Importancia de comunicar ante la administración las deficiencias del control interno

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  • Publicado: 29 octubre, 2015

Importancia de comunicar ante la administración las deficiencias del control interno

En el ejercicio de la Auditoría, el profesional contable debe detectar las deficiencias del Control Interno relacionadas con la información sobre la que recae la responsabilidad de emitir la opinión; dichas deficiencias deben ser comunicadas ante la administración y en ciertos casos ante el máximo Órgano.

Durante la ejecución del proceso de auditoría, el profesional contable tiene la responsabilidad de realizar evaluaciones al sistema de control interno con la finalidad de establecer la efectividad del funcionamiento de los controles que han sido implementados por la organización, y detectar si existe algún tipo de deficiencia sobre la que se deban aplicar medidas correctivas; en este sentido, la labor del auditor se verá extendida a la propuesta de procedimiento de mejora para el sistema de control interno.

Por lo anterior, resulta vital que el auditor, que en cumplimiento de sus funciones detecte algún tipo de deficiencia en el sistema de control interno lo comunique de manera oportuna ante la Administración y/o Gerencia de la empresa o ante el órgano de dirección, en los casos en los que se evalúe la necesidad de la intervención de dicho órgano, tal intervención se debe evaluar para los casos en los que las deficiencias halladas impliquen la ocurrencia de riesgos materiales.

¿Qué información debe quedar incluida en la comunicación?

El auditor está en la obligación de incluir en la comunicación escrita sobre las deficiencias significativas en el control interno los siguientes conceptos:

a. Una descripción amplia y suficiente sobre las deficiencias y una explicación de las potenciales consecuencias.

b. Información con el nivel de detalle suficiente para permitir a los responsables de la entidad, a nivel administrativo, gerencial o de dirección comprender el contexto bajo el que se obtienen la evidencia de las deficiencias señaladas en la comunicación. En concordancia con la NIA 265, el auditor debe explicar específicamente:

1. El propósito de la Auditoría: de manera general se resume en la obligación del profesional contable denominado como auditor de expresar una opinión sobre los estados financieros de la entidad.

2. La Auditoría consideró el control interno relevante por su influencia en la preparación de los estados financieros, a fin de diseñar los procedimientos de la auditoría que se ajusten a la realidad empresarial y no se limita o se enfoca de manera exclusiva a expresar una opinión sobre la eficacia del control interno.

3. Las deficiencias contenidas en la presente comunicación, han sido halladas durante la ejecución del proceso de auditoría, sumado a ello el profesional contable ha conseguido concluir que solo se presentan aquellas a las que se les pueda atribuir importancia significativa.

¿A quién se debe comunicar las deficiencias del Control Interno?

Teniendo en cuenta las responsabilidades del auditor con la empresa y las áreas con las cuales tiene algún tipo de relacionamiento directo, en la NIA 265 se ha indicado que la primera función del auditor es identificar las áreas de Control Interno que son responsabilidad directa del área de Administración y/o Gerencia y sobre estas se debe producir la primera comunicación con el ánimo de pretender relacionar las otras áreas de Control Interno en las que se han detectado deficiencias, de modo tal que la Administración y/o Gerencia se convierta en el canal de comunicación para el área restante de control interno.

“El objetivo de comunicar a la Administración como primera instancia es el de establecer espacios de discusión que se conviertan en una herramienta para la retroalimentación de la organización”

El objetivo de comunicar a la Administración como primera instancia es el de establecer espacios de discusión que se conviertan en una herramienta para la retroalimentación de la organización y para optimizar el alcance de los procesos de auditoría.

Ventajas de comunicar los hallazgos, ante la Administración y/o Gerencia

La ventaja más representativa de discutir con la Administración y/o Gerencia los hechos y circunstancias relativas a sus hallazgos, es la posibilidad de acceder a información complementaria y relevante que podrá ser utilizada posteriormente, entre las que se pueden resaltar:

  • El conocimiento que tiene la Administración y/o Gerencia sobre las causas reales o supuestas de las deficiencias.
  • Las excepciones por deficiencias en las que pueda haber reparado la Administración y/o Gerencia; por ejemplo, errores que no fueron evitados por los controles relevantes de las tecnologías de la información.
  • Una indicación preliminar por parte de la Administración y/o Gerencia sobre la respuesta ante los hallazgos.

¿Qué hacer cuando los hallazgos implican fraude?

En los casos en los que el auditor determine que las deficiencias encontradas en el sistema de control interno han sido ocasionadas de manera voluntaria, y se pueda señalar algún tipo de intencionalidad de fraude en el que incluso se ha permeado la participación de la Gerencia y/o Administración, debe dirigir el comunicado ante el máximo Órgano de dirección de la organización, a fin de que se tomen los correctivos necesarios para lograr encontrar la solución más apropiada a las deficiencias detectadas.

La comunicación oportuna ante el órgano correspondiente se convierte en una medida preventiva del auditor, a fin de proteger a la entidad de un potencial detrimento patrimonial.

Tener en cuenta

Al momento de evaluar las posibles deficiencias en los sistemas de control interno, es necesario considerar de manera anticipada el tamaño de la organización como un elemento contundente, debido a que en las entidades de  gran dimensión generalmente el potencial de errores en el control es mayor, gracias a que existe enorme distancia entre la Administración y/o Gerencia y las áreas de ejecución de cada una de las operaciones; por tanto, predomina el factor de delegación, lo cual  facilita que los procedimientos de control sean vulnerados.

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