Obligatoriedad de entregar copia del Contrato y de las afiliaciones a Seguridad Social

  • Comparte este artículo:
¿Ha sido útil este artículo? No fue útilFue útil
Cargando…
  • Publicado: 24 marzo, 2009

Obligatoriedad de entregar copia del Contrato y de las afiliaciones a Seguridad Social

Regularmente es el empleador quien controla la documentación relacionada con la celebración del contrato laboral y las respectivas afiliaciones a seguridad social de su trabajador; por ello, no es generalizada la costumbre de entregar las copias respectivas, lo cual puede evitar futuros dolores de cabeza y es ajustado a la ley.

Antes que todo, es importante anotar que sólo el Contrato Verbal no se hace por escrito; de tal manera y por regla general, es considerado como un contrato a término indefinido y que tampoco tiene periodo de prueba. Pero todos los demás contratos deben formalizarse por escrito.

La copia del Contrato de Trabajo es un derecho del trabajador

El empleador no está en capacidad de decidir si entrega o no copia del contrato de trabajo a su empleado: este es un derecho del Trabajador de tal manera que en los casos que los contratos se celebren por escrito, debe entregarse una copia firmada al trabajador.

La mejor prueba (aunque no es la única) para demostrar la existencia de una relación laboral, es el Contrato de Trabajo y este documento no sólo saca de aprietos al empleador sino también al trabajador, pues en caso de un pleito judicial, la mejor manera de probar por cualquiera de las partes aspectos como la fecha de inicio, el término del contrato y otros aspectos fijados al inicio de la relación, es presentando el contrato.

Incluso, el sólo hecho que el trabajador tenga en su poder copia del contrato de trabajo, puede producir que éste no vaya a presentar demandas infundadas por no conocer las condiciones plasmadas en el contrato.

Las copias de las afiliaciones a Seguridad Social

Cuando el empleador afilia a su empleado a una EPS y al Fondo de Pensiones y a la ARP, siempre los formularios tienen copias prediseñadas (Copia EPS o AFP, Copia Empresa y Copia Trabajador) o se pueden imprimir si se hace por internet o fotocopiar, de tal manera que el empleador una vez haya diligenciado dichos formularios y hayan sido aceptados por esas entidades de Seguridad Social, debe entregar la copia al trabajador.

La copia de afiliación a la EPS puede ayudar en un momento de urgencia

La mayoría de casos en los cuales un un cotizante o sus beneficiarios tienen problemas con la EPS porque no lo quieren atender, es durante el primer mes de afiliación, muchas veces porque en el sistema no aparece la afiliación aun digitalizada. Por ello, lo mejor que puede tener en ese momento el trabajador en su mano, es el formulario de afiliación a la EPS que hizo su empleador (otra razón más).

Administradora de Fondo de Pensiones y ARPs

Con frecuencia, al momento de recurrir ante el Fondo de Pensiones para reclamar la Pensión de Vejez o por Incapacidad Permanente o sus beneficiarios por una Pensión de Sobrevivencia, no falta que dicho Fondo Pensional argumente que el cotizante le hacen falta semanas de cotización, o periodos no cotizados con algún empleador. Por ello es buena idea que el trabajador -cada que cambia de empleador- reclame el formulario de afiliación al fondo de pensiones cuando inicia sus labores.

Igual situación, la mejor manera de demostrar la afiliación y por ende la fecha desde la cual puede el trabajador solicitar auxilios económicos en caso de una enfermedad o accidente de tipo profesional (laboral), es con la copia de afiliación que hizo el empleador de su trabajador, bien sea en formulario de la ARP o a través de internet con la impresión de la radicación que se hizo por este medio (aunque la ARP debe entregar carnet a los trabajadores que se afilian).

Material Relacionado:

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

Nuestra SUSCRIPCIÓN ACTUALÍCESE trae el mejor contenido para actualizarte en la presentación de la información exógena



$150.000

$350.000

$999.000




¿Ha sido útil este artículo? No fue útilFue útil
Cargando…