Obligación de renovar la representación legal en propiedad horizontal – Félix David Romero Duarte


Muchas inquietudes surgen en las propiedades horizontales en cuanto a la obligación anual contraída por los administradores de renovar su representación legal, al respecto, me permito informarles que, según la ley, no es necesario renovarla cada año cuando un administrador es reelegido.

A continuación, citaré algunas normas que se aplican a este caso:

El artículo 8 de la Ley 675 de 2001 establece: “La inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad.

La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica.

En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.”.

(El subrayado es nuestro).

Así mismo, el artículo 47 de la Ley 675 de 2001 indica que: Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.  

En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.  Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.  La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.

PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo”.

Por otro lado, el artículo 163 del Código de Comercio dictamina: “La designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del contrato, y no estará sujeta sino a simple registro en la cámara de comercio, mediante copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación.

Las cámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la designación o revocación cuando no se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato.

La revocación o reemplazo de los funcionarios a que se refiere este artículo se hará con el quórum y la mayoría de votos prescritos en la ley o en el contrato para su designación”.

De igual manera, el artículo 164 del Código de Comercio señala que: Cancelación de la inscripción y casos que no requieren nueva inscripción. “Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección. la simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción”. (El subrayado, la mayúscula y la negrilla fuera de texto son nuestros).

Basándonos en la pirámide de Hans Kelsen, ante los vacíos jurídicos de la Ley 675 de 2001, debemos acudir a otras disposiciones legales como el Código de Comercio, el cual es aplicable a entidades con y sin ánimo de lucro. Como queda claro en los apartes citados de sus artículos 163 y 164, no es obligatorio efectuar la renovación de nombramientos de representantes legales o revisores fiscales en las empresas obligadas a registrarse en Cámara de Comercio, ni en las alcaldías municipales.

Como se puede evidenciar, la Ley 675 de 2001 y el Código de Comercio no establecen en ningún artículo la obligación de renovar la representación legal ni el nombramiento del revisor fiscal. De igual forma, la Ley 675 de 2001 no otorga otras facultades a las alcaldías municipales diferentes a las contempladas en el artículo 8 y en el parágrafo de su artículo 47. En consecuencia, ningún artículo de dicha ley establece que las actas de Asamblea, Consejo o contratos deban radicarse en las alcaldías municipales o que estas se encuentren obligadas a registrar las reelecciones del representante legal o revisores fiscales. Sin embargo, el artículo 8 de la Ley 675 de 2001 señala de forma clara que, en ningún caso, las alcaldías “podrán exigir trámites o requisitos adicionales.

(El subrayado es nuestro).

Además de lo anterior, vale la pena aclarar que el registro ante la Cámara de Comercio o alcaldía municipal se realiza exclusivamente para fines declarativos, ante la necesidad de publicitar el nombramiento para que este sea oponible por terceros.

Así pues, como lo manifesté al inicio de mi artículo, no es necesario renovar las representaciones legales.

Félix David Romero Duarte
Especialista en Revisoría Fiscal Candidato MSC. Auditoría Internacional y Gestión Empresarial
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