Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Oficio 232 de 24-11-2005


Actualizado: 24 noviembre, 2005 (hace 18 años)

Firmas del contador de estados financieros en copropiedades.

OFCTCP / 0232 / 2005

Bogotá D. C., 24 de noviembre de 2005

Señor(a):
GLORA AMANDA GONZÁLEZ NAVARRO
Representante legal Conjunto Residencial Inticaya
Calle 24 B Bis N° 69 A – 55
Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 29 de septiembre de 2005
Radicación: 0300
Tema: Firmas de estados financieros en copropiedades

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“¿LA FIRMA DEL CONTADOR PÚBLICO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS ADMINISTRACIONES DE PROPIEDAD HORIZONTAL ES NECESARIA?”

RESPUESTA:

La contabilidad tiene como propósito el reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una específica actividad económica; la información que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.

Las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar contabilidad, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986 y el artículo 2° del Decreto 2649 de 1993, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.

Tal como lo sostuvo el Consejo Técnico en su Orientación Profesional N° 007 del 30 de septiembre de 2003, conforme el numeral 4 del artículo 51 del Capítulo XI de la Ley 675 del 2001 se establece la obligatoriedad de la presentación del informe anual a la asamblea general de copropietarios incluyendo el balance general, el estado de ingresos y egresos, más conocido como estado de resultados, y la correspondiente ejecución presupuestal.

Señala, además, que la administración de las entidades de propiedad horizontal, podrá presentar los estados financieros de propósito general determinados en el Capítulo IV, sección I del Decreto 2649 de 1993, debiendo cumplir las normas sobre revelaciones establecidas en el capítulo 3º del título 2º del mismo decreto, los cuales deben estar certificados y cuando sea del caso, vale decir, cuando se por ley o reglamento es obligatorio tener revisor fiscal, deben estar dictaminados.

Para establecer en qué consisten los estados financieros certificados, veamos el artículo 37 de la Ley 222 de 1995:

“ART. 37 — Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” (Resaltado fuera del texto original)

Con fundamento en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificarlos con su firma, en los casos en que sean sometidos a consideración o conocimiento de los copropietarios o puestos a disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de dichos estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación.

Esta disposición fija la responsabilidad del representante legal con respecto a la certificación y señala el alcance de la firma del contador público que hubiere preparado los estados financieros. Además, determina el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.

Como consecuencia, el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que «han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros», declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

PREGUNTA 2 (Textual):

“¿SI ES NECESARIA LA FIRMA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL POR QUÉ NO LO ESTIPULA LA LEY 675 DE 2001 QUE REGULA DICHAS ADMINISTRACIONES?”

RESPUESTA:

Es claro que la voluntad del legislador, al emitir la Ley 675 de 2001, no se inclinó a establecer normas de contabilidad especiales para las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas para la administración de copropiedades, lo que puede explicarse si tenemos en cuenta que, dada la existencia de normas generales de contabilidad aplicables a todo tipo de entidad y actividad, resultaba innecesario un escenario adicional que podría regularse con la normatividad consignada en la Ley 43 de 1990, el Decreto 2649 de 1993 y las disposiciones del Código de Comercio que, por analogía, resultan aplicables, junto con las normas que las aclaran, complementan o modifican.

PREGUNTA 3 (Textual):

“¿EN LOS CONJUNTOS OBLIGADOS A TENER REVISOR FISCAL, PARA LA FIRMA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR ÉL, SE REQUIERE IGUALMENTE LA FIRMA DE CONTADOR PÚBLICO O BASTA QUE ESTÉN FIRMADOS PREVIAMENTE SÓLO POR EL ADMINISTRADOR COMO REPRESENTANTE LEGAL?”

RESPUESTA:

Es claro que una de las más relevantes obligaciones del revisor fiscal consiste en dictaminar los estados financieros, razón por la cual es pertinente citar el Artículo 38 de la Ley 222 de 1995 nos permite establecer lo que se entiende por estados financieros dictaminados:

“ART. 38.—Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente,.

Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.” (Resaltado fuera del texto original)

Se colige de lo anterior que para dictaminar estados financieros, estos deben estar previamente certificados con el lleno de los requisitos arriba descritos y que dicho dictamen corresponde exclusivamente al revisor fiscal o al contador independiente.

Adicionalmente, como expresamente lo señala el inciso segundo del trascrito artículo 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados debe suscribirlos el revisor fiscal o, a falta de éste, el contador público independiente que los hubiere examinado, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.

No puede ser de otra forma, por cuanto es mediante la atestación y la firma que un contador ejerce su función de dar fe pública respecto de la información que dictamina, tal como lo expresa meridianamente el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.

En este punto, resulta de interés citar el fallo C – 290 de 1997 emitido por la Corte Constitucional relacionado con los estados financieros certificados y dictaminados como labor del revisor fiscal o contador público la inclusión imperativa de su firma en ellos. Se lee en el documento:

“Los “estados financieros certificados” son, pues, los que, suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros, contienen la “certificación” de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento

Sobre esta base, los “estados financieros dictaminados” son, entonces, aquellos estados financieros certificados que, por haber sido objeto de la verificación del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiera confrontado, cuentan, de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y las obligaciones propias del revisor fiscal, con el correspondiente concepto o dictamen.

Como es lógico, dichos estados deben estar suscritos por los citados profesionales.

Pero, puesto que la razón de ser de las intervenciones de estos profesionales, por lo menos en relación con los estados financieros, es la manifestación de un concepto de auditoria, no basta que puedan suscribirlos, sino que es menester que, sin perjuicio de las manifestaciones mínimas a que los obliga el ordenamiento jurídico, tengan también el derecho de exponer libremente lo que a bien tengan sobre la razonabilidad de los instrumentos examinados, según sus apreciaciones éticas y sus propias capacidades como expertos en la materia. Esto, precisamente, es lo que, a juicio de la Corte, consagra el inciso 2º del artículo 38 de la Ley 222 de 1995, al decir que el sentido de la firma del revisor fiscal o el contador público independiente, “será el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendrá como mínimo las manifestaciones exigidas por el reglamento”. (Resaltados fuera del texto original)

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb

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