Obligados a presentar formato 1001 en información exógena año gravable 2015

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  • Publicado: 9 febrero, 2016

Obligados a presentar formato 1001 en información exógena año gravable 2015

Los artículos 4 y 17 de la Resolución 220 del 2014 señalan las personas naturales y jurídicas obligadas a presentar la información de pagos o causaciones a terceros durante el 2015 y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos, las cuales se reportan en el formato 1001.

Los obligados a presentar el formato 1001 –información de pagos o causaciones a terceros durante el 2015 y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos– deberán entregar la información de los pagos o causaciones realizadas a terceros por todo concepto, es decir, por compra de activos, inventarios, valores tratados como cargos diferidos, distribución de dividendos y participaciones, costos y gastos, al igual que las retenciones a título de renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre tales pagos o abonos en cuenta durante el 2015. En este mismo formato se deberán informar las autorretenciones a título de renta y CREE que el reportante se haya practicado durante el 2015.

“las columnas de Retenciones practicadas por CREE y Retenciones asumidas por CREE van a quedar siempre en ceros, pues solo fueron necesarias en los reportes del 2013”

Además, teniendo en cuenta que el formato 1001 que se utilizará por el año gravable 2015 es el mismo empleado para el 2014, pero que tiene como novedad el diseño de los nuevos Conceptos 5063 a 5065, en esta ocasión las columnas de Retenciones practicadas por CREE y Retenciones asumidas por CREE van a quedar siempre en ceros, pues solo fueron necesarias en los reportes del 2013, ya que entre mayo y agosto de dicho año los compradores sí practicaban la retención del CREE al vendedor (ver el Decreto 862 de abril del 2013 y el 1828 de agosto del 2013).

En vista de lo anterior, es claro que cada pago o causación puede ser reportado con retención a título de renta o sin esta, lo cual depende de si el pago estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente, pues las normas vigentes indican que hay muchos casos en los cuales no se deben practicar (por ejemplo, si el tercero era beneficiario de un pago que para él constituía un ingreso no gravado, o una renta exenta, o era una pequeña empresa de la Ley 1429 del 2010, o un autorretenedor de renta, etc.); lo mismo sucede si el pago o causación no arrojaba la cuantía mínima en el momento del pago para quedar sujeto a retenciones a título de renta (o hasta del IVA). Incluso se pudo haber tratado de pagos a trabajadores asalariados o independientes prestadores de servicios, que de acuerdo con las normas del Decreto 099 de enero del 2013 y el 1070 de mayo del 2013 eran trabajadores que pertenecían a la categoría de empleados (artículo 329 del ET creado con la Ley 1607 del 2012) y, por tanto, su retención se obtenía con la aplicación de la tabla del artículo 383 del ET (retención básica) comparada con la tabla del artículo 384 del ET (retención mínima); en dichos casos es claro que muchas veces la utilización de tales tablas produce como resultado una retención igual a cero ($0).

Obligados a presentar este formato

El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus posibles retenciones en la fuente a título de renta, IVA o timbre corre por cuenta de los siguientes tipos de reportantes (ver artículos 4 y 17 de la Resolución 220 de octubre 31 del 2014):

1. Las personas naturales y asimiladas (involucra hasta las sucesiones ilíquidas), sin importar si están o no obligadas a llevar contabilidad, o si son colombianas o extranjeras, residentes o no residentes, pero siempre y cuando en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos declarables al Gobierno colombiano (sumando renta y ganancia ocasional) superiores a $500.000.000, sin importar si estuvieron o no obligadas a declarar renta en el 2013 y si por el 2015 serán o no obligadas a declarar renta.

2. Las personas jurídicas (sociedades y asimiladas) y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar por el 2015 declaración de renta o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos (sumando renta y ganancia ocasional) superiores a $100.000.000. Son los mismos criterios que se usaron en el caso de los reportes del año gravable 2014.

3. Las siguientes entidades y personas, las cuales en su mayoría son no declarantes de renta, ni de ingresos y patrimonio, sin importar los ingresos en el 2013, pero siempre y cuando hayan practicado algún valor por concepto de retenciones o autorretenciones en la fuente por renta, CREE, IVA o de timbre durante el 2015:

  • Entidades de derecho público.
  • Fondos de inversión.
  • Fondos de valores.
  • Fondos mutuos de inversión.
  • Fondos de inversión colectivos.
  • Fondos de pensiones de jubilación e invalidez.
  • Fondos de empleados.
  • Las comunidades organizadas.
  • Todas las demás personas jurídicas y naturales y las sucesiones ilíquidas que no están mencionadas anteriormente, pero que durante el 2014 hayan practicado retenciones o autorretenciones en la fuente por algún concepto.

Cabe señalar que si las entidades y personas antes mencionadas (numeral 3) no practicaron retenciones o autorretenciones durante el 2015, no deberán entregar este reporte.

“Entre los entes que figuran en dicho artículo 22 del ET, los que cumplen la condición de no ser ni siquiera declarantes de ingresos y patrimonio, serían solamente la Nación, los departamentos, los municipios y el Distrito Especial de Bogotá”

4. Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del ET y que sean entes no obligados a presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio por el 2015. Se dice que son todos, pues no importa el monto de los ingresos brutos que les figuren en sus contabilidades del 2013 (ver literal h) en el artículo 4 de la Resolución 220 del 2014). Entre los entes que figuran en dicho artículo 22 del ET, los que cumplen la condición de no ser ni siquiera declarantes de ingresos y patrimonio, serían solamente la Nación, los departamentos, los municipios y el Distrito Especial de Bogotá (ver el artículo 598 del ET y el artículo 10 del Decreto 2243 de noviembre 24 del 2015).

5. Quienes actuaron como mandatarios en contratos de mandato; los miembros encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales; los operadores en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales; y las sociedades fiduciarias administradoras de fideicomisos. Los secretarios de los órganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional también deben informar los pagos que realizaron a terceros por actuar como ejecutores de los recursos en todas esas figuras especiales, pero que no les constituían costos y gastos propios, sino que estaban cubiertos por cuenta de los mandantes, de los miembros del consorcio, de la unión temporal, de los asociados del contrato de exploración, o de los fideicomisos administrados, etc. El reporte de esta clase de pagos especiales no los hacen en el formato 1001, sino en otros formatos específicos que mencionan los numerales 18.8 hasta 18.12 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014.

En relación con el conjunto de reportantes antes mencionados, es importante señalar que si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejó de funcionar en algún momento durante el 2015 (pues llevaron a cabo su liquidación definitiva), antes de poder ir a cancelar el RUT, les debieron haber pedido que presentaran este reporte con los pagos o abonos en cuenta y retenciones que hayan alcanzado a practicar en la fracción de año 2015 por la cual funcionaron.

A tener en cuenta

El parágrafo del artículo 12 (sobre el reporte especial de los fondos de inversión colectiva), el parágrafo 2 del artículo 13 (sobre el reporte especial de los fondos de pensiones voluntarias), el parágrafo del artículo 14 (sobre el reporte especial del fondo de cesantías) y el parágrafo 1 del artículo 21 (sobre el reporte especial de los notarios), todos de la Resolución 220 del 2014, indican que los informantes mencionados en dichos artículos no deberán incluir en el formato 1001 las retenciones, que solo deben quedar reportadas en los formatos mencionados dentro de tales artículos. Por ejemplo, los notarios deben entregar el formato 1001 por el solo hecho de que en el 2015 hayan “practicado retenciones”, así sean únicamente las que practicaron sobre venta de bienes o derechos en sus notarías (ver Concepto DIAN 059040 de septiembre del 2012); en tal caso, en el formato especial 1032 mencionado en el artículo 21 de la resolución, solo quedarán reportadas las retenciones practicadas sobre venta de bienes o derechos ante la Notaría (ver renglón 54 de sus formularios mensuales de retenciones en la fuente del 2015). Pero al momento de elaborar el formato 1001 con el detalle de los pagos a terceros en el año, reportará todas las demás retenciones a título de renta o del IVA que haya practicado, pero no se verán en la columna de Retenciones a título de renta las que ya reportó en el formato 1032.

Material relacionado:

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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