

Es interesante destacar que en el caso de los numerales 1 y 2, la norma pide fijarse en lo que fueron los ingresos brutos ”del 2012” y no en los del “2013” (que hubiera sido lo más lógico según la dinámica que cada año tenían las redacciones de las resoluciones).  Esto tiene su lógica en el hecho de que si la resolución se está expidiendo apenas en octubre de 2013 y es obvio que el 2013 aun no se ha terminado, entonces lo que hubiera sucedido si la norma hubiera puesto el criterio en los ingresos del 2013 era que muchos tratarían de manipular las operaciones de noviembre y diciembre de 2013 para evitar alcanzar el tope que los convierta en obligados a elaborar el reporte. Pero si el criterio está puesto en los ingresos “del 2012”, entonces es claro que ya para estas fechas la gran mayoría  ha cumplido con informarle a la DIAN cuales fueron sus ingresos del 2012 y no podrán hacer nada para escaparse de la obligación que les impone esta norma pues en ese 2012 sí superaron el tope de ingresos.

Luego de haber definido si le aplica alguno de esos criterios y de autoclasificarse entre si durante el 2014 estará o no obligado a llevar contabilidad, sucederá lo siguiente:

a. Los que sean obligados a llevar contabilidad: solo realizarán los reportes de los arts. 21 y 23-7 de la Resolución (el del art. 23-7 es solo si les aplicaba lo que se dice en el numeral 10 del art.3).

  • En el caso de los consorcios o uniones temporales, los cuales administraban toda la información de los consorcios y uniones temporales, adicionalmente harán los reportes del art. 23.2.
  • En el caso de los operadores de los contratos de exploración de hidrocarburos, adicionalmente harán los reportes del art. 23.3.
  • En el caso de los mandatarios en contratos de mandato, adicionalmente harán los reportes del art. 23.4.
  • En el caso de las sociedades fiduciarias administradoras de los patrimonios autónomos, adicionalmente harán los reportes de los arts. 23.5.

Estos otros reportes adicionales de los artículos 23.2 hasta 23.5 se realizarán con las pautas especiales de los artículos 23.6.1 hasta 23.6.6

b. Los que no sean obligados a llevar contabilidad: solo realizarán los reportes de los arts. 22 y 23-7 de la Resolución (el del art. 23-7 es solo si les aplicaba lo que se dice en el numeral 10 del art.3)

c. Tanto obligados como no obligados a llevar contabilidad: aparte de los otros reportes que le correspondan, y si sucede que les aplicó el numeral 1 o el numeral 2 del art. 3 de la Resolución, en ese caso también deberán adicionalmente hacer el reporte del art. 33 de la Resolución

¿Cómo se hace el reporte del art. 21?

Quienes deben realizar el reporte del art. 21 (por ser obligados a llevar contabilidad), terminan dándose cuenta de que esta vez ya no tendrían que hacer los reportes del año gravable 2014 mediante la elaboración de múltiples formatos independientes en XML como se exigía hasta los reportes del año gravable 2013: formato 1010 para valor patrimonial fiscal a dic. 31 de aporte de socios, formato 1001 para compras del año y sus retenciones, formato 1007 para ingresos, formato 1008 para cuentas por cobrar a dic 31, etc.

Por el contrario, lo único que les pide el art. 21 es lo siguiente:

  1. Elaborar un único archivo con la “información de los datos básicos de los terceros” el cual es un archivo independiente que se elabora conforme a lo indicado en el art. 5 de la Resolución y las instrucciones técnicas de la página 4 del anexo técnico de la Resolución. Con esto se logra que en los demás archivos, cuando se tengan que digitar los datos de un tercero, solo se le digitará el tipo de documento y su NIT pero no se volverá a incluir en esos otros archivos los datos sobre sus “nombres o razón social” o su “dirección”, o su “código de país”, etc.
  2. Elaborar, por cada bimestre del año 2014, un reporte que se construye con los dos tipos de archivos que se mencionan en el numeral 11.1 del anexo técnico. Así que en total por el 2014 terminarían armando unos 12 archivos, dos por cada bimestre, que los terminarán entregando en una sola entrega, entre abril y junio de 2015.

En esos dos archivos que se mencionan en el numeral 11.1 del anexo técnico solamente irían los siguientes datos:

a. En el primero irían los “Datos del informante”: es un archivo independiente que se elabora en Excel y se grabará en formato .CSV y que tiene dos columnas, a saber:

    • “Superintendencia que vigila las operaciones”
    • “Plan único de cuentas que utiliza para registrar las operaciones”.

