Oficio 101639 de 14-10-2008

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Oficio 101639
14-10-2008

Tema: Procedimiento
Descriptor: Reserva de las declaraciones tributarias y de los expedientes en procesos tributarios.

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Doctor
RICARDO PRETELT BRU
Barranquilla, Atlántico

Cordial Saludo Doctor Pretelt Bru,

En respuesta a su comunicación de la referencia en virtud de la cual consulta acerca de la posibilidad de suministrar información a un tercero contenida en un expediente de esa dependencia, me permito manifestarle lo siguiente:

El Artículo 74 de la Constitución Política establece que:

"Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley."

Por su parte la Ley 57 de 1985, por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales, dispone en su artículo 12:

"Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter de reservado conforme a la Constitución o la ley, o Fino hagan relación a la defensa o seguridad nacional".

A su vez el artículo 19 de la misma Ley establece que:

"Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de particulares, se incluirán siempre las de los documentos en que se consignen las explicaciones de las personas inculpadas.
Parágrafo. –Si un documento es reservado, el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio."
Sobre el tema, el Decreto 01 de 1984, por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo, dispone:

"Artículo 19. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional".

Por lo anterior, y de las normas transcritas, podría concluirse que las actuaciones de las entidades del Estado son, en principio de libre acceso a los ciudadanos, como asociados y controladores de la actuación de los funcionarios públicos; dentro de este contexto se enmarca la publicidad de los documentos públicos, que tiene su origen en la propia Constitución y únicamente la ley puede establecer y precisar las excepciones a este principio.

De esta forma, corresponde al legislador señalar cuáles documentos o actuaciones administrativas revisten de tal importancia, como aquellas que con su publicidad, pueden poner en dominio público información que deban ser objeto de reserva legal por ser un secreto profesional o bien tratarse de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos, todo en garantía del derecho a la intimidad, por lo que, "ni el Gobierno en función reglamentaria, ni las entidades inferiores bajo su propia órbita, podrían en modo alguno establecer las hipótesis exceptivas al respecto.".1

Por su parte el Estatuto Tributario de los impuestos nacionales, -norma con rango de Ley-, regula especialmente el tema de la reserva de las declaraciones y de los expedientes contentivos de aquellos elementos que solo interesan a quien "confiesa" ante la administración tributaria su situación fiscal por determinado periodo gravable, así:

1T-1268 DE 2001

ARTICULO 583. RESERVA DE LA DECLARACIÓN. La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección General de Impuestos Nacionales sólo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.
En los procesos penales2, podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva.
/…/

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos siguientes.

PARAGRAFO. Para fines de control al lavado de activos, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá remitir, a solicitud de la dependencia encargada de investigar el lavado de activos, la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario, aduanero y cambiario, que posea en sus archivos físicos y/o en sus bases de datos. (Resaltado fuera del texto original)

Ahora bien, el artículo 585 del mismo Estatuto permite el intercambio de la información que en principio es reservada, pero solo para efectos de liquidar y controlar los impuestos nacionales, departamentales y municipales, y el artículo 587 ibídem, permite levantar la reserva de la declaración del impuesto sobre la renta únicamente en relación con los pagos laborales objeto del aporte, para efectuar cruces de información con el Instituto de Seguros Sociales, I.S.S., el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, I.C.B.F., el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, y las respectivas cajas de compensación familiar, así como sus asociaciones o federaciones, tendientes a verificar el cumplimiento del pago de los aportes a dichas entidades a petición de cualesquiera de estos organismos
2 Sentencia No. C-489-95 del 2 de noviembre de 1995, Magistrado Ponente, Dr. Eduardo Cifuentes Muñoz. Declaró exequible la palabra "penales", bajo el entendido que la Ley podrá en cualquier momento disponer el levantamiento de la reserva de la declaración tributaria en otros procesos judiciales.

En igual sentido, el artículo 849-4 del Estatuto, establece al igual que el artículo 583 la reserva, sobre los expedientes que se tengan en las oficinas de cobranzas, los cuales —señala la norma-, "solo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente."

Por último, el artículo 10 del Decreto 1071 de 1999, por el cual se organizó la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como una entidad con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal, estableció la estructura orgánica del nivel central, así:

"La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, está conformada en el Nivel Central por las siguientes áreas:
1. Dirección General
2. Secretaría General
3. Secretaría de Desarrollo Institucional
4. Dirección de Impuestos
5. Dirección de Aduanas
6. Órganos asesores y de coordinación del director general.
6.1 Comisión Nacional Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera 6.2 Comité de Dirección
6.3 Comité de servicio fiscal
6.4 Comité programa de promoción e incentivos
6.5 Comisión de control interno
6.6 Comisión administradora del sistema específico de carrera en la DIAN
6.7 Comisión de personal
7. Órgano especial

Defensor del contribuyente y del usuario aduanero" (Resaltado fuera del texto original)

Como consecuencia de lo anterior y atendiendo a las disposiciones legales señaladas y transcritas anteriormente, no es posible legalmente acceder a suministrar copia de aquellos documentos que la Ley ha señalado como reservados, por cuanto los funcionarios de la Defensoría son servidores de la contribución y por ello les aplica las disposiciones antes señaladas.

Actuar en contravía de estas disposiciones, conllevaría el estar incurso en transgresión a la Ley al violar la "Reserva Legal" impuesta a estos documentos y expedientes.

Atentamente,

CAMILO ANDRÉS RODRÍGUEZ VARGAS
Jefe Oficina Jurídica