Oficio 115 de 12-12-2006

Clasificación contable de las licencias software para uso de la entidad.

OFCTCP –115-2006
12-12-2006

Ref.:    Consulta  – Clasificación contable de las licencias software para uso de la entidad

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y  trámites establecidos  previstos  en el artículo 23 de la  Resolución 002 de 2005 respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Textual):

Comedidamente solicito me indiquen, las licencias de Software que adquiere la entidad para su uso, se clasifican en Intangibles o en Diferidos y en que Subcuenta.

RESPUESTA:

Para absolver la presente consulta debemos acudir  al principio de esencia sobre forma el cual reza:

Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio. ( El subrayo y la negrilla son nuestros)

También es procedente definir Activo Intangible y Cargo Diferido

Art. 66. Activos intangibles . Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros , distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil.

(…)

Art. 67. Activos diferidos . Deben reconocerse como activos diferidos los recursos, distintos de los regulados en los artículos anteriores, que correspondan a:

(…)

2. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

(…)

También es necesario tener en cuenta lo contemplado en le Decreto Reglamentario 2650 de 1993 en lo concerniente a la descripción de las cuentas 1635 licencias y  1710 cargos diferidos.

D E S C R I P C I O N

Registra el costo o valor pagado al titular de una patente para la explotación de la misma por parte del ente económico.

D E S C R I P C I O N

(…)
La amortización de los cargos diferidos se hará así:
Por concepto de organización y preparativos y programas para computador (Software), en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años, respectivamente.

Ahora bien, analizando los párrafos anteriores, se puede concluir que los hechos económicos deben ser reconocidos, medidos, clasificados y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma legal, por ello cuando se hace referencia al término licencias de programas software la administración para efectos de su reconocimiento contable debe tener claro las siguientes consideraciones:

* Cuando la licencia se otorga conjuntamente con el programa software y no se distingue su valor del total del hecho económico.

* Cuando la licencia se otorga por separado del programa software y su valor es claramente identificable dentro del total de la operación.

Dado lo anterior, para el primer caso sería prudente reconocer este hecho económico como un cargo diferido, para tal efecto el Decreto Reglamentario 2650 de 1993 contempla que la utilización de la subcuenta 171016 “Programas para computador (software)”, el cual a su vez debe ser amortizado en un periodo no mayor a 3 años.

Para el segundo caso, los registros deben ser separados, es decir, reconocer como intangibles la licencias y amortizarlas en el periodo de explotación estimado razonablemente y lo correspondiente a programas software como se expreso en la alternativa anterior.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

MVAV/jrpr