¿Para qué un sistema de control interno?

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  • Publicado: 10 noviembre, 2016

¿Para qué un sistema de control interno?

Cada entidad fija su misión mediante el diseño de objetivos y metas, pues al tenerlos claros es más sencillo establecer estrategias para conseguirlos. El establecimiento de un sistema de control interno que monitoree el proceso de forma permanente, da un aporte significativo a su alcance.

El Control Interno puede definirse como el plan mediante el cual una organización establece principios, métodos y procedimientos que, coordinados y unidos entre sí, buscan proteger los recursos de la entidad, así como prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa.

El establecimiento de un sistema de control interno al interior de una compañía tiene importantes efectos positivos en su gestión, al igual que en la proyección de sus operaciones. Entre otros resultados, al implementar un sistema de este tipo la organización puede esperar:

  • Eficacia, eficiencia y economía en las operaciones que ejecuta, de forma que las tareas trazadas por la organización para el cumplimiento de sus objetivos misionales se lleven a cabo de la mejor forma.
  • Elevar la tasa de cumplimiento de las normas internas que la organización ha trazado al igual que aquellas establecidas por el ambiente externo; esto incluye manuales, leyes, planes, programas y proyectos, etc.
  • Maximizar la explotación de recursos, tanto financieros como físicos, mediante su protección a través de la administración de posibles fuentes de riesgo.

Necesidades de control interno frente a las operaciones de la entidad

La implementación de un sistema de control interno facilita el cumplimiento de los propósitos trazados con relación a la estructura operativa de la entidad, que están construidos sobre las preferencias, juicios y estilos de la administración.

“aun cuando existe una gran variedad de entidades dedicadas a ofrecer los mismos productos o servicios, cada una realiza sus operaciones de forma muy particular y, por tanto, es imposible encontrar entidades idénticas en este sentido”

Una premisa importante sobre la cual radica el triunfo de los sistemas de control interno es comprender que aun cuando existe una gran variedad de entidades dedicadas a ofrecer los mismos productos o servicios, cada una realiza sus operaciones de forma muy particular y, por tanto, es imposible encontrar entidades idénticas en este sentido.

La mera existencia de diferentes directivos y sus formas de manejar la organización afectan la estructura y las actitudes del personal, los controles necesarios y la forma de adelantar los procesos para conseguir ese fin que, como se dijo, sí puede ser semejante al de otras empresas; todas estas condiciones llevan a que una organización sea totalmente diferente a otra y a que sus resultados, por consiguiente, se vuelvan muy particulares.

En tal sentido, es necesario que los resultados de la compañía puedan confrontarse en un contexto específico. Por ejemplo, sería relevante que la entidad se enfoque en potencializar:

  • La fortaleza frente a las presiones competitivas por calidad.
  • Reducir los ciclos de tiempo para ofrecer el producto al mercado.
  • Mejorar de manera sustancial la atención al cliente.
  • Acoplarse al cambio en tecnología.

El departamento de control interno tendrá la responsabilidad de determinar si los resultados de la compañía, en un período establecido, son acordes con la realidad y demandas del mercado y si están expresados en términos que permitan conocer por completo las mediciones de desempeño.

La clave del éxito será definir de forma clara y específica los objetivos y estrategias respecto a la operación del negocio, relacionándolos con los objetivos particulares de los bajos niveles de la organización. Esto le facilitará un punto central para evaluar el compromiso de los recursos sustanciales.

Requerimientos frente a la protección de recursos

Uno de los propósitos del sistema de control interno es la salvaguarda de recursos; si bien podría intuirse que lograrlo depende fundamentalmente de la adecuada gestión de las actividades de operación, hay otros aspectos que afectan las posibilidades de llevar a cabo dicho propósito. Entre estos se cuentan la correcta administración y prevención de pérdidas por sucesos indeseados como hurtos, al igual que malas decisiones económicas como vender productos por debajo de los costos reales, adquirir créditos con tasas abusivas o riesgos dañinos que exceden la capacidad real de endeudamiento, la imposibilidad de la organización de retener empleados clave, incurrir en problemas de tipo jurídico que podrían haberse evitado a tiempo o no proteger el manejo de recursos como información financiera y otros datos internos de elevada importancia.

La clave del éxito será balancear los objetivos y los recursos al identificar las actividades que son importantes para la consecución de la finalidad global y principal de la organización.

Papel del sistema con relación al cumplimiento de normas

Muchas de las decisiones que se toman en las organizaciones deben responder a la conducción de las actividades internas al cumplimiento de leyes y otras regulaciones aplicables, además de sus propios manuales y demás disposiciones administrativas. Todas estas normas establecen las condiciones mínimas de comportamiento sobre aspectos específicos y el sistema de control interno debe velar por su efectivo cumplimiento.

Algunos ejemplos de regulaciones que modifican los procesos internos de las compañías pueden ser las relacionadas con la conservación de cadena en frío para entidades que fabrican y/o comercializan alimentos de delicada conservación, o las cuestiones de seguridad industrial y salud ocupacional.

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