Oficio 169 de 06-09-2005

Proceso de contabilización de retención en la fuente en empresa de transporte de pasajeros.

OFCTCP / 169 / 2005
Bogotá D. C., 06 de Septiembre de 2005

Ref.: Consulta de fecha 27 de Mayo de 2005
No. Radicación 159

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“EL ESTATUTO TRIBUTARIO EN SU ARTÍCULO 102-2 PRECEPTÚA QUE EN EL SERVICIO DE TRANSPORTE, LAS EMPRESAS ”DEBERÁN REGISTRAR EL INGRESO ASÍ: PARA EL PROPIETARIO DEL VEHÍCULO LA PARTE QUE LE CORRESPONDE EN LA NEGOCIACIÓN; PARA LA EMPRESA TRANSPORTADORA EL VALOR QUE LE CORRESPONDA UNA VEZ DESCONTADO EL INGRESO DEL PROPIETARIO DEL VEHÍCULO”. A SU VEZ LA DIAN EN RESPUESTA A UNA CONSULTA EXPRESA “TANTO LO QUE LE CORRESPONDE AL PROPIETARIO DEL VEHÍCULO AFILIADO, COMO LO QUE L CORRESPONDE A LA EMPRESA TRANSPORTADORA, ESTÁ SOMETIDO A RETENCIÓN, POR PARTE DE QUIEN, HABIENDO REALIZADO EL PAGO, POSEA EL CARÁCTER DE AGENTE RETENEDOR, PARA LO CUAL DEBE INDICÁRSELE, QUÉ PARTE DEL PAGO CORRESPONDE A UNO Y QUÉ AL OTRO BENEFICIARIO.

POR LO ANTERIOR SOLICITO COMEDIDAMENTE SE ME ORIENTE A CERCA DEL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE, EN EL CASO DE LOS INGRESOS PARA LOS PROPIETARIOS DE VEHÍCULOS AFILIADOS A UNA EMPRESA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS.

¿ DEBE HACERSE UNA FACTURA INDEPENDIENTE POR EL INGRESO QUE LE CORRESPONDE A LA EMPRESA Y OTRA POR EL INGRESO QUE LE CORRESPONDE A LOS TERCEROS? O PUEDE APLICARSE EL ARTÍCULO 14 DEL DECRETO 1189 DE 1988 (DISTRIBUCIÓN DE LA RETENCIÓN). EN ESTE ÚLTIMO CASO, QUÉ TRATAMIENTO CONTABLE DEBE DARSE PARA EFECTOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE.”

RESPUESTA:

En atención a las inquietudes anteriormente expuestas, es importante empezar por hacer una distinción entre la preparación de la información contable, para fines generales (ejemplo: Inversionistas, clientes, proveedores, empleados), la cual debe prepararse de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA- enmarcados por el Decreto 2649 de 1993, y la información realizada para fines especiales, como es el caso específico de lo establecido por la Administración Tributaria, que se prepara conforme al Estatuto Tributario. Dado que en algunas oportunidades el tratamiento de un mismo evento, tiene afectaciones distintas, se debe proceder a la realización de las conciliaciones, tal y como lo establece el artículo 115 numeral 19 del decreto 2649 de 1993.

En este sentido, el reconocimiento de los ingresos objeto de la consulta, deben contabilizarse como tal, sí cumplen con las especificaciones determinadas en el decreto 2649, así:

“(…) ARTICULO 38. INGRESOS. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.(…)”

Adicionalmente, en este mismo decreto el artículo 53 , establece que:

“(…) Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por tanto, el ingreso independientemente que le corresponda al propietario del vehículo por la prestación de servicios de transporte que administra la Empresa o que lo presta directamente, debe reconocerse en la contabilidad de la empresa transportadora como una cuenta por cobrar de terceros con abono a la respectiva cuenta pasiva de ingresos recibidos para terceros o a ingresos si son propios de la misma, utilizando las subcuentas y auxiliares respectivas. Lo anterior con el fin de diferenciar la cartera a favor del ente económico producto de la explotación del objeto social, con la que surja de las operaciones o contratos en desarrollo del mismo.

Es así como, al registrarse el valor de la factura, la empresa contabilizará una cuenta por cobrar a favor de terceros y una cuenta por cobrar propia, por el valor de la negociación con el propietario del vehículo, cuando administra los vehículos en su nombre sobre lo cual recibe una comisión o cuota; con contrapartida a la cuenta pasiva de ingresos recibidos para terceros y a la cuenta de ingresos en el estado de resultados de la empresa transportadora, según sea el caso.

Adicionalmente, se debe reconocer en este momento la retención en la fuente realizada por el usuario del servicio, la cual deberá estar a favor de la empresa que es la responsable de la facturación y prestación del servicio, separando la que le corresponde a cada uno, en las auxiliares respectivas debitando las cuentas: anticipos de renta, por el valor que le corresponde del total de la retención a la empresa transportadora y la cuenta de ingresos recibidos para terceros por el valor que le corresponde al propietario del vehículo, y acreditando las cuentas cobrar propia y la de terceros por el valor respectivo.

Ahora bien, para el caso de los documentos de cobro, la empresa transportadora emitirá el documento a la empresa usuaria por el total del servicio de transporte y para el servicio prestado por el propietario del vehículo la transacción se soporta en los documentos internos que formalizan la afiliación del vehículo a la empresa transportadora, los cuales establecen la las obligaciones entre las partes, el cual lógicamente incluirá también los gastos o costos pagados por la empresa con cargo al propietario, para girarle el valor neto que le corresponde deducido el valor de la comisión o cuota que le corresponde a la Empresa por la administración del vehículo.

Si la Empresa transportadora es autoretenedora deberá hacer la respectiva retención y registrarla a favor del propietario del vehículo, para así certificarla. Igual debe certificar la retención que se le ha hecho y que por lógica corresponde a dicho propietario y quien declarará los ingresos que le certifica la Empresa transportadora junto con la retención y los gastos.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

JLG / mlab