El instructivo dice con qué opciones se llenan ambas columnas pero desde ya advertimos que existen entes jurídicos (como las personas jurídicas de las copropiedades, o las personas jurídicas sin animo de lucro) a las cuales no las vigila ninguna superintendencia y entre las opciones para llenar la columna no diseñaron ninguna que diga “Sin vigilancia”. Por tanto dichos entes jurídicos tendrían que dejar esa columna en blanco, pero el problema radica en que la DIAN diseñó esa columna diciendo que el dato es “requerido” u obligatorio. Esto por tanto implicará que la DIAN tenga que modificar luego la estructura de este archivo.

b. En el segundo irían las “transacciones con los terceros”: es un archivo independiente que también se elabora en Excel y se grabará luego en formato .CSV y que  tiene 8 columnas o campos a saber:

    • “Número de la cuenta o subcuenta” (el cuales numérico y solo tiene capacidad hasta 6 dígitos);
    • “Descripción de la cuenta o subcuenta” (el cual es alfanumérico y tiene capacidad hasta 100 caracteres incluido espacios);
    • “tipo de identificación del tercero” (el cual es numérico y solo tiene capacidad hasta para 2 dígitos);
    • “Número de identificación del tercero” (el cual es alfanumérico y tiene capacidad hasta 200 caracteres);
    • “Saldo inicial” (el cual es numérico y solo tiene espacio hasta para 20 caracteres);
    • “Movimiento debito” (campo numérico con espacio hasta para 20 caracteres);
    • “Movimiento crédito” (campo numérico con espacio hasta para 20 caracteres); y
    • “saldo final” (campo numérico con espacio hasta para 20 caracteres).

Nota: El art. 43 de la Resolución 228 sigue diciendo que las operaciones se seguirán reportando como siempre en pesos y sin decimales ni comas ni formulas. Es decir que no se pueden terminar reportando en miles o en millones como se hace por ejemplo en otros reportes tales como el que se entrega a la Superintendencia de Sociedades. Además, en relación con la información que se debe entregar por operaciones del año gravable 2014, debe entenderse que tal información es la que se haya de contabilizar conforme al decreto 2649 de 1993 pues esa seguirá siendo la norma vigente para todos los efectos legales durante el 2014. Por tanto, no se deberán tomar en cuenta los valores que se origen de las contabilizaciones paralelas que los decretos 2706 y 2784 de diciembre de 2012 piden realizar también durante el 2014 para practicar con los nuevos marcos normativos contables basados en normas internacionales y que se establecieron con dichos decretos (ver art. 3 numeral 4 del decreto 2706 de 2012 y el art. 3 numeral 4 del decreto 2784 de 2012)

El punto es que en este segundo archivo de las “transacciones con terceros”, y según lo indica el art 21, se deben incluir todas las cuentas (a nivel de 4 dígitos o hasta 6 dígitos) incluidas hasta las que normalmente no  manejan terceros(como es el caso del “Disponible-Caja”). Si la cuenta no maneja terceros, o si en ciertas cuentas se hacen, por ejemplo, acreditaciones con beneficiarios que no son reales (ejemplo los traslados desde el inventario hacia el costo de ventas) entonces en todos esos casos se dice que debe usarse el nit del propio informante. En el caso de cuentas como por ejemplo los “bancos”, se dice que deben reportarse con los nombres de cada banco.

Existen casos especiales que dificultan la interpretación de la forma en como se haría el reporte y es, por ejemplo, el caso de los inventarios donde se lee:

Inventarios: El saldo de cada cuenta y los retiros para venta o consumo se deben reportar con el NIT del informante y las adquisiciones con el NIT de la persona o entidad con la cual se realizó la transacción.“.

Nótese que cuando dice “saldo” no distingue si es el “saldo inicial” o el “saldo final” o ambos.  Pero lo cierto es que el “saldo” iría con el nit del informante y solo las “adquisiciones” irían con el nit de la persona o entidad con la cual se hizo la compra del inventario o su devolución en compra. Al respecto podría entenderse que siempre los “saldos” (inicial y final) irían con el nit del informante (y colocándole a ese nit movimiento débito “0” y movimientos crédito “0”) y de esa forma, al hacer el reporte en cada bimestre, lo que se logra es que los terceros a los que se les hacen las  compras nunca tienen ni saldo inicial ni saldo final (los cuales se les dejarían siempre manualmente en ceros), estos terceros solo tendrán movimientos débito y crédito (con las compras y devoluciones en compras del bimestre). Con esto se podrá luego tomar todos los débitos y créditos del año de cada tercero (sumando lo que digan los 6 archivos bimestrales) y conocerle de esa forma el total de sus compras y devoluciones en compras del año (lo que nos daría las compras netas del año a ese tercero). Como sea la DIAN tendrá que aclarar más este punto.

Adicionalmente debe advertirse que si la DIAN está pidiendo a través de este reporte informaciones con datos que son solamente contables y no son fiscales, entonces esto no le podrá servir en todos los casos para poder hacer un verdadero cruce de cuentas con los terceros, que es el principal propósito de la información exógena. En efecto, si por ejemplo una empresa solo causó el gasto por salarios  a un trabajador pero no se lo pagó, entonces el trabajador no va a tener que reconocer esos valores como un ingreso del año, pues los trabajadores, a causa de que no llevan contabilidad, solo deben reconocer fiscalmente los ingresos que sí les hayan pagado durante el año. Por esta razón en el antiguo formato 1001 lo que se le reportaba a un asalariado era solamente lo pagado.

Así mismo, si en la contabilidad, por ejemplo en una cuenta de “inventarios de construcción en curso” o “inventarios de cultivos agrícolas”,  se termina registrando  operaciones de diversa naturaleza (por pagos de sueldos, o por pago de honorarios, o por compras de materiales, o por intereses, etc), entonces cuando la DIAN estudie esa cuenta no podrá saber cuánto eran “honorarios”, cuanto eran “salarios”, cuanto eran “compras”. Esto solo se lograba cuando en el pasado solo se hacia el formato 1001 y las operaciones se reportaban según su verdadera naturaleza y no según la cuenta contable donde estuvieran registradas.

Así mismo, si la DIAN pide los datos de los débitos contables que figuren en las cuentas del balance de prueba bimestral, y tales débitos son, por ejemplo por compras que tienen el IVA incluido, entonces la DIAN no podrá entender que todo ese débito hecho a un tercero correspondía en parte al valor de la compra y en parte al valor del IVA o del impuesto al consumo inclusive que se quedó sumando como mayor parte del costo o gasto (esto sí se lograba en el anterior formato 1001).  En el nuevo modelo de reporte del art. 21 de la Resolución 228, solo lo podrá saber si los reportantes se tomaron el trabajo durante el año de manejar el valor de la compra en una subcuenta y el valor del IVA en otra subcuenta.

También es importante destacar que si en una contabilidad se tiene, por ejemplo un pasivo por sobregiro bancario que es solo es contable (por los tales “cheques girados y no cobrados), pero ese mismo saldo no es el que figura como tal en el extracto, entonces al final del año la DIAN no podrá hacer un cruce de ese pasivo que tiene la empresa informante y la supuesta “cuenta por cobrar” que tendría el banco pues dicho banco, si el saldo en el extracto es incluso positivo, lo que se obtendría sería un pasivo para con el dueño de la cuenta. Esto era algo que se evitaba con los formatos anteriores, pues, por ejemplo el formato de los pasivos implicaba llevar solo los pasivos que si fueran pasivos fiscales y en ese caso el simple sobregiro que es contable, pero que no figura como tal en el extracto, no se llevaba al formato de los pasivos.

De igual forma, si al reportar los datos del capital social y los dividendos distribuidos y pagados, sucederá que todo se reportará con el nit del informante y no con los nits de los socios o accionistas, entonces la DIAN se quedará sin conocer una información vital para hacer cruces de información y rastrear a los accionistas personas naturales (para eso era el anterior formato 1010). Recordemos que los datos de quiénes son los socios o accionistas a dic. 31, son datos que no los podrá obtener la DIAN ni siquiera con los reportes extensos que le pidió a las Cámaras de Comercio, pues en el caso de las sociedades anónimas y asimiladas es claro que los datos de sus socios o accionistas a dic. 31 solo los tienen las empresas y no los tienen las cámaras de comercio. Quizás entonces en este punto se pueda terminar esperando una modificación para que al armar el reporte del art. 21 de la Resolución 228 entonces en la parte del capital social sí se reporte a los socios o accionistas o cooperados o comuneros o asociados con su respectivo nit.

