Oficio 257 de 27-12-2005

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  • Publicado: 27 diciembre, 2005

Procedimiento para contabilización y facturación de sociedades hospitalarias.

OFCTCP –257-2005

Bogotá, D.C., Dic 27 de 2005

 

Señora
MARLENY ROJAS REYES
Calle 13 No. 37 A 62
Teléfonos 987630408 y 987711614
Duitama Boyacá

Ref: Consulta de agosto 13 de 2005
Radicación 249

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES:

1. UNA SOCIEDAD LIMITADA CUYO OBJETO PRINCIPAL ES LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS Y HOSPITALARIOS IPS; PRESTA SUS SERVICIOS EN EL MES DE MAYO DE 2005, LOS FACTURA CON FECHA DE JUNIO DE 2005 Y LOS CONTABILIZA CON FECHA DE MAYO 2005. LO ANTERIOR DEBIDO A QUE SEGÚN EL CONTRATO CON LAS EPS SE DEBE DE FACTURAR LOS 1 PRIMEROS DÍAS DEL MES SIGUIENTE AL QUE SE PRESTA EL SERVICIO.

PREGUNTAS (TEXTUAL):

1). QUE PROBLEMAS CONTABLES Y TRIBUTARIOS TIENE LA CLÍNICA AL REALIZAR ESTOS REGISTROS?
2). CUAL SERIA EL PROCEDIMIENTO CORRECTO DE CONTABILIZACIÓN Y FACTURACIÓN?

RESPUESTA:

Para absolver estas preguntas se debe acudir a los siguientes artículos del Decreto Reglamentario 2649 de 1993: Art. 12, 13, 96, 97, y 99.

Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

Art. 99. Reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.
2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.
3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.
4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

Analizado el caso descrito por el consultante, no hay duda que a la luz de la normatividad contable vigente, los servicios prestados durante el mes, se deben registrar en las cuentas de resultado, en esa misma fecha, así el contrato indique que la factura se emita al mes siguiente; por ello, los ingresos y gastos correspondientes a cada periodo se deben reconocer en cada mes mediante documentos de carácter interno, los cuales van a ser soporte de la factura emitida. Cabe aclarar, que estos documentos son potestativos de la administración del ente económico y por ende son ellos los que deben saber que tipo de documento deben utilizar para registrar estas operaciones.
Es por lo anterior que el departamento de contabilidad, debe hacer el registro del ingreso y causar los impuestos a que haya lugar con la información suministrada por el departamento financiero en el mes correspondiente.
En cuanto a los problemas contables y tributarios que podría tener la clínica al realizar estos registros, hay que hacer claridad que los problemas tributarios escapan a la competencia del Consejo Técnico, es por ello, que se debe elevar la consulta en lo relacionado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales.
De otra parte, en relación con la contabilidad, como se explicó anteriormente, debe cumplir con las cualidades de la información contable contenidas en el Decreto 2649 de 1993 que estipula:

Art. 4o. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

De acuerdo con lo trascrito anteriormente, es claro que los problemas contables que se pueden presentar hacen relación a la presentación de la información contable, a la pertinencia y confiabilidad de la misma.

ANTECEDENTES:

2. CUANDO SE CONTABILIZA LA FACTURA, NO SE CONTABILIZA EL ANTICIPO DE IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS, DEBIDO A QUE LAS EPS CON EL MISMO SERVICIO NO DESCUENTAN LA MISMA TARIFA A VECES DESCUENTAN EL 3.5% O EL 4% O EL 6% O EL 11% O GLOSAN PARTE DE LA FACTURA. POR TAL MOTIVO SE CONTABILIZA EL ANTICIPO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS EN EL MOMENTO DEL PAGO QUE PUEDE SER 6 O 12 MESES DESPUÉS DE PRESTADO EL SERVICIO.

DEBIDO A LO ANTERIOR EXISTEN DIFERENCIAS ENTRE LO CONTABILIZADO EN LA CUENTA DE ANTICIPO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS Y EL CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE EXPEDIDO POR LAS EPS, A VECES ES MAYOR O MENOR EL VALOR DE LOS CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE EXPEDIDOS POR LAS EPS.

PREGUNTAS:

3). EN LA DECLARACIÓN DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS EN EL RENGLÓN 78 OTRAS RETENCIONES QUE VALOR SE COLOCA EL DE LOS CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE O EL DE LOS REGISTROS CONTABLES?

4). EN DONDE SE CONTABILIZA LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE EL VALOR DE LOS CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y LO CONTABILIZADO SEGÚN SEA EL CASO CUANDO ES MAYOR O MENOR EL VALOR DEL CERTIFICADO.

RESPUESTA:

Nuevamente es de aclarar que los temas tributarios no son competencia del Consejo Técnico, sin embargo, con el ánimo de colaboración, le manifestamos que el valor a colocar en el renglón de retenciones en la fuente de la declaración de renta, debe corresponder a las certificadas por los agentes retenedores, ya que ellos informan mediante el certificado el valor consignado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la declaración mensual de Retención en la fuente, por tanto, el certificado se convierte en una fuente fidedigna, mientras que el consultante con los datos que posee en la contabilidad, por lo dicho en la misma consulta, registra unos valores que corresponde a unos porcentajes que cree le van a retener.

Por lo anteriormente expresado, es necesario que busque los mecanismos de control para evitar tener diferencias entre lo contabilizado y lo certificado, haciendo indagaciones periódicas u otros actos que considere convenientes sobre este asunto.

Debido a que se presentan diferencias para el consultante, este debe hacer una conciliación entre lo contabilizado por las retenciones que le han sido practicadas a la entidad y lo certificado por cada agente retenedor y la diferencia se debe trasladar como un gasto no deducible

Todo lo anterior debe ser revelado de acuerdo con lo contemplado en el artículo 115 numeral 19 del Decreto 2649 de 1993.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (e)

JLG/jrpr

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