Oficio 43081 de 08-06-2007

Oficio 43081
08-06-2007.

DIAN

Tema: Procedimiento
Descriptor: Competencia de los funcionarios de la administración de impuestos. recepción de información.

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GLORIA ELSY VALENCIA GRISALES
Jefe División de Gestión y Asistencia al Cliente
Administración de Impuestos Nacionales de Medellín
Carrera 52 # 42-463 Centro Administrativo la Alpujarra
Medellín-Antioquia.

Ref: Consulta radicada bajo el No. 42536 el 09/05/2007

Tema: Procedimiento Tributario.
Descriptores: Competencias de los funcionarios de la Administración de Impuestos.
Fuentes formales: Estatuto Tributario. Artículo 630.- Decreto 1265 de 1999, artículo 23 modificado por el Decreto 4756 de 2005, artículos 3º. Y 11 – Resolución 1618 de 2006, artículo 65, modificado por Resolución 7027 de 2006, artículo 1º.

Atento saludo, doctora Gloria Elsy:

En el escrito de la referencia, se pregunta si es competencia de la División de Gestión y Asistencia al Cliente, la recepción de la información que se remita a la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 630 del Estatuto Tributario y en caso afirmativo, el procedimiento a seguir para ello.

Sea lo primero recordarle que todos los funcionarios de la Entidad, debemos atender el procedimiento establecido en la Orden Administrativa 009 de 2001 que impone que las consultas formuladas a esta Oficina por las dependencias, Administraciones Locales y Delegadas, deben contar con la aprobación no solo del respectivo Administrador, sino del Director Regional respectivo.

Sobre el punto consultado, si bien dentro de las funciones asignadas a esa dependencia ésta no se encuentra de manera expresa, de la interpretación sistemática de la naturaleza de las funciones del área, puede concluirse que corresponde a la División de Gestión y Asistencia al Cliente ocuparse de la recepción y direccionamiento de esa información. Esta conclusión se hace con base en las siguientes disposiciones:

Cuando a través del Decreto 4756 de 2005 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales creando en la organización interna del nivel central la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente en la Dirección de Impuestos (Artículo 3o.), se le encomienda a esta área administra la información exógena y garantizar la normalización y estandarización de la entrada y salida de la información que requiera o suministre la entidad (Artículo 23 numerales 3 y 2 ibídem).

En la misma disposición se crean, para algunas Administraciones, las Divisiones de Gestión y Asistencia al Cliente, (Artículo 5º.) encargadas de operativizar  y ejecutar las anteriores funciones, que posteriormente son asignadas a las Divisiones en el articulo 65 de la Resolución 1618 de 2006, hoy modificado por el artículo 1º.  de la Resolución 7027 de 2006.

En el numeral 3º. Del artículo 65 de la Resolución 1618 de 2006, antes de ser modificado, se disponía de manera expresa que esta División se encargará de: “3. Adelantar las actividades relacionadas con la presentación de la información por envió de archivos a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y realizar el seguimiento y control para garantizar la calidad”.

Con la modificación, la función se expresa en los siguientes términos: “3. Atender y gestionar los servicios de competencia del área, que la entidad ponga a disposición de los clientes, garantizando la asistencia integral, así como la ejecución de las acciones de fiscalización, control extensivo y gestión inmediata para el cumplimiento de las obligaciones formales, conforme a los procedimientos establecidos”: (Subrayas fuera de texto).

Al respecto, entiende este despacho que frente a la actual redacción al exigirse la “asistencia integral” para la atención y gestión de servicios del área, en ello

Quedan inmersas la función o actividad de atender lo relacionado con la presentación de la información exógena que requiera la entidad, así como el realizar el seguimiento y control para garantizar la calidad; pues solo así se le permite cumplir eficazmente con la función que le impone el numeral 13 del mencionado artículo 65, cual es: “13. Ejecutar todas las demás acciones de fiscalización y control extensivo destinadas a determinar el cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones formales de los clientes, en los diferentes procesos de su competencia y conforme con la normatividad vigente en la materia”:

Lo anterior, es perfectamente compatible con la función que actualmente se describe para la División en el numeral 10 del artículo 65 de la Resolución 1618 de 2006, que dispone que ésta deberá: “10. Remitir a las diferentes áreas la documentación de los casos que le corresponda por competencia , conforme a los procedimientos establecidos”; función que revela que debe haber un análisis técnico de la información y de las competencias funcionales en la entidad para atenderla, direccionamiento que de suyo  es propio de la naturaleza del servicio que presta el área de gestión y atención al cliente.

Ahora bien, en cuanto al procedimiento que debe atenderse para el cumplimiento de esta función, de acuerdo con el numeral 16 del artículo 23 del Decreto 1265 de 1999, como fue modificado por el artículo 11 del Decreto 4756 de 2005, corresponde a la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente. “16. Definir e implementar los manuales y demás herramientas que garanticen el desarrollo adecuado de las actividades del área a nivel nacional, de acuerdo con las directrices señaladas por la secretaría de desarrollo institucional y la subsecretaria de planeación”.

No obstante y atendiendo a la finalidad que se busca con la información requerida en el artículo 630 del Estatuto Tributario, a través del concepto 048967 del 21 de julio de 2005 se precisaron los presupuestos para que nazca para el Juez Civil la obligación de informar a la Administración Tributaria.

Atentamente,

ISABEL CRISTINA GARCES SANCHEZ
Jefe División Normativa y Doctrina Tributaria