Pagos a los trabajadores por concepto de viáticos y transporte – Maribel Medina Hoyos

Algunas entidades reconocen a sus trabajadores una serie de pagos pactados como no salariales, por concepto de transporte, viáticos y kilometraje, que tienen como finalidad el reconocimiento del gasto que éstos deben realizar por su desplazamiento, alimentación y alojamiento, en el desarrollo de sus funciones.

Para la legalización de estos pagos, en algunas ocasiones deben adjuntarse los soportes de los gastos efectuados, pero en la mayoría de los casos, esto no es necesario.

Al respecto, tenemos los siguientes comentarios:

1. Sobre los viáticos, la DIAN en Concepto 071735 de julio 18 de 2000 expresó:

«Ingreso laboral es todo lo recibido dentro de la relación laboral, legal o reglamentaria sin tener en cuenta la denominación que se le atribuya.

Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual.

Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso. Los viáticos permanentes por constituir un ingreso regular del trabajador se considera salario» (subrayado y negrilla fuera del texto).

• En lo referente a los pagos por medios de transporte, la DIAN mediante conceptos 18381 y 25249 de 1990, expresa que “los pagos efectuados a los trabajadores por medios de transporte, diferentes del subsidio de transporte, para el desempeño a cabalidad de sus funciones no es un ingreso tributario precisamente por no ser para su beneficio ni para subvenir a sus necesidades, por consiguiente no está sometido a retención en la fuente”.

“Por “medios de transporte”…se entiende todo pago efectuado a ciertos trabajadores para el desempeño a cabalidad de sus funciones, tales como mensajeros, estafetas, etc., quienes deben cumplir funciones fuera de su sede habitual…”.

• Aunque compartimos totalmente lo mencionado en los dos conceptos anteriores, en lo que hace referencia a que los pagos por transporte para el desempeño de las funciones propias del cargo, no constituyen un ingreso para el trabajador, consideramos que debe tenerse en cuenta lo siguiente, para poder adoptar esta posición:

En el Concepto de la DIAN 039124 del 25 de abril de 2000, “La oficina considera que la doctrina vigente es la consignada en el concepto 32320 de octubre 29 de 1.999 que modifica lo anteriormente expuesto, por cuanto únicamente se puede hablar de reembolso de gastos que no constituyen ingresos del trabajador los pagos realizados en el caso del artículo 10 del decreto 535 de 1.987 que señala: » No está sometido a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa «.

Lo dispuesto en éste artículo no se aplicará cuando los gastos correspondan a retribución ordinaria en el servicio, y se aplica a los trabajadores de la empresa privada” (subrayado fuera del texto).

Con base en lo anterior, en nuestra opinión, los pagos por transporte, viáticos y kilometraje reconocidos a los trabajadores, no se encuentran sometidos a retención en la fuente, únicamente si el trabajador ha entregado soportes que legalicen dichos pagos, de lo contrario, se convierten en pagos indirectos del trabajador, que por ser originados en la relación laboral, deben ser tomados como un mayor ingreso de éste y someterse al cálculo de retención en la fuente.

Nuestros criterios son autónomos, por lo tanto, nuestra interpretación de la norma legal puede diferir de aquella que hagan las autoridades tributarias y demás entes oficiales.

MARIBEL MEDINA HOYOS

Senior de Impuestos

CPAAI Cabrera y Asociados S.A.

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Santiago de Cali ( Colombia )