Oficio 101018 de 10-10-2008

Oficio N° 101018
10-10-2008

DIAN

Tema: Procedimiento
Descriptor: Facturación. Factura por computador, y factura electrónica.

***

Ref: Consulta radicada bajo el número 86663 de 22/08/2008.

Señora
HELENA ACEVEDO VILLALBA
Carrera 49 B No. 102 A 37
Bogotá D.C.

TEMA. PROCEDIMIENTO

DESCRIPTORES. Facturación Factura por Computador.

Cordial saludo.

Hace usted una serie de preguntas relativas a la aplicación normativa sobre la facturación posterior a la promulgación de la Ley 1231 de 2008, las cuales serán respondidas en el mismo orden en que fueron formuladas, no sin antes advertir que la competencia de este despacho radica en la interpretación general y abstracta de normas tributarias de carácter nacional, al tenor de lo previsto en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el artículo 10º de la Resolución 1618 de 22 de febrero de 2006, sentido en el cual se atiende la consulta.

1. ¿Puesto que en las normas que regulan la materia no se precisa si es el emisor de la factura o el receptor de la factura por computador quien debe imprimir la factura, es válida la posición según la cual la impresión puede llevarla cualquiera de las dos partes, según se requiera?

Sea lo primero reseñar, que la factura por computador es diferente de la factura electrónica, así compartan la numeración. Mientras la factura electrónica no solo debe ser expedida (generada y numerada), sirio también entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos en su integridad, incluido el sistema técnico de control, la factura por computador es generada y entregada directamente por el emisor al adquirente de bienes o servicios en forma física en el local, consultorio o establecimiento de comercio por quien la emite, como se infiere del oficio 044125 de 2008.

El obligado en uno u otro caso, es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene obligación de facturar y tratándose de la factura electrónica quien la expide una vez pruebe la certificación del proceso de facturación (ISO 9001:2000 o las normas que lo sustituyan o adicionen) se encuentre autorizado por la DIAN.

2, 3 y 4. ¿Es válido el procedimiento según el cual la factura emitida por computador se escanee o "pegue" a un correo electrónico (en formato pdf) con el objeto de ser enviada al destinatario en medios electrónicos y que sea el receptor de la misma quien la imprima en caso de requerirlo? ¿Puede archivarse exclusivamente en medios electrónicos?

Sobre la factura por computador propiamente dicha existe la obligación de entregarla de manera física al comprador por el emisor, según se desprende del oficio 012409 de 2001, el cual trata el tema así:

El artículo 684-2 del Estatuto Tributario faculta a la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales para prescribir sistemas técnicos razonables para el control de su actividad productora de renta. Es así como por medio de la Resolución 3878 de 1.996 haciendo uso de la norma mencionada, se implantaron ciertos controles relacionados con la facturación de acuerdo con el sistema adoptado por los obligados a facturar.

El artículo 8 de la citada resolución exige a todas las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema P.O.S. o factura por computador imprimir al final del día, el "comprobante de informe diario", por cada servidor.

La disposición no hace distinción ni excepción alguna. Basta con que el obligado a facturar adopte alguno de los sistemas arriba citados para que al mismo tiempo tenga la obligación de elaborar el comprobante de informe diario.

El artículo 10 de la resolución prescribe que la no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control, dará lugar a la aplicación de la sanción de que trata el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, o sea, la sanción de clausura del establecimiento.

Como se observa, el comprobante de informe diario es un medio de control para aquellos que utilicen el sistema POS o factura por computador, lo que quiere decir que aquél no suple a la factura y ésta es el soporte externo de la contabilidad y que también debe conservarse.

Ahora bien, ya en el Concepto No. 51929 del 31 de mayo de 2.000, del cual le enviamos fotocopia, se había dicho que los comprobantes internos y externos de la contabilidad pueden ser almacenados en cualquier medio técnico que permita su reproducción, comentando los artículos 124 y 134 del Decreto 2649 de 1.993, el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 12 de la Ley 527 de 1.999.

El oficio 088770 de 2001, aclaro sobre el anterior concepto mencionado:

El Concepto 051929 del 31 de mayo de 2.000, dijo que los comprobantes internos y externos de la contabilidad pueden ser almacenados en cualquier medio técnico que permita su reproducción, y después de desarrollar tal tesis, concluyó que deben aceptarse los comprobantes internos y externos almacenados como mensajes datos.

Como mensaje de datos, según definición de la ley, es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el telex o el telefax.

El último inciso del artículo 12 de la Ley 527 de 1.999, expresó que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

Lo anterior quiere decir que todos los documentos contables, incluidas las facturas se pueden conservar en uno de estos medíos, sin importar que correspondan a documentos expedidos con anterioridad a la promulgación de la ley.

Pero, por ahora no se pueden destruir los documentos físicos de acuerdo con las normas legales vigentes que el mismo concepto citado por la consultante hace referencia, en especial el artículo 632 del Estatuto Tributario. Esto se manifestó también con el Concepto No. 002977 del 19 de enero de 2001.

Tal como se mencionó anteriormente las facturas expedidas por computador en medio físico, así se conserven en un medio electrónico, no se pueden destruir.

En el oficio 086473 de 2008, sobre el tema se dijo:

“/…

Se cumple con los requisitos de autenticidad e integridad como en efecto señala el Oficio 070413 de 2007:

"/…Solicita se le informe si es obligación poseer la certificación "ISO 9001: 2000", con el fin de expedir la factura electrónica.

Al respecto se le informa que el inciso segundo del artículo 2 del Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, es claro en el sentido de que el obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios básicos de autenticidad e integridad para lo cual deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el de la certificación "ISO 9001: 2000", cuando dispuso:

Artículo 2. Principios básicos de autenticidad e integridad. La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 Y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley.

