Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
DIAN
Oficio 033245
Diciembre 12 de 2017
Tema: Procedimiento.
Descriptor: Obligación de expedir factura/ autorización de numeración/ Régimen simplificado que opta por expedir factura/ documento soporte de costos y gastos en operaciones con el régimen simplificado.
Fuentes formales: Resolución 000055 de 2016; Oficios: 021970 de octubre de 2017 y 024119 de septiembre de 2017.
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Ref: Radicado 100041670 del 30/06/2017.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Plantea usted una consulta en relación con el artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016, señalando que ésta derogó la Resolución 3878 de 1996 y la Resolución 5709 del mismo año, de acuerdo con las cuales los contribuyentes del régimen simplificado, no tenían la necesidad de solicitar autorización de numeración para su facturación bien sea en talonario o por máquinas registradoras (Sistema por departamento o por artículo).
Se refiere usted al Oficio 011545 de 2017 que, despeja el tema de autorización de numeración para la factura electrónica, citando sin embargo la conclusión del mismo, de acuerdo con la cual las personas del régimen simplificado estarían obligadas a solicitar autorización de numeración aun tratándose de factura en talonario o máquina registradora.
Manifiesta así mismo que de acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 000055 de 2016, los obligados a facturar tienen hasta el 30 de junio de 2017 para solicitar la autorización de numeración con mecanismo digital y que después de esa fecha se realizará con firma electrónica.
Se refiere también al artículo 3 del Decreto 522 de 2003 que indica el procedimiento a seguir cuando se adquieren bienes o servicios a una persona no obligada a expedir factura o a no comerciantes.
A partir de lo anterior propone las siguientes preguntas:
Al respecto se observa que recientemente se expidió el Oficio 021970 de octubre de 2017, a través del cual se realizan precisiones sobre el Oficio 011545 de 2017 y, adicionalmente, se da respuesta a otras preguntas relacionadas con la Resolución 000055 de 2016, razón por la cual remitimos copia del mismo.
Cabe mencionar que en este oficio, se indica que de acuerdo con la Resolución 000055 de 2016, los responsables del régimen simplificado, no obligados a facturar, que opten por expedir factura (como la de talonario) o documento equivalente, deben solicitar autorización de numeración. No obstante, según se precisa en el mismo oficio, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4 ibídem, no se requiere autorización de numeración como se indica en el literal a), en relación con los documentos equivalentes, a menos que se trate de documentos equivalentes que se expidan a través de máquinas registradora (sic) P.O.S., evento en el cual se debe solicitar autorización de numeración, igual si expide factura electrónica, conforme se indica en el parágrafo de este artículo.
Como se aprecia, en este caso la norma prevé una excepción a la excepción. En efecto, los obligados a expedir factura, por regla general, están sujetos a la autorización de numeración, no obstante, se les exceptúa de este control si expiden documentos equivalentes, a menos que se trate de los tiquetes expedidos a través de máquinas registradoras P.O.S o factura electrónica.
De lo anterior se desprende que, si un obligado a facturar expide el documento equivalente consistente en tiquete de máquina registradora PLU, se encuentra dentro de la excepción prevista en el literal a) del artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016, que permite obviar la autorización de numeración. Así mismo, tratándose de tiquetes de máquinas registradoras PLU no aplica la disposición prevista en el parágrafo del artículo 4 aludido.
Estas reglas aplican también a los responsables del régimen simplificado que opten por expedir factura o documento equivalente.
Sin perjuicio de lo anterior, es preciso tener en cuenta que para tramitar la correspondiente solicitud de autorización de numeración ante la DIAN debe actualizarse el RUT, de ser necesario, y solicitar el instrumento de firma electrónica que sustituyó el mecanismo de firma con certificado digital.
En todo caso, es necesario señalar que, la Resolución 12761 de 2011 y las posteriores que la modifican parcialmente, a las que usted se refiere, señalan los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros y demás obligados, que deben presentar las declaraciones y diligenciar los recibos de pago a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Es decir, por medio de estas resoluciones la DIAN señala los sujetos que deben cumplir con este tipo de obligaciones en forma electrónica, para lo cual debían contar con mecanismo de firma amparada en certificado digital, que mediante Resolución 000070 de 2016 fue reemplazado por el instrumento de firma electrónica.
De otra parte, la Resolución 000055 de 2016, reglamenta el sistema técnico de control con el fin de controlar la obligación de expedir factura o documento equivalente, que incluye como tal la autorización de numeración, cuya solicitud se tramita a través del servicio informático electrónico dispuesto para ello, requiriéndose para este efecto el mecanismo de firma con certificado digital, según indica el artículo 6 de esta resolución, que como acabamos de señalar, fue sustituido por el instrumento de firma electrónica adoptado mediante la Resolución 0000070 de 2016.
En este contexto, tratándose de un responsable del régimen simplificado que no esté obligado a presentar declaraciones tributarias, ello no es óbice para que, en el caso de optar por expedir factura o documento equivalente, caso en el cual requiere la correspondiente autorización de numeración (salvo las excepciones previstas en el artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016) que se tramita a través del servicio informático electrónico dispuesto para ello, solicite para este fin el correspondiente instrumento de firma electrónica. Sobre este tema también se efectúan precisiones en el Oficio 021970 de octubre de 2017 que se envía.
En relación con el segundo punto de consulta, el Oficio 021970 del año en curso, también hace referencia al tema, retomando el Oficio 024119 del 6 de septiembre de 2017 (que se anexa) para indicar que en el mismo se concluyó sobre la vigencia del documento equivalente establecido en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003, entre otras razones, en atención a lo dispuesto en el literal c) del artículo 177-2 del Estatuto Tributario, cuya expedición permite obviar, para los casos allí previstos, como prueba para la procedencia del costo o gasto la copia del RUT del vendedor. Lo anterior implica, que si el responsable del régimen simplificado factura, este documento es soporte de la operación, no obstante, en materia fiscal, para la procedencia del costo o gasto, el adquirente debe conservar la copia del RUT del vendedor del régimen simplificado. Siendo posible obviar esta prueba en los casos referidos en el literal c) del artículo 177-2 ibídem, si se expide el documento a que se refiere el artículo 3 del Decreto 522 de 2003. Documento que lleva numeración consecutiva, pero no requiere autorización de numeración.
Para mayor información al respecto, remitimos copia del Oficio 024119 del 6 de septiembre de 2017.
Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
