Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Ojo, es hora que proteja los datos de su empresa


Ojo, es hora que proteja los datos de su empresa
Actualizado: 28 julio, 2009 (hace 15 años)

Aquí hablaremos sobre...

  • ¿Qué porcentaje de la información manejada por las Pymes está ya en formato electrónico?
  • ¿De qué manera puede una empresa convertir sus documentos físicos en electrónicos con validez legal?
  • ¿Son las empresas conscientes de la necesidad de proteger los datos empresariales y personales?
  • La fuga de información confidencial, ¿se produce más por un tratamiento inadecuado de los documentos físicos o electrónicos?
  • ¿Están la mayoría de las Pymes preparadas para cumplir con la Ley de Protección de Datos?
  • ¿Qué alternativas técnicas y legales tienen una empresa a su alcance para evitar la propagación de la información personal?
  • ¿Qué otras medidas generales de seguridad recomienda?

Toda empresa, sin importar su tamaño, debe proteger su información. Tanto empleador como empleados deben entender la importancia de este tipo de seguridad. Aplíquela y tenga presente ciertas medidas que aquí entregamos.

España es el país europeo que ocupa el primer lugar en materia legislativa de protección de datos en relación a sus vecinos. Parte del éxito se debe a las altas sanciones y a los órganos competentes de esta área. Las multas pueden alcanzar hasta los 600.000 euros.

Actualmente la información personal se usa de forma masiva a través de nuestro consentimiento y de forma automatizada (cajeros, cuentas, pagos), esto no significa que se pueda disponer de ella al antojo de cualquiera. Aunque las grandes empresas informan y tienen cuidado en lo que respecta a la legislación, las pequeñas entidades y los particulares son más vulnerables debido a la ignorancia de las normas y mecanismos de vigilancia actuales.

Por intermedio de la periodista española Mayra Martínez Avidad, de Channelpartner.es, dialogamos con Antonio Ramírez, responsable de soluciones documentales de Konica Minolta quien nos entregó su punto de vista desde una perspectiva europea.

¿Qué porcentaje de la información manejada por las Pymes está ya en formato electrónico?

Es una realidad absoluta que las empresas están avanzando en la gestión de sus documentos, empezando a tener una conciencia sobre la importancia de dichos documentos dentro de su organización. Esto ha permitido, entre otros factores, que la información de las pequeñas y medianas empresas de este país, se empiece a manejar y gestionar en mayor manera de forma electrónica.

La realidad de los correos electrónicos, de los presupuestos en formato pdf o las declaraciones de IVA telemáticas, entre otros, hacen que el documento electrónico tome vigor. Sin embargo esta situación no hace que los documentos en formato papel disminuyan en número, aunque sí en forma y/o contenido. El motivo principal es que el aumento de la información que una Pyme tiene que manejar es constante, lo que obliga al final a imprimir o reproducir documentos en formato físico. Esta conclusión es a la que Konica Minolta ha llegado después de varios años desarrollando consultorías y auditorías documentales desde su División de Consultoría Documental.

¿De qué manera puede una empresa convertir sus documentos físicos en electrónicos con validez legal?

DigitalDocu es una aplicación informática certificada por la Agencia Tributaria ofrecida en formato Servicio o como producto Software que permite digitalizar facturas en papel de proveedores y firmarlas electrónicamente. Dicha aplicación reproduce los libros contables de una empresa y además almacena dichas facturas escaneadas y firmadas con los conceptos y el orden adecuado, para que en caso de sufrir una inspección o auditoría, el inspector pueda consultar en ésta toda la información requerida.

Esta aplicación, diseñada específicamente para el mercado de la pequeña y mediana empresa, satisface todas las necesidades de estas empresas, tanto en su aspecto de funcionalidad, como en los aspectos técnico y económico, es decir de precio. Asimismo se ha diseñado para que sea independiente del hardware de digitalización o escaneo, sin importar modelos o fabricantes, permitiendo así no sólo tener más libertad de decisión, sino costes inferiores ya que se pueden utilizar recursos actuales ya existentes en las Pymes.

El ahorro que este tipo de aplicaciones puede ofrecer a las empresas está directamente relacionado con los costes ocultos de los documentos. Con ello, conseguimos ahorrar económicamente en metros cuadrados desperdiciados en almacenar documentos y ahorrar también en los tiempos de desplazamiento y búsqueda de documentos.

¿Son las empresas conscientes de la necesidad de proteger los datos empresariales y personales?

La conciencia existe y el hecho de conocer medidas de prevención está en aumento. Sin embargo tengo que decir que esta conciencia se enfoca principalmente en los documentos electrónicos y no en todos ellos. Control de Bases de Datos o de determinados directorios o aplicaciones son el objeto principal, sin embargo en el área de comunicaciones tanto móvil como fija, o en el de correos electrónicos o desarrollos web, dicha conciencia no está tan evolucionada.

Ahora bien, cuando hablamos de documentos físicos dicha conciencia es inferior, ya que en nuestros estudios de consultoría documental es habitual encontrar archivadores de papel sin seguridad alguna, o copiadoras o faxes o impresoras escondidas en pasillos o cuartos donde acceder a la información impresa o copiada o recibida con total impunidad, es extremadamente fácil. Justo lo contrario que recomienda la Ley de Protección de Datos en el ámbito de documentos físicos.

La fuga de información confidencial, ¿se produce más por un tratamiento inadecuado de los documentos físicos o electrónicos?

Desde Konica Minolta cada vez que estudiamos e implantamos una solución documental, lo primero que queremos conocer son los procedimientos de los departamentos implicados en el estudio. De esta forma conseguimos no sólo conocer los costes reales de todos los documentos físicos y electrónicos, sino que nos permite mejorar los flujos de dichos procesos (que no cambiarlos) para que sean más eficientes tanto desde el punto de vista de la productividad como desde el punto de vista de la seguridad. Por ello, nosotros sabemos que la gestión no correcta de los documentos es algo que acarrea problemas reales, siendo la pérdida de información confidencial uno de los principales problemas.

¿Están la mayoría de las Pymes preparadas para cumplir con la Ley de Protección de Datos?

La verdad es que el camino es largo y se ha iniciado hace relativamente poco. Pero también es verdad que aún queda mucho en el área de protección de datos para las Pymes y también para las grandes empresas, a pesar de que estas últimas estén algo mas avanzadas. En este apartado, mi recomendación es la de permitir a los especialistas como Konica Minolta ofrecer la posibilidad de localizar los puntos conflictivos con la Ley de Protección de Datos en el funcionamiento de la empresa y además beneficiarse de conocer los costes documentales actuales y como reducir estos. De hecho este el objetivo de nuestra División de Consultoría Documental.

¿Qué alternativas técnicas y legales tienen una empresa a su alcance para evitar la propagación de la información personal?

Antes de hablar de alternativas, yo hablaría de prevención. La prevención bien entendida significa conocer qué es lo que se hace y cómo se hace. Recomendamos el uso de software capaz de auditar en tiempo real toda la información manejada por la empresa. De esta forma podemos saber qué volúmenes de documentos manejamos en la compañía, por quién, cuándo y por dónde los usamos. Con soluciones como Pcounter o PageScope Enterprise Suite se puede controlar a la perfección el movimiento de los documentos.

Asimismo disponemos de Soluciones como Smart Plus, que permite generar auditorias documentales cuya función principal es la de poder proporcionar la información suficiente para la toma de decisiones oportuna, sobre qué hacer. Nuestra experiencia nos dice que en el momento en que estas aplicaciones se implantan y la información de seguimiento que generan se suministra a los integrantes de la empresa, la propagación errónea o intencionada de información se ve drásticamente cortada, además se aprecia un gran beneficio, ya que la información generada está estrictamente relacionada con la empresa, eliminando la de uso personal. Este es un modelo preventivo y mucho menos “acusador” que otros.

¿Qué otras medidas generales de seguridad recomienda?

Podemos implantar soluciones de seguridad de cifrado de documentos o de impresión segura. Controlar quién, cuándo, dónde y qué copia, imprime, escanea o envía por fax. Pudiendo entregar hasta una copia del fax enviado o del documento impreso. Como sistemas de seguridad avanzados podemos recomendar los dispositivos de huella biométrica o los lectores de tarjetas (de cualquier modalidad), que evitan que nadie pueda utilizar un recurso si no está autorizado. Si a todo esto le añadidos la seguridad del Directorio Activo que proporcionan los Sistemas Operativos actuales y se puede utilizar con cualquier hardware existente, esto permite disponer de un sistema de seguridad muy avanzado que impide cualquier filtración.

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