Papelería para varios períodos, ¿es un gasto o un activo?


Papelería para varios períodos, ¿es un gasto o un activo?

Algunas entidades adquieren papelería y otros suministros para varios períodos, lo cual representa valores importantes dentro de su estructura financiera. Explicamos cómo deben reconocerse estos montos en la contabilidad y qué otros aspectos es preciso contemplar al elaborar los estados financieros.

A continuación, daremos respuesta a la siguiente inquietud: ¿La papelería para varios períodos, por valores importantes, debe reconocerse como un gasto o como un activo?

Para resolver esta pregunta iniciamos mencionando que los Estándares Internacionales no prohíben el reconocimiento de materiales, empaques, implementos e insumos en el activo, tal como se hacía en el marco contable anterior (Decreto 2649 de 1993), siempre que estos correspondan a partidas que cumplan con la definición de “activo”.

Concretamente, en el caso de una entidad que compra papelería para utilizarla en varios períodos, es posible que esta se lleve como un inventario de suministros, siempre que estos correspondan a valores materiales. De esta forma, la entidad irá registrando un gasto o costo en la medida en que vaya consumiendo dicha papelería.

Los párrafos 13.1 del Estándar para Pymes y 6 del Estándar Pleno indican que los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio, en un proceso de producción con vistas a esa venta o en forma de materiales o suministros, que serán consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de los servicios. En ese orden de ideas, la papelería cabría dentro de esta definición, cuando vaya a ser consumida en el proceso de producción o durante la prestación de los servicios.

Es importante tener presente que deben ser valores materiales, porque el manejo de inventarios implica que la entidad ejecute un proceso más complejo, debido a que debe controlarse el consumo de dicho inventario para su adecuado registro en la contabilidad.

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