Oficio 209 de 04-10-2005

Obligación de imprimir comprobantes y soportes contables.

OFCTCP / 209 / 2005

Bogotá D. C., 04 de octubre de 2005

Señor:
GERARDO SOTELO VANEGAS
Carrera 45 No. 175 – 67 Apto. 125 Int. 7
gsotelovan@hotmail.com
Ciudad.

Ref.: Consulta de fecha 9 de Agosto de 2005
No. Radicación 235

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

1. “EXISTE LA OBLIGATORIEDAD DE IMPRIMIR LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD QUE SOPORTAN LAS OPERACIONES CONTABLES DE CUALQUIER ENTIDAD O SOLO CON LOS LIBROS OFICIALES (MAYOR, DIARIO E INVENTARIOS) ES SUFICIENTE, ANTE UNA EVENTUAL REVISIÓN DE UNA ENTIDAD DE VIGILANCIA Y CONTROL

EN CASO AFIRMATIVO, ME PODRÍA INDICAR QUE NORMA LO ESTABLECE ”

RESPUESTA:

Es importante iniciar por comprender que los lineamentos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. No obstante el Consejo Técnico emitió el pasado 14 de julio de 2003, la orientación profesional No. 005, sobre libros de comercio, este documento puede ser consultado en la página web. www.jccconta.gov.co.

Adicionalmente, el Decreto 2649 de 1993, en el título tercero correspondiente a las normas sobre registros y libros, específicamente en los artículos 123 y 124 – Soportes y Comprobantes de contabilidad respectivamente, señala:

“(…) Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle….

Artículo 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones. (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este mismo título, el mencionado Decreto en el artículo 128, establece la forma de llevar los libros, así:

“(…) Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este mismo sentido, el Código de Comercio en el artículo 53 – Asientos y Comprobantes de Contabilidad, establece:

“(…) …El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Así mismo, en el artículo 55 – Archivo de comprobantes, se expone que: “(…) El comerciante conservará archivados y ordenados cronológicamente los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite su exactitud.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por lo anterior, los comprobantes de contabilidad hacen parte integral del proceso contable, requiriéndose su respectiva impresión de forma cronológica y consecutiva, anexándose a estos los documentos fuentes que los origina.

Ahora bien, tal como lo señala el Decreto 2649, la impresión de los mismos puede realizarse a través de resúmenes periódicos mensuales, facilitando así su manejo y control.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente

HAA / mlab