Es por todo lo anterior que lo mejor, para hacer verdaderos cruces de información, eran los estilos de formatos independientes que se elaboraban anteriormente. Pero si la DIAN auditará cifras que son solo contables, entonces debe saber a qué atenerse.

Además, pedir datos como hasta los que figuren en las cuentas de “Valorizaciones” (cuenta 19 en el PUC), o en las “Cuentas de orden deudoras o acreedoras” es algo que no se entiende para qué le servirá a la DIAN. Pero esto es algo que también ha venido requiriendo cada año en la columna “valor contable” de su famoso formato 1732. Así que si esta vez esos datos van a estar es en el reporte del art. 21 de la Resolución 228, ojalá termine sucediendo que al final del año gravable 2014 el formato 1732 sea más sencillo de elaborar.

¿Cómo se hace el reporte del art. 22?

Quienes deben realizar el reporte del art. 22 (por ser no obligados a llevar contabilidad), terminan dándose cuenta de que esta vez ya no tendrían que hacer los reportes del año gravable 2014 mediante la elaboración de múltiples formatos independientes en XML como se exigía hasta los reportes del año gravable 2013 (formato 1001 para compras del año y sus retenciones, formato 1007 para ingresos, formato 1008 para cuentas por cobrar a dic 31, etc, etc). Por el contrario, lo único que les pide el art. 22 es lo siguiente:

  1. Elaborar un único archivo con la “información de los datos básicos de los terceros” el cual es independiente y se elabora conforme a lo indicado en el art. 5 de la Resolución y las instrucciones técnicas de la página 4 del anexo técnico de la Resolución. Con eso se logra que en los demás archivos, cuando se tengan que digitar los datos de un tercero, solo se le digitará el tipo de documento y su nit pero no se tendrá que volver a incluir los datos sobre sus “nombres o razón social” o su “dirección”, o su “código de país”, etc.
  2. Elaborar, por cada bimestre del año 2014, un reporte que se construye con los dos tipos de archivos que se mencionan en el numeral 12.1 del anexo técnico (así que en total por el 2014 terminarían armando unos 12 archivos, dos por cada bimestre que se terminarán entregando en una sola entrega, entre abril y junio de 2015).

En esos dos archivos que se mencionan en el numeral 12.1 del anexo técnico irían los siguientes datos:

a. En el primero irían los “Pagos a terceros junto con sus retenciones”: es un archivo independiente que se elabora en Excel y se grabará en formato .CSV que tiene 7 columnas entre las cuales se encuentra

  • nit del tercero,
  • concepto del pago (sin importar su cuantía),
  • valor del pago y sus posibles retenciones de renta practicada, o retención de renta asumida, o retención de IVA practicada (en el caso de la retención de IVA se entiende que siempre es asumida).

Además téngase presente que en el caso de las retenciones de renta, una persona natural que no sea comerciante y que no lleva contabilidad está obligada a practicar aunque sea retenciones a cualquiera que califique como “empleado” ya sea que le haya cobrado salarios o que le haya cobrado honorarios o servicios (ver concepto DIAN 50225 de agosto de 2013). En la columna “concepto del pago” usarán justamente 25 conceptos que son de los mismos que en el pasado se usaban dentro del formato 1001.

Además en este reporte se entiende que deben reportar todos los pagos a los terceros sin importar si les serán deducibles o no en su declaración y esto es algo que se pensaba la DIAN iba a corregir. Recuérdese que es muy difícil que una persona natural que no lleve contabilidad se acuerde hasta de sus gastos no deducibles como comida, ropa, viajes, etc.; pero todo lo necesita la  DIAN para poder hacer cruce de cuentas y capturar al que recibía los pagos pues para él sí son ingresos. En relación con este reporte, si el mismo es hecho por personas que no llevan contabilidad y reportan “pagos” y no “causaciones”, entonces debe advertirse que esas personas pueden pagar en un año como el 2014 costos y gastos que se los hayan facturado en el año o años anteriores. Por tanto eso también complicará el cruce de información con los otros terceros que sí llevan contabilidad de causación y que por tanto tendrían el ingreso en ese otro año o años anteriores.

b. En el segundo irán “los ingresos recibidos”: es un archivo independiente que se elaboraría y se grabará en formato .CSV que tiene 5 columnas entre las cuales se encuentra:

  • nit del tercero
  • concepto del ingreso recibido (sin importar su cuantía)
  • valor bruto del ingreso y el valor que ese ingreso se haya posteriormente devuelto.

En la columna “concepto del ingreso” usarán 9 conceptos que son totalmente nuevos pues no se usaban en los formato 1007 del pasado. En relación con este reporte, si el mismo es hecho por personas que no llevan contabilidad que reportan “ingresos efectivamente recibidos” y no “los causados” (aunque hay excepciones como sería el caso de los dividendos o las ventas de bienes raíces que sí son ingreso fiscal aun en el año en que solamente se le causaron a favor: ver art. 27 del E.T.) , entonces debe advertirse que esas personas pueden llegar a decir que en un año como el 2014 terminaron recibiendo ingresos que la contraparte ya había reconocido como gastos en otros años anteriores cuando en tales años los habían causado. Por tanto eso también complicará el cruce de información con los otros terceros que sí llevan contabilidad de causación y que por tanto tendrían el gasto en ese otro año o años anteriores.

Nótese entonces que a las personas no obligadas a llevar contabilidad no les piden datos de sus cuentas por cobrar ni por pagar que les hayan de quedar a dic. 31 de 2014 y entonces será otra información importante que la DIAN dejará de recibir y que le impedirán poder hacer verdaderos cruces de información por al año gravable 2014. Así que si eso es lo que sucedería, muy seguramente la DIAN terminará modificado la resolución 228 para pedirles también ese tipo de datos.

¿Cómo se hace el reporte del art. 33?

Tanto los obligados como los no obligados a llevar contabilidad a los cuales les toque hacer el reporte del art. 33 de la Resolución, tendrán que elaborar un único archivo con corte anual y en los que estarían los “otros datos” a dic. 31 de 2014  de su declaración de renta año gravable 2014 (literal “k” del art. 631 del E.T.). Se observa entonces que la DIAN no estaría pidiendo los “otros datos” que lleguen a quedar en la declaración del CREE (para los que también les toque presentarla), pues solo está pidiendo los “otros datos” de la declaración de renta que es la única que pueden presentar tanto personas naturales como jurídicas.

Los “otros datos” de la declaración de renta 2014 (que se deben reportar sin importar su monto) incluyen el detalle del tipo  de “ingreso no gravado” que se haya de restar en su declaración de renta (usando para ello 24 posibles conceptos que son del mismo tipo que se usaban en el pasado en el formato 1011). O el dato del tipo de “rentas exentas” que se haya de restar en su declaración de renta (usando 30 posibles conceptos). O los datos de ciertos costos y deducciones especiales fiscales que se pueden llevar a la declaración de renta (usando 58 posibles conceptos)

El archivo para hacer este reporte se describe en la página 55 del anexo técnico y será un archivo en Excel que se grabará en formato .CSV y que solo tendrá dos columnas (“concepto” y “saldo fiscal a dic.31”)

8. Necesidad de esperar un nuevo prevalidador tributario y que la DIAN diseñe nuevos procesos para entregar virtualmente los nuevos archivos

Como dijimos en la introducción , es claro que la DIAN terminará publicando un nuevo prevalidador tributario que ayude aunque sea a validar los archivos para evitar que tengan errores antes de ser finalmente entregados. Se puede suponer además que ese prevalidador se encargaría automáticamente  de darle los nombres a cada archivo, pues así es como viene sucediendo, por ejemplo, con los prevalidadores que diseñan los municipios como Cali y Bogotá para los reportes que los mismos solicitan.

Además, es claro que entre los años gravables 2005 y hasta 2013, cuando se entregaban virtualmente los formatos en XML, la dinámica que se usó en el portal de la DIAN fue la de tener que elaborar una diferente “solicitud de envío de archivos” (formulario 10006) por cada diferente formato que el reportante tuviera que entregar. Por esta razón la estructura de esas “solicitudes de envío” traían casillas especiales (como las casillas 40, 41 y 47) para reportar el “código del formato” su “versión” y la “cantidad de archivos” que de ese mismo formato se estaban entregado, ya que  si un formato llegaba a tener más de 5.000 registros, entonces se tenían que armar diferentes archivos del mismo formato pero en los cuales no hubiera más de 5.000 registros.

Por tanto, si los archivos de los reportes del año gravable 2014 ya no serán los mismos archivos XML usados hasta los reportes de año gravable 2013 (se usarán archivos CSV los cuales se tendrán que nombrar de una nueva forma que aun no conocemos y en los cuales sí pueden caber más de 5.000 registros, etc.), esto obviamente ocasionará que la DIAN  tenga que diseñar de nuevo la estructura de sus “solicitudes de envío de archivos”

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