Oficio 210 de 04-10-2005

Contabilización de gastos de viaje.

OFCTCP / 210 / 2005

Bogotá D. C., 04 de octubre de 2005

Señor:
DUBEL ALEXANDER CAICEDO CARRILLO
Carrera 16 No. 27 – 37
Saravena – Arauca.

Ref.: Consulta de fecha 9 de Agosto de 2005
No. Radicación 1231 – DERECHO DE PETICIÓN

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“HECHOS:
1. Las Cámaras de Comercio son entidades sin ánimo de lucro de naturaleza corporativa, gremial y privada, sus principales funciones se encuentran consagradas en el Código de Comercio, el decreto 1520 de 1978, ley 23 de 1991, decreto 1259 de 1993, ley 80 de 1993, decreto 2150 de 1995, ley 223 de 1995, ley 222 de 1995, ley 523 de 1999, ley 527 de 1999, decreto 2117 de 1999, ley 550 de 1999. Decreto 2553 de 1999, decreto 898 de 2002 y demás normas que la complementen o adicionen.

2. Según establece el artículo 1º del Decreto 1259 de 1993, los ingresos que generan las Cámaras de Comercio se destinarán al cumplimiento de las funciones públicas que le sean autorizadas en las disposiciones legales y a los actos directamente relacionados con las mismas y los que tengan finalidad ejercer derechos o cumplir obligaciones legales o convencionalmente derivados de la existencia y actividad de dichas instituciones.

3. La Circular Externa numero 10 de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio, establece que las Cámaras de Comercio deben llevar su contabilidad observando la dispuesto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993.

4. Según el Plan de Cuentas Decreto 2650 de 1993, “Los gastos de viaje registran las erogaciones ocasionadas por concepto de gastos de viaje que se efectúan en desarrollo del giro normas de las funciones del ente económico”.

5. El Plan Único de Cuentas decreto 2650 de 1993, al referirse a los gastos operacionales de administración define los gastos de personal como aquellos gastos originados por concepto de la relación laboral existente de conformidad con las disposiciones legales vigentes y el reglamento interno de trabajo del ente económico.

6. Las relaciones entre los trabajadores y la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano deben regirse por el Código Sustantivo de Trabajo. Según establece el artículo 130 de mencionada reglamentación se consideran viáticos los siguientes conceptos: Manutención, alojamiento, transporte y gastos de representación.

PETICIÓN.

1. Solicito me informen, que conceptos incluye la definición de gastos de viaje expuesta en el hecho 4 y a que personas se les aplica tales conceptos y si esta aplicación es en consideración al vínculo que tenga con la entidad.

2. En virtud de lo expuesto en los hechos 5 y 6, solicito me aclare bajo que circunstancias pueden proceder gastos de viaje para los funcionarios vinculados mediante contrato laboral a la Cámara de Comercio y aquellos que no tienen vínculo laboral. ”

RESPUESTA:

Es importante iniciar por comprender que los lineamentos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. En este contexto, a continuación procedemos a resolver las inquietudes expuestas en la consulta:

PREGUNTA No. 1

“ Solicito me informen, que conceptos incluye la definición de gastos de viaje expuesta en el hecho 4 y a que personas se les aplica tales conceptos y si esta aplicación es en consideración al vínculo que tenga con la entidad.”

El Decreto 2649 de 1993, en lo referente a los elementos de los Estados Financieros, señala el concepto de gasto como:

“(..) Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En estos términos, el concepto de gastos de viaje corresponderá a todas las erogaciones en que se incurra para el desplazamiento de un funcionario o representante, que actúe en nombre del ente económico, en el curso normal del negocio. Estos gastos corresponden entre otros al alojamiento, la manutención, los pasajes y demás necesarios para el cumplimiento de la misión del viaje.

En este orden la aplicación del gasto es para el ente económico, para lo cual es necesario volver hacia la definición que expresa el mencionado Decreto en el artículo 6, así:

“(…) Art. 6o. Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. (…)”

Adicionalmente, aunque las Cámaras de Comercio son entidades sin ánimo de lucro y no están obligadas a aplicar el Plan Único de Cuentas, contenido en el Decreto 2650 de 1.993, dado que es de obligatorio cumplimiento para los comerciantes, a continuación se expone como punto de referencia la definición y clasificación de los gastos que allí se establecen:

“(…) Grupo 51 – Los Gastos Operacionales de Administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa…..

Grupo 5155 – Gastos de Viaje, registra las erogaciones ocasionadas por concepto de gastos de viaje que se efectúan en desarrollo del giro normal de las operaciones del ente económico.

Grupo 52 – Los Gastos operacionales de Ventas, comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas en caminadas a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas…..

Grupo 5255 – Gastos de Viaje, registra las erogaciones ocasionadas por concepto de gastos de viaje que se efectúan en desarrollo del giro normal de las operaciones del ente económico.(…)” (El texto en negrilla no hace parte del texto original)

PREGUNTA No. 2

“ En virtud de lo expuesto en los hechos 5 y 6, solicito me aclare bajo que circunstancias pueden proceder gastos de viaje para los funcionarios vinculados mediante contrato laboral a la Cámara de Comercio y aquellos que no tienen vínculo laboral. ”

En correspondencia a lo expuesto en la pregunta No.1, y dada la naturaleza de la definición de gasto; no es necesaria la vinculación laboral de quien realiza el viaje para su reconocimiento como gasto, sino que, quien lo realice lo haga por cuenta de la empresa, esto es, el ente económico, en el desarrollo normal de las operaciones, incurriendo así en gastos operacionales.

En este orden, el incurrir en gastos de viaje en las condiciones anteriormente descritas, corresponde a erogaciones que debe asumir el ente económico, indistintamente si quien lo ejecuta tiene un vínculo laboral ó de prestación de servicios; en este último caso se reconocerán como tal, siempre y cuando en los términos del contrato de servicio celebrado, se haya estipulado que estos gastos corren por cuenta del ente económico.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente

HAA / mlab