Oficio 220-164483 de 25-10-2018

Superintendencia de Sociedades
Oficio 220-164483
Octubre 25 de 2018

Ref: Sociedades de economía mixta

Aviso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual describe los antecedentes referidos a la naturaleza jurídica, así como las disposiciones legales y estatutarias que estima pertinentes, y luego solicita el concepto de esta Entidad en torno a la reserva de los documentos de la respectiva sociedad anónima de economía mixta.

La consulta es formulada en los siguientes términos:

“Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, y en razón a que XXX es una entidad pública, Sociedad Anónima de Economía Mixta, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sujeta en la celebración de todos sus actos y contratos al régimen de derecho privado, que funge como colector de activos del Estado, se tiene la siguiente inquietud:

“(i) ¿Las Actas de Junta Directiva de XXX S.A. están protegidas por la reserva contenida en el artículo 61 del Código de Comercio, en atención a que puedan considerarse "libros y papales del comerciante"?

“(ii) Los documentos que se emanan de la relación que tiene XXX con los particulares a quienes por ejemplo da en arrendamiento inmuebles, esto es, los contratos de arrendamiento tienen el carácter de reserva?”

Revisado el contenido de la solicitud, es preciso señalar que el derecho de petición en la modalidad de consulta, se fundamenta en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con arreglo al cual esta Superintendencia emite un concepto de carácter general y abstracto sobre las materias relativas a su competencia.

Esta circunstancia determina que no es posible a través de esta instancia, resolver asuntos relacionados con situaciones particulares y concretas que interesan a una empresa o entidad económica especifica.

En segundo lugar, que según Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P Alejandro Martínez Caballero, no le es dable a la Entidad como autoridad administrativa intervenir en asuntos que pueda conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales o administrativas, en relación con los cuales se haya de pronunciar como juez en las instancias procesales a que haya lugar.

Sin perjuicio de lo anterior, a título meramente ilustrativo procede efectuar las siguientes consideraciones jurídicas a la luz de las disposiciones legales que consagra la legislación mercantil y la legislación que regula la administración pública.

Es así como el Régimen Jurídico de las Sociedades de Economía Mixta, se encuentra descrito en los artículos 461 y siguientes del Código de Comercio, y en los artículos 97 y siguientes de la Ley 489 de 1998, previsiones normativas en las cuales se establece con toda claridad, que dichas sociedades se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.1

1 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-021145 del 13 de febrero de 2018
2 Art. 468 C. de Co.
3 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-031923 del 28 de febrero de 2014

Al estar sujetas al derecho privado y a lo previsto en el Libro II del Código de Comercio,2 independientemente el tipo societario que adopten, se encuentran regidas por las normas previstas para los comerciantes en materia de libros de comercio,3 dentro de las cuales efectivamente se aplica lo dispuesto en el Artículo 61 de esta codificación, según el cual:

“Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

“Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.”

En consecuencia, frente a las inquietudes motivo de la presente consulta es viable colegir lo siguiente:

1. Las Actas de Junta Directiva de una sociedad de economía mixta están protegidas por la reserva contenida en el artículo 61 del Código de Comercio, en atención a que constituyen por definición libros y papeles del comerciante, sin perjuicio del ejercicio del derecho de inspección.
2. Los documentos que hacen parte de la operación comercial de la sociedad de economía mixta, se encuentran igualmente protegidos por la reserva comercial, sobre los libros y papeles del comerciante, sin perjuicio del ejercicio del derecho de inspección.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los alcances previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes advertir que para mayor ilustración, en la página Web de esta Entidad, puede consultar los pronunciamientos jurídicos que en esta y otras materias se han desarrollado a propósito de las sociedades de economía mixta, para lo cual se debe acceder al vínculo DOCTRINA Y JURISPRUDENCIA, conceptos jurídicos y conceptos contables.