Oficio 914809 del 03-12-2021

DIAN
Oficio 914809
Diciembre 3 de 2021

Tema: Sistema de facturación electrónica

Descriptores: Documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste

Fuentes formales: Artículo 616-1 del Estatuto Tributario

Resolución DIAN No. 000013 de 2021

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Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta: Teniendo en cuenta lo dispuesto en el régimen sancionatorio señalado en el inciso tercero del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021 y, a sabiendas que las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se generan por errores aritméticos o de contenido, ¿En qué momento se deben realizar dichos ajustes? Y ¿a partir de qué momento se incurre en una sanción?

Para empezar, téngase en cuenta que la Ley de Inversión Social 2155 expedida el 14 de septiembre de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Por su parte, la Resolución DIAN No. 000013 fue expedida el 11 de febrero de 2021. Nótese que dicha resolución se estableció con base en lo dispuesto en el parágrafo 6° del artículo 616-1 antes de la expedición de la Ley de Inversión Social.

A su vez, el parágrafo transitorio del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, dispone que: “Mientras se expide la reglamentación del sistema de facturación aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley” (Subrayado fuera de texto). Por lo tanto, hasta que no se reglamente el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, de acuerdo a la modificación efectuada por la Ley de Inversión Social, tal como lo dispone el parágrafo transitorio antes expuesto, la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 continuará vigente en los términos en los que fue creada.

Así la cosas, respecto de sus inquietudes y, conforme a lo establecido en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, este Despacho realiza las siguientes precisiones:

El artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 dispone, entre otros, sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, que:

“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”. (Subrayado fuera de texto).

Por su parte, el numeral 12 del artículo 1° de la misma resolución, señala sobre las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, lo siguiente:

“12. (…) Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.

En relación con el tiempo estipulado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, es importante precisar que, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, este deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente, lo anterior de conformidad con el artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

En consecuencia, el soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, cuando aplique, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Ahora bien, en relación con el incumplimiento de la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, señaladas en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el Oficio No. 901719 del 4 de marzo de 2021 dispuso:

“13. Cuáles son las medidas que adoptaría la presente entidad al momento que un sujeto obligado se le dificulte el generar las adecuaciones que exige la resolución?

En este punto, se precisa que el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución No. 000013 de 2021 dispone: “el documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”.

Por lo tanto, su no implementación impide la generación y trasmisión de dicho documento, y también imposibilita el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.”

De manera que, en el marco de vigencia de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021- sin el vigor del artículo 13 de la Ley 2155 de 2021- ninguna norma de carácter especial en materia tributaria establece una sanción por la no implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de sus notas de ajuste por parte de los sujetos obligados. Sin embargo, dicho documento está establecido como la tarifa legal para probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Por lo tanto, en el evento en que se deba realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y el sujeto obligado no genere y transmita para su posterior validación la respectiva nota de ajuste con las correcciones o ajustes pertinentes, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dicho documento no será válido para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador.

Lo anterior, sin perjuicio del nuevo marco sancionatorio dispuesto en el inciso tercero del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021. Norma que deberá ser regulado de acuerdo con el parágrafo transitorio del mismo artículo, tal como se advirtió al comienzo de este oficio.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales