Oficio 205 de 04-10-2005

Momento para contabilizar la compensación patrimonial de una sociedad limitada.

OFCTCP / 0205 / 2005
Bogotá D. C., 04 de octubre de 2005

Señor(a):
JESÚS A. CONTRERAS C.
Calle 85 N° 16 – 28, of. 1102
Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 20 DE JUNIO DE 2005
Radicación: 0176

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“EN MI CONDICIÓN DE CONTADOR PÚBLICO, SOLICITO EL FAVOR SE ME ILUSTRE SOBRE LA VIABILIDAD, DE MODIFICAR LA COMPOSICIÓN PATRIMONIAL DEL BALANCE GENERAL CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2004, YA DIVULGADO PARA TERCEROS.

HECHOS:

LA JUNTA GENERAL DE SOCIOS DE LA SOCIEDAD SEGURIDAD LAS AMERICAS LTDA., EN ACTA NO 37 DE DICIEMBRE DE 2003. EN REUNIÓN EXTRAORDINARIA AUTORIZÓ AUMENTAR EL CAPITAL SOCIAL DE $186.000.000 A $200.000.000, O SEA EN $14.000.000, IMPORTE QUE SE TOMO DE LAS UTILIDADES ACUMULADAS DEL BALANCE GENERAL A DICIEMBRE 31 DE 2003.

LA MENCIONADA REFORMA ESTATUTARIA, FUE LEGALIZADA MEDIANTE ESCRITURA PÚBLICA N° 00266 DEL 10 DE FEBRERO DEL AÑO 2004. EN LA NOTARIA 35 DEL CIRCULO DE BOGOTA.

LA INSCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE DIERON ORIGEN A LA REFORMA ESTATUTARIA, NO; SE REGISTRARON (SIC) EN SU OPORTUNIDAD, EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA.

DICHOS DOCUMENTOS FUERON REGISTRADOS EL DÍA 18 DE MAYO DEL 2005, COMO CONSTA EN EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, EN EL CUAL FIGURA UN CAPITAL SOCIAL DE $200.000.000.

OCURRE QUE PARA EFECTOS LICITATORIOS, LAS ENTIDADES CONTRATANTES EXIGEN A LOS PROPONENTES, TENER UN RANGO DE CAPITAL SOCIAL APORTADO COMO MÍNIMO DE $200.000.000.

EN MI CONDICIÓN DE REVISOR FISCAL DE LA SOCIEDAD CONSIDERO, SEGÚN MI INTERPRETACIÓN, QUE EL DOCUMENTO FUENTE DE FONDO (ESCRITURA PUBLICA DE REFORMA ESTATUTARIA) ME PERMITE HACER LOS REGISTROS CONTABLES EN LA COMPOSICIÓN PATRIMONIAL Y EN TAL SENTIDO ELABORAR EL BALANCE GENERAL A DICIEMBRE 31 DE 2004 DEMOSTRANDO UN CAPITAL SOCIAL DE $200.000.000.

PARA AVALAR LA VERACIDAD DE ESTA SITUACIÓN, DI ALCANCE AL DICTAMEN EMITIDO POR LOS AÑOS 2004 Y 2003. EN IGUAL FORMA CONSIDERO PRUDENTE QUE LA CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y CONTADOR SEA AMPLIADA EN SU CONTENIDO, SIN EMBARGO PARA UN MAYOR CONOCIMIENTO TÉCNICO, E INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD ACUDO EN APOYO AL HONORABLE CONSEJO.

OTRA INQUIETUD ES SI DICHO BALANCE PUDIESE TITULARLO DE PROPÓSITO ESPECIAL CON LA SIGUIENTE COMPOSICIÓN PATRIMONIAL:

CAPITAL SOCIAL $200.000.000
RESERVA LEGAL 60.838.391
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO 301 .087.091
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 31.000.000

RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES 278.005.628
RESULTADO DEL EJERCICIO 94.614.952

TOTAL PATRIMONIO 965.546.562”

RESPUESTA:

Sobre este particular frente a una consulta similar referida a una sociedad de responsabilidad limitada, el Consejo Técnico de Contaduría Pública mediante Concepto 15 del 27 de mayo de 2003 señaló:

“En primer término es necesario precisar que por virtud del principio de la causación contable “los hechos económicos deber ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente”. De otro lado, el reglamento general de la contabilidad indica que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes que pueden ser de origen interno o externo, en los cuales éste deja evidencia o comprobación de sus operaciones para su propio uso o el de terceros, en aplicación al contenido del 123 Decreto 2649 de 1993.

Tratándose de aumento de capital social, el Código de Comercio preceptúa que se realizará en virtud de una reforma estatutaria, aprobada y formalizada conforme a la ley (arts.122 y 158), creándose para las sociedades de responsabilidad limitada una carga adicional para los socios que se obligan a realizar el aporte, el cual debe estar cubierto en forma íntegra al solemnizarse cualquier aumento del mismo, tal como lo señala el artículo 354 del Código de Comercio.

En ese orden, siendo la sociedad de responsabilidad limitada para la época del acuerdo, según se desprende de la lectura de la fotocopia de la escritura pública anexa a la consulta, por expreso mandato legal el capital se deberá pagar cuando el acuerdo es elevado a instrumento público, por cuanto es el acto por el cual se solemniza el aumento de capital. Dicha situación conlleva la obligación de contabilizarlo con fundamento en el mencionado documento, constituyéndose en el soporte que debe utilizar el contador de la empresa para registrar la nueva integración del capital social, dando aplicación al principio de la causación (D. 2649/93, art. 48).

Realizar su efectiva contabilización solo hasta tanto se efectúe el registro ante la Cámara de Comercio, conlleva el incumplimiento a lo preceptuado por el legislador mercantil en el canon 158, que concede efectos jurídicos frente a los asociados “desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos”, como quiera que la misión de los libros de contabilidad es registrar las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, toda vez que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.

Ahora bien, sobre la publicidad que debe tener frente a terceros la decisión adoptada por el máximo órgano social y elevada a instrumento público, es relevante traer el análisis que realizó el doctor José Ignacio Narváez, en su obra Teoría General de las Sociedades, Quinta Edición, paginas 218 y 219, cuando hace mención a la exposición de motivos del proyecto de ley de 1958 sobre el Código de Comercio, en lo relacionado con el alcance del requisito formal de publicidad mercantil, cuando afirma que:

“…si el registro se limita exclusivamente a ser un medio legal de publicidad, la sanción adecuada o lógicamente proporcionada a esa finalidad debe ser la simple inoponibilidad, esto es, que si lo que se pretende es facilitar el conocimiento de determinados actos o documentos, es lógico que, a falta de dicha publicidad, los terceros puedan prevalerse de esta falta de conocimiento, para no ser afectados con ellos. Por eso se prevé claramente en el proyecto que, tratándose de actos y documentos sujetos a registro, la inscripción podrá hacerse en cualquier tiempo, si las leyes no señalan expresamente, en cada caso concreto, un plazo o término para hacerlo, pues lo que ocurre es que tales actos o documentos no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su competente inscripción”. De donde se desprende que el registro no afecta la validez del acto sino su eficacia ante los terceros de la sociedad, de manera que son válidos desde el momento en que se cumplan los requisitos de fondo de todo negocio jurídico y los de forma que para algunos casos establezcan las leyes.

Finalmente, los efectos probatorios que conllevan los registros de los libros y documentos de contabilidad estarán sometidos a las reglas que sobre el particular consagra el artículo 68 y siguientes del Código de Comercio tanto en asuntos de carácter mercantil como en aquellos que se ventilen ante la jurisdicción civil.”

Es pertinente añadir que el hecho económico debe registrarse atendiendo, además, a lo establecido en el Artículo 11 del Decreto 2649 de 1993, disposición que consagra el Principio de Esencia sobre Forma en los siguientes términos:

“ARTICULO 11. ESENCIA SOBRE FORMA. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

En este orden de ideas, resulta claro que es viable registrar el aumento de capital de una sociedad acordado por el órgano social competente y elevado a escritura pública, aun cuando ésta aun no se haya sometido a la formalidad del registro en la Cámara de Comercio, especialmente si tenemos en cuenta que, entre los asociados, el aumento acordado surte efectos desde el momento en que se solemniza la escritura, pues en este momento deben cubrirse efectivamente los aportes correspondientes.

Ahora bien; en lo tocante al reconocimiento extemporáneo del aumento de capital en los libros de contabilidad y los estados financieros, debemos señalar que, como lo ha advertido este organismo , es necesario analizar el contenido del artículo 59 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“ARTICULO 59. TRATAMIENTO DE INFORMACIONES CONOCIDAS DESPUÉS DE LA FECHA DE CIERRE. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.” (Resaltado fuera del texto original).

La norma transcrita meridianamente aclara que el efecto de las informaciones conocidas después de la fecha de cierre debe reconocerse en el período objeto de dicho cierre, siempre que no se hayan emitido los estados financieros. Así, el reconocimiento de la inconsistencia detectada se debe concretar en el período en el cual se detecte la falencia, sin que ello implique la modificación de los estados financieros de cortes anteriores, tal como se colige de lo establecido en los artículos 56 y 106 del citado Decreto 2649, en los cuales se lee:

“ARTICULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.” (Resaltado fuera del texto original).

(…)

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.” (Resaltado fuera del texto original).

La interpretación sistemática de las normas precedentes permite concluir que, en consideración a que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, para proceder al reconocimiento del error contenido en la información financiera divulgada, la corrección se debe incluir en los resultados del período en que éste se advierte. Con ello se da cumplimiento, además, a la norma general sobre revelaciones que establece el Artículo 115 de Decreto 2649 en los siguientes términos:

“ARTICULO 115. NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

(…)

13. Errores de ejercicios anteriores, con indicación en nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos.

(…)”

No puede perderse de vista que es necesario que la información contable de períodos cerrados sea confiable en el sentido de que sobre ella no exista incertidumbre respecto de los cambios que, luego de divulgada, se le puedan introducir, pues de lo contrario, carecería de sentido la obligación de cumplir con los requisitos de publicidad que gravitan sobre los estados financieros, dado que ellos reflejan hechos y situaciones del pasado que aportan elementos de juicio a terceros, como las entidades licitantes o aquellas que ejercen vigilancia y control sobre la empresa, respecto de la situación de la misma, cuya corrección, en caso de errores, se debe reflejar en el período en el cual ellos se detectan y por ende, no requieren la misma dinámica de modificaciones que se aplica, por ejemplo, al registro mercantil cuya estirpe se funda en dar cuenta de condiciones de existencia y representación que sirven de base para actuaciones presentes y futuras.

Se colige de lo anteriormente expuesto que, en el caso que nos ocupa, si bien es viable registrar en la contabilidad del ente económico los aumentos de capital aprobados por los socios mediante reforma estatutaria, aunque ésta no se haya sometido el registro mercantil, tal inscripción debe realizarse en el período en el cual se concretan las condiciones legales de las cuales emanan los efectos de la misma para los asociados conforme al Principio de Realización. Si ello no ocurre en tal oportunidad y los estados financieros se emiten desconociendo tal circunstancia, la corrección de error deberá registrarse en el período en el cual éste se detecta, como se ha señalado en los párrafos precedentes, lo cual, desde luego, descarta la modificación de estados financieros de períodos anteriores.

En este punto surge la pertinencia de resaltar lo que ha expuesto la Superintendencia de Sociedades en concepto N° 220-36418, destaca sobre el particular:

“… Por último, debe tenerse en cuenta que los administradores que por una u otra razón, no lleven a cabo las diligencias tendientes a solemnizar e inscribir en el registro mercantil una reforma estatutaria, «responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros…» (Artículo 24 de la Ley 222 de 1995) con la advertencia de que si bien las reformas de la sociedad se prueban de manera igual a su constitución, esto es mediante certificado de la Cámara de Comercio que acredite su existencia (art. 117 IbÍdem), entre los asociados la reforma podrá probarse con la sola copia del acta debidamente aprobada y certificada, en la que conste su adopción. Del mismo modo podrá probarse la misma para obligar a los administradores a cumplir las formalidades de la escritura y el registro, según los términos del parágrafo del artículo 166 del mencionado código.”

En lo tocante a la información destinada a presentarse en procesos licitatorios, resulta previsible que, conforme a las disposiciones del Código de Comercio, las entidades que realicen evaluación de propuestas sólo tendrán en cuenta las condiciones sociales de los proponentes que aparezcan en el registro mercantil y por ende sólo se reconocerán las reformas estatutarias que, con base en este requisitos, resulten oponibles a terceros en la fecha señalada en los pliegos de condiciones.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb