Para poder firmar electrónicamente las declaraciones se requiere de un buen computador

Quienes estén obligados a presentar virtualmente las declaraciones tributarias administradas por la DIAN deberán asegurarse de tener un computador con unos mínimos requisitos tecnológicos.

De conformidad con las disposiciones contenidas en la resolución 057 de enero 4 de 2007 (la cual fue luego modificada con la resolución 786 de enero 31 de 2007 ), la DIAN ha establecido que durante el 2007 muchas más empresas y personas naturales queden obligadas a presentar virtualmente (y ya no en papel) las declaraciones tributarias que son administradas por dicha entidad (consulta un editorial anterior al respecto)

Sin embargo, para poder cumplir con tal tarea es claro que las personas a quienes se les asigna su “ firma digital ” y que por tanto requerirán conectarse a la página de Internet de la DIAN (www.dian.gov.co) para poder firmar “digitalmente” sus declaraciones tributarias, no van a poder cumplir con dicha tarea si no cuentan con un “buen computador”

Para elaborar virtualmente las declaraciones, o para firmarlas digitalmente, se requiere un computador con unas mínimas características

En efecto, cuando se consulta en el portal de la DIAN encontramos que el equipo de computo desde el cual se ha de elaborar y presentar la respectiva declaración virtual, o el equipo de computo desde el cual se va a simplemente “firmar” dicha declaración (pues cada uno de esos pasos se pueden hacer en el mismo o en distintos computadores) es un equipo que debe reunir unos “ requisitos tecnológicos ” mínimos, a saber:

Requisitos de Hardware :

• Memoria RAM mínima de 256 MB (nota: aunque el link del portal de la DIAN dice “mínimo 128 MB”, en la papelería impresa que está entregando la DIAN por estos días en sus oficinas se lee “mínimo 256 MB”
• Procesador Pentium de 1Ghz (recomendado 1.8Ghz)
• Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768)

Requisitos de Software

• Sistema Operativo: Windows 2000 SP4 o Windows XP SP2
• Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 y preferencia de idioma "Español (Colombia) [es-co]" o superior o FireFox 1.0 y preferencia de idioma "Español/Colombia [es-co]" o superior, configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co
• Otros software adicionales: Acrobat Reader 5.0 o Superior, Flash 8.0 o superior y máquina virtual JAVA 1.4.2 o superior.

Por consiguiente, si la “persona natural” obligada a declarar virtualmente, o el Representante legal, Contador y Revisor Fiscal que firman en el caso de las “personas jurídicas”, no cuentan con un equipo de computo que reuna tales requisitos, necesitarán entonces pensar en renovar el que tienen o de lo contrario buscar cada mes a alguien que les alquile o preste un computador que sí se ajuste a tales requerimientos

También se requiere de una “buena conexión a Internet” y de una “buena impresora”

Pero el sistema de declaraciones virtuales no solo exige que el computador desde donde se harán los procesos virtuales sea un computador con los mínimos requisitos que antes aludimos.

Aparte de ello, el declarante virtual también debe asegurarse de contar con:

• Impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dp para imprimir los formularios que se elaboraron virtualmente, pues de esa forma podrá tener en sus archivos unos documentos que dejen ver en forma nítida lo que transmitió virtualmente (esa nitidez no la tendría si usa impresoras de cinta o de punto).
• Contar con una conexión a Internet que garantice un ancho de banda de 56 kbps (se recomiendan conexiones de banda ancha con un mínimo de 200 Kbps.) Las Personas Jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia ( http://www.nap.com.co/html/integrantes.htm ) ; el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.

  Aclaración: La DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de Telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, IMPSAT, PEOPLE ON LINE y TELMEX.

Y a todo lo anterior, podemos sumar el hecho de que al “Gerente”, o al “Contador” o al “Revisor Fiscal”, cuando les llegue la fecha de firmar digitalmente las declaraciones y no estén en su equipo de computo acostumbrado (quizás porque estén de vacaciones), entonces tendrían que contar también con su “memoria USB” para portar allí su archivo con la “firma digital”

Menos mal que la ley 1111 de 2006 le quitó el IVA a los computadores personales

Como vemos, todo este proceso de presentar “virtualmente” las declaraciones está “obligando” a que las empresas y personas se modernicen tecnológicamente.

Pero al respecto es conveniente destacar que con el art.31 de la más reciente ley de reforma tributaria ( ley 1111 de dic.27 de 2006 ), el cual modificó el art.424 del ET (bienes excluidos del IVA), se ha establecido que los computadores personales (de escritorio o portátiles), cuyo valor al momento de ser nacionalizado no exceda de 82 UVT (durante el 2007 eso sería : 82 x 20.974 = $1.720.000 ) son computadores en los cuales el importador de los mismos no tendrá que pagar el IVA a la DIAN (véase circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 ; además, si quieres profundizar más sobre los cambios que al IVA fueron introducidos por la ley 1111 de 2006, no dejes de consultar la conferencia No.6 de nuestro paquete de 14 conferencias sobre dicha ley)

Por consiguiente, cuando tal importador o un posterior comercializador los lleguen a revender (sin importar el precio por el cual los revenda) también los vendería excluidos del IVA (hasta antes de la ley 1111 de 2006, esos computadores estaban gravados con IVA del 16%)

Así las cosas, y al menos en lo que se refiere a poder contar con un mejor equipo de computo (sin tener que ir a los “café internét” o tener que ir “a donde el amigo”), la norma tributaria le estaría facilitando dicho asunto a los nuevos obligados a declarar virtualmente