Obligados a llevar contabilidad deben realizar actualización especial al RUT: DIAN

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  • Publicado: 31 mayo, 2016

Obligados a llevar contabilidad deben realizar actualización especial al RUT: DIAN

Mediante una guía publicada en el portal de internet el 24 de mayo del 2016, la DIAN indicó que todos los administrados obligados a llevar contabilidad tendrán que actualizar las casillas 53 y 89 del RUT, con unos nuevos códigos diseñados para informar el grupo de convergencia a Estándares Internacionales al que pertenecen y el mecanismo utilizado para obtener sus bases fiscales. Aunque no se mencionó un plazo especial para cumplir con esta tarea, se podría entender que quienes no lo hagan dentro del mes siguiente se expondrán a las sanciones del artículo 658-3 del ET.

El 24 de mayo del 2016 la DIAN publicó en su portal de internet un documento denominado “Guía para actualización del RUT- Obligados a llevar contabilidad”, a través del cual se dio a conocer que la DIAN había diseñado unos códigos especiales con los cuales todos los administrados obligados a llevar contabilidad tendrían que actualizar la casilla 53 (Responsabilidades) y 89 (Estado actual) de su respectivo registro único tributario –RUT–.

De acuerdo con esa guía, todos los obligados a llevar contabilidad (sin importar si son personas naturales, sucesiones ilíquidas o personas jurídicas, del sector público o privado, y sin importar los impuestos y demás obligaciones tributarias por los cuales sean responsables ante la DIAN), tendrán que actualizar la casilla 53 de la primera página de su RUT (Responsabilidades) con el nuevo código “42”, el cual, cuando se hace el proceso de actualización virtual del RUT en el portal de la DIAN, tiene la siguiente descripción básica según el artículo 772 del ET:

“42- Obligado a Llevar Contabilidad – Según lo dispuesto en el artículo 19 del Código de Comercio, está obligado a llevar contabilidad, de todas sus operaciones diarias y conforme a las prescripciones legales, todo aquel que sea considerado comerciante independientemente de si es una persona natural o jurídica. Todo contribuyente que pretenda hacer valer la contabilidad como medio de prueba para efectos fiscales”.

“la responsabilidad “42” sería no solo para aquellos que lleven contabilidad por mandato del Código de Comercio, sino también para aquellos a quienes alguna norma se las exija al menos para fines fiscales”

Al respecto, y aunque la guía publicada por la DIAN mencionó una lista de normas que especifican casos especiales por los cuales una persona natural o jurídica queda obligada a llevar contabilidad, dicha lista es solo genérica y no abarca todos los casos, pues dentro de esta no se mencionó por ejemplo lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 477 del ET, el cual obliga a los productores de bienes exentos (como a los ganaderos) a llevar contabilidad para efectos fiscales. Por tanto, se entendería que la responsabilidad “42” sería no solo para aquellos que lleven contabilidad por mandato del Código de Comercio, sino también para aquellos a quienes alguna norma se las exija al menos para fines fiscales.

Información sobre el grupo de convergencia a Estándares Internacionales al que pertenece el administrado

Cuando el administrado inscrito en el RUT se encuentre obligado a llevar contabilidad para fines mercantiles y por ende quede obligado a aplicar cualquiera de los diferentes marcos normativos contables que se han expedido en desarrollo de la Ley 1314 del 2009, en ese caso tendrá que actualizar adicionalmente la casilla 89 en la Hoja 2 o 7 de su RUT (la cual corresponde al “Estado actual de la empresa o persona”) para agregar solo uno de los siguientes 6 códigos:

79: para aquellos que hacen parte del sector privado y que pertenezcan al Grupo 1 de la convergencia a Normas Internacionales (Decreto 2784 del 2012 y sus modificatorios, los cuales fueron luego incorporados al Libro I, Parte 1, Título I del Decreto Único Reglamentario 2420 de diciembre del 2015).

80: para aquellos que hacen parte del sector privado y que pertenezcan al Grupo 2 de la convergencia a Normas Internacionales (Decreto 3022 del 2013 y sus modificatorios, los cuales fueron luego incorporados al Libro I, Parte 1, Título 2 del Decreto Único Reglamentario 2420 de diciembre del 2015).

81: para aquellos que hacen parte del sector privado y que pertenezcan al Grupo 3 de la convergencia a Normas Internacionales (Decreto 2706 del 2012 y sus modificatorios, los cuales fueron luego incorporados al Libro I, Parte 1, Título 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 de diciembre del 2015).

82: para aquellos que hacen parte del sector público y que fueron mencionados en la Resolución 743 del 2013 expedida por la Contaduría General de la Nación. Para la DIAN este tipo de administrados serán tratados como pertenecientes al Grupo 4.

83: para aquellos que hacen parte del sector público y que fueron mencionados en la Resolución 414 del 2014 expedida por la Contaduría General de la Nación. Para la DIAN este tipo de administrados serán tratados como pertenecientes al Grupo 5.

84: para aquellos que hacen parte del sector público y que fueron mencionados en la Resolución 533 del 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación. Para la DIAN este tipo de administrados serán tratados como pertenecientes al Grupo 6.

Información sobre el mecanismo utilizado para obtener las bases fiscales durante los primeros 4 años gravables de aplicación de los nuevos marcos contables

En la misma casilla 89 de la Hoja 2 o 7 del RUT, todos aquellos que agreguen algún código entre el 79 y 84 antes mencionados, deberán agregar un código adicional que se debe escoger entre los dos siguientes:

85: Para aquellos que pertenezcan al sector privado o público, pero que utilizan el “sistema obligatorio de registro de diferencias” a que hace referencia el artículo 3 del Decreto 2548 de diciembre del 2014, como el mecanismo a través del cual obtendrán sus bases fiscales durante los primeros 4 años gravables en que se encuentren aplicando sus nuevos marcos contables bajo Normas Internacionales.

86: Para aquellos que pertenezcan al sector privado o público, pero que utilizan el “Libro tributario” al que hace referencia el artículo 4 del Decreto 2548 de diciembre del 2014, como el mecanismo a través del cual obtendrán sus bases fiscales durante los primeros 4 años gravables en que se encuentren aplicando sus nuevos marcos contables bajo Normas Internacionales.

¿En qué plazo se tendrían que hacer estas nuevas actualizaciones al RUT?

“Las actualizaciones a las casillas 53 y 89 del RUT antes mencionadas se pueden hacer en todos los casos de forma virtual y sin importar si se cuenta o no con mecanismos de firma digital”

Las actualizaciones a las casillas 53 y 89 del RUT antes mencionadas se pueden hacer en todos los casos de forma virtual y sin importar si se cuenta o no con mecanismos de firma digital (ver el artículo 9 del Decreto 2460 de noviembre del 2013, modificado con el Decreto 2620 de diciembre 17 del 2014).

Además, aunque la guía publicada por la DIAN no indicó que exista un plazo especial para cumplir con la mencionada actualización especial a las casillas 53 y 89, se podría entender que quienes no lo hagan dentro del mes siguiente a la fecha en que la DIAN dio a conocer la existencia de los códigos antes explicados (es decir, que no lo hagan hasta el 24 de junio del 2016), entonces se expondrían a la sanción establecida en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET, norma en la que se lee lo siguiente:

“Artículo 658-3. Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT. 

(…)

3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario, RUT.

Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información”.

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