En relación con los distintos formatos a los que hace referencia las Resoluciones 111 hasta 118, aunque cada uno de ellos maneja unos campos o datos que pueden diferir entre uno y otro Por ejemplo, unos piden “direcciones del tercero”, mientras que otros no. Otros, como el 032 que usarán los notarios maneja datos de los “adquirentes principales” y datos de los “adquirentes secundarios”, lo cual hace de ese un formato con una estructura más compleja. En todo caso las restricciones comunes que se manejan en dichos formatos son las siguientes:
a) Cada formato tiene una sección que se denomina “encabezado” y otra “contenido”.
b) Por cada formato se pueden llegar a tener distintos “archivos” con un máximo de hasta 5.000 registros de contenido por cada “archivo”.
c) El nombre que se debe dar a cada uno de esos “archivos”, con los que se llegue a desarrollar cada uno de los “formatos”, tiene que guardar una estructura especial, así:
Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1001” con los datos de los pagos y retenciones a terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son 15.000 terceros.
En ese caso, para ese “Formato 1001” tocaría elaborar tres distintos “archivos” que quedarían nombrados así:
Dmuisca_010100108201300000001.xml
Dmuisca_010100108201300000002.xml
Dmuisca_010100108201300000003.xml
Nota: El “2013” que se distingue en el nombre del archivo se genera así por cuanto es el año en que se entregará la información. Pero la huella sobre cuál es el “Año Gravable” al que pertenece la información, sólo se ve en la parte interna del archivo (el “encabezado”), en los campos donde se dice “Fecha Inicial” y “Fecha Final”.
Téngase presente que para cuando se tengan que entregar dichos formatos, sucede que por cada tipo que se vaya a entregar, se debe elaborar una “Solicitud de Información por envío de archivos” diferente.
Y aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que diligenciar distintas “solicitudes de envío”, en ese caso la “numeración de los archivos” tiene que guardar un estricto orden consecutivo.
Supóngase que durante el 2013 se entregará información del año gravable 2012 así: dos archivos del Formato 1001 y también dos archivos del Formato 1005.
En ese caso se tendrían que hacer las siguientes “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes “archivos”:
a) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1001”:
Dmuisca_010100108201300000001.xml
Dmuisca_010100108201300000002.xml
b) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1005”:
Dmuisca_010100507201300000003.xml
Dmuisca_010100507201300000004.xml
Y para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los “archivos”, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será 2013) le toca llegar a tener que “reemplazar” (entiéndase “corregir”) unos archivos que había enviado en el pasado. Por ejemplo le toca corregir los archivos que tenían información del año gravable 2011 y que fueron entregados durante el 2012.
En ese caso, también toca conservar el “consecutivo” del “número de envío”.
Para ilustrarlo, supóngase que en mayo del 2012 se habían entregado dos archivos del Formato 1003 con la información del año gravable 2011 y sus nombres fueron:
Solicitud de envío numero: 1000066000000531
Dmuisca_010100307201200000001.xml
Dmuisca_010100307201200000002.xml
Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos archivos para el formato 1001, pero con la información del año gravable 2012, y sus nombres fueron:
Solicitud de envío numero: 1000066000000640
Dmuisca_010100108201300000001.xml
Dmuisca_010100108201300000002.xml
Y luego de haber entregado estos últimos se hace necesario corregir, en agosto de 2013, un formato de los del año gravable 2011 y otro de los del año gravable 2012. ¿Cómo se procede?
a) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2011:
Dmuisca_020110307201300000003.xml
Dmuisca_020110307201300000004.xml
b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del año gravable 2012:
Dmuisca_020110108201300000005.xml
Dmuisca_020110208201300000006.xml
Para el suministro de la Información Exógena Tributaria del año gravable 2012, al igual que lo hizo con el suministro de la información de años anteriores, la DIAN terminará publicando en su portal de Internet una versión reciente de su Prevalidador Tributario. Esta es una herramienta gratuita, y que podrá ser descargada hasta los computadores de todos los interesados en utilizarla.
A través de dicho “Prevalidador” se puede lograr cualquiera de los siguientes propósitos:
Por tanto, para la utilización de dicho “Prevalidador Tributario”, se hace necesario agotar los siguientes pasos: