Obligaciones y plazo para liquidar correctamente a un trabajador que renuncia o es despedido

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  • Publicado: 16 abril, 2018

Obligaciones y plazo para liquidar correctamente a un trabajador que renuncia o es despedido

Cuando la relación laboral termina, ya sea porque el empleador decide despedir al trabajador o porque el trabajador, en uso de su autonomía personal, decide renunciar al cargo, surge la obligación de liquidar las acreencias que se causan a favor del trabajador por el tiempo que haya trabajado.

Cuando la relación laboral termina, ya sea porque el empleador decide despedir al trabajador o porque el trabajador, en uso de su autonomía personal, decide renunciar al cargo, surge la obligación de liquidar las acreencias que se causan a favor del trabajador por el tiempo que haya trabajado. No obstante, siempre surge la siguiente duda ¿cuánto tiempo tiene el empleador para pagarle lo correspondiente? Antes de aclarar dicha duda, es preciso advertir que los conceptos que se deben pagar al término de la relación de trabajo son los que se describen a continuación.

Salario

El empleador debe pagar el salario correspondiente al mes que está transcurriendo, si el contrato termina en una fecha distinta al corte del mes, es decir, diferente al día 15, 30, o al que el empleador haya establecido por política, el salario deberá prorratearse hasta la fecha exacta de terminación de funciones dentro de la empresa.

Seguridad social

Los aportes al sistema general de seguridad social se deben hacer por la fracción de mes que el trabajador alcance a laborar; así, pues, si la vinculación laboral inicia a mitad de mes, la afiliación se hará en esa fecha y se cotizará lo correspondiente a la fracción de mes restante. Igual sucede cuando la vinculación laboral desaparece a mitad de mes; a esa fecha desaparece la obligación del empleador respecto a su trabajador y la cotización al sistema de seguridad social se hará de acuerdo a la realidad.

Dotación

Al terminar el contrato de trabajo, la dotación es uno de los conceptos que la empresa debe liquidar si no ha sido suministrada, pero el valor a pagar no puede ser el valor de la dotación, sino el que corresponde a la indemnización de perjuicio causado al trabajador por no habérsele suministrado la dotación. La Sala de Casación Laboral de la Corte suprema de justicia en la Sentencia 44057 del 7 de mayo de 2014 precisó que es improcedente la compensación en dinero de las dotaciones de calzado y vestuario, de conformidad con lo establecido en el artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, y que, “de cara al incumplimiento de esta obligación por parte del empleador lo que se configura es el derecho a solicitar una indemnización por perjuicios que deben ser probados por quien los alega”.

Cesantías y sus intereses

Si el contrato de trabajo termina y aún no se ha realizado la liquidación anual de las cesantías, el empleador puede pagar las cesantías correspondientes directamente al trabajador, pero solo cuando se termina el contrato de trabajo, tal como lo establece el numeral 4 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990. Si, cuando el contrato de trabajo finalice, el trabajador desea retirar las cesantías que le han sido consignadas, el fondo que se las administra estará en la obligación de liquidarlas. La fórmula para calcular esta prestación es: (salario mensual x días trabajados / 360).

Por su parte, los intereses sobre cesantías son del 12 % anual, o proporcional por fracción de año cuando el tiempo a calcular sea inferior a un año, así que no se puede aplicar un 12 % sobre el saldo acumulado a 31 de diciembre cuando el empleado solo ha laborado seis meses: en este caso se debe aplicar el interés según la proporción del tiempo laborado. La fórmula para calcularlos es: (cesantías x días trabajados x 0.12 / 360).

Cuando se liquida un contrato de trabajo, o cuando se hace una liquidación parcial de cesantías, los intereses sobre cesantías se deben pagar a más tardar antes de finalizar el mes siguiente a la fecha de liquidación de las cesantías. En cualquier caso, los intereses sobre las cesantías se calculan sobre el saldo cumulado a la fecha de liquidación.

Prima de servicios

Teniendo en cuenta que la prima de servicios se debe pagar sin importar el tiempo que el trabajador lleve laborando, debe liquidarse entonces en proporción al tiempo que el trabajador haya permanecido en la empresa; al respecto, el artículo 306 del CST establece que por cada año de trabajo se debe pagar un mes de salario por concepto de prima, valor que se debe fraccionar en dos pagos: uno, el último día de junio, y el segundo en el transcurso de los primeros 20 días de diciembre; o pagarse de modo proporcional al tiempo que el trabajador haya laborado. La fórmula para calcularla es: (salario mensual x días trabajados en el semestre / 360).

Vacaciones

El artículo 186 del CST señala que por cada año de trabajo el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado. Así, pues, cuando el contrato de trabajo tiene una duración de un año, no caben dudas respecto al término de las vacaciones, pero cuando el contrato tiene una duración inferior a un año, las vacaciones deben liquidarse en proporción al tiempo que haya durado el contrato. La fórmula para calcularlas es: (salario mensual x días trabajados / 720).

¿Cuánto tiempo tiene para pagar la liquidación?

“el empleador debe pagar la suma correspondiente por concepto de liquidación al trabajador en cuanto se dé por terminada la relación laboral”

Una vez descritas todas las acreencias que podrían causarse a favor del trabajador al cierre de la relación laboral, es preciso señalar que el empleador debe pagar la suma correspondiente por concepto de liquidación al trabajador en cuanto se dé por terminada la relación laboral, a lo cual debe acotarse que, aunque la ley no contempla un plazo perentorio para dicho pago, debe entenderse que deberá pagarse lo más pronto posible. En ese sentido, puede entonces deducirse y señalarse  que cuando tales pagos no sean desembolsados a tiempo, el trabajador puede interponer una demanda, para que, en un proceso ordinario laboral, un juez de la república ordene su pago más las indemnizaciones correspondientes y la sanción moratoria descrita en el artículo 65 del CST, que será una suma equivalente al último salario diario por cada día de retardo. El juez deberá establecer desde qué momento se empezó a causar la indemnización moratoria, la cual se entiende desde el mismo día en el que terminó la relación laboral entre las partes.

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