El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Código Civil en el artículo 27 señala que la interpretación no procede cuando la norma es clara pues la finalidad de toda interpretación es aclarar lo oscuro. …/”

De lo anterior se infiere, que la comunicación electrónica vía mail o call center de manera aislada, no puede ser tomada como la forma de emitir la factura electrónica, pues para el efecto se requiere que todo el proceso esté certificado y se utilice de manera íntegra, no solo en la expedición de la factura electrónica (generación y numeración), sino también su aceptación, entrega y conservación.

…/”

Las facturas electrónicas siempre se deben conservar en medio electrónico conforme con los principios de autenticidad e integridad, las cuales sirven como soporte fiscal y además de los requisitos señalados en el decreto 1929 de 2007, cumplan con los de la Ley 527 de 1999, y se deben exhibir cuando la DIAN lo requiera en medios electrónicos o físicos.

El numeral 5 del artículo 9 Decreto 1929 de 2007, dispone que tanto las facturas electrónicas como las por computador, se deben entregar a la DIAN cuando ella lo requiera, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale la entidad, incluidas las notas crédito y anulaciones.

5. ¿Si en las facturas preimpresas se tenía el campo "firma del cliente" debido a que ya no se enviaran las facturas al fisco, es válido eliminar este campo?

Para efectos tributarios, el artículo 617 del estatuto, y las disposiciones reglamentarias, no exigen la firma del adquirente en la factura.

Por otra parte, el Concepto 076222 de 1998, señaló:

“/…

De esta forma, consideramos de acuerdo a lo antes señalado, si la factura de papel antes de utilizarse en el computador con el fin de expedirla al destinatario contiene preimpreso el número consecutivo y los demás requisitos como en efecto lo exige el artículo 617 del Estatuto respecto de los literales a, b, d y h, a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar debe considerarse como factura en base papel.

Por lo tanto, independientemente que el software también imprima el número consecutivo de la factura al diligenciarla, cuando previamente estén impresos los requisitos exigidos por la ley, debe entenderse que la factura es de papel.

…/”

El inciso 1º del Artículo 3º de la Ley 1231 de 2008, preceptúa:

"ARTÍCULO 3o. El artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará así: Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

…/”

Significa lo anterior que para cada caso la factura debe cumplir con los requisitos señalados en la ley.

La conservación de los documentos debe efectuarse conforme con las normas contables, comerciales y tributarias. Para efectos tributarios, en los términos del artículo 632 del Estatuto Tributario y la ley 962 de 2005. En todo caso, las informaciones y pruebas que solicite la administración tributaria que no se suministren dentro del plazo establecido, dan lugar a sanción conforme con lo previsto por el artículo 651 ibídem.

6 y 7 ¿Para limitar el riesgo de copia o fraude se debe o puede agregar la firma digital del representante legal de la compañía para dar más autenticidad al pdf. y si debe mantenerse el mismo fondo a color o puede generarse en blanco y negro.

Estos puntos fueron resueltos al dar respuesta a las inquietudes 2, 3 y 4.

8. ¿Si se dispone de diferentes oficinas regionales, pero la facturación se centraliza solamente en una, se debe solicitar una resolución de autorización por cada oficina regional o podemos solicitar una resolución única en la ciudad de donde se emitirán todas las facturas?

Sobre el tema, de manera general el concepto 076453 de 2006 que transcribe apartes del 085922 de 1998 manifestó en lo pertinente:

“/…

"El obligado puede utilizar sistemas conjuntos de facturación, es decir expedir diversas clases de facturas (por talonario de papel o por computador), en este caso , o cuando requiera diferenciar los ingresos por ventas o por prestación de servicios, o según la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podrá utilizarse también numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos excedan de cuatro (4) letras o números. El prefijo que se utilice constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

En este evento, deberá solicitarse la autorización, indicando los rangos consecutivos y el prefijo o serie alfabética, numérica o alfanumérica escogido para su diferenciación por tipo de factura y mantener a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un REGISTRO, en el cual conste la forma de distribución de la facturación. En todo caso no podrán expedirse facturas con numeración duplicada".

…/”

Es preciso tener en cuenta que la autorización de la numeración se debe solicitar en la Administración de Impuestos y Aduanas nacionales correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, en los términos del la resolución 3878 de 1996 y puede presentarse personalmente o por correo certificado.

9. ¿Los modelos de factura anexos a esta consulta son apropiados para lograr los objetivos de la facturación por computador?

Como se acotó inicialmente, la competentencia de la oficina radica en la absolución de consultas de manera general y no referida a casos particulares y concretos. No obstante, como se menciono en el punto 5 cuando se hizo alusión al concepto 076222 de 1998: "/…De esta forma, considerarnos de acuerdo a lo antes señalado, si la factura de papel antes de utilizarse en el computador con el fin de expedirla al destinatario contiene preimpreso el número consecutivo y los demás requisitos como en efecto lo exige el artículo 617 del Estatuto respecto de los literales a, b, d y h, a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar debe considerarse como factura en base papel…/"

El artículo 617 del estatuto en uno de sus apartes dispone:

"/… Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria…/”.

10. ¿Las anteriores preguntas se ven afectadas o impactadas por la ley 1231 de 2008 por la cual se unifica la factura como título valor?

Desde el punto de vista tributario no se alteran las exigencias, como se manifestó en el oficio 093079 de 2008:

"/… En general, para efectos tributarios los requisitos de la factura siguen siendo los contenidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, los requisitos adicionales previstos en la nueva ley mencionada surten efectos comérciales cuando la factura tenga el tratamiento de título valor. …/"

De otra parte le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la -base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad — técnica" dando click en el link "Doctrina Oficina Jurídica".

Atentamente,

CAMILO VILLAREAL G.
Delegado – División De Normativa Y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica