Pasos para recibir o entregar una factura – Gabriel Vásquez Tristancho

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho*

Se reglamentó mediante Decreto 3327 de Septiembre 3 de 2009 las posibles contingencias que se presentan en la circulación de las facturas como título valor (Ley 1231 de 2008). Los controles internos en las empresas tanto para recibirlas de los proveedores como para entregarlas a clientes, deberán ser muy rigurosos, con personal responsable del registro estricto de cada uno de los pasos previstos en la norma, para poder gestionar adecuadamente la tesorería por un lado, pero  por otro, evitar posibles implicaciones administrativas, civiles y penales de conformidad con las leyes aplicables.

Pasos del comprador

Recomendamos reglamentar internamente la circulación de las facturas recibidas de los proveedores, nunca retener el original e implementar un registro estricto de las fechas, responsables y trámites antes de la aceptación del título valor. Deberá implementar las condiciones para su rechazo o aceptación de manera casi automática, por cuanto el término para este paso es demasiado corto, 10 días, luego viene la aceptación tácita e irrevocable, como se detalla a continuación.

Si opta por no aceptar la factura de manera inmediata, el vendedor le entregará una copia, para que dentro del término de los diez (10) días calendario siguientes a su recepción: 1. Solicite al vendedor la presentación del original de la factura, para firmarla como constancia de su aceptación y de la recepción de los bienes comprados o servicios adquiridos o manifieste su rechazo de la factura y en ambos casos devolverla de forma inmediata al vendedor o, 2. La acepte o rechace de forma expresa en documento aparte, en los términos del artículo 2 de la Ley1231 de 2008.

Una vez cumplido el término de los diez (10) días calendario siguientes a su recepción, sin que haya operado alguno de los eventos señalados, se entenderá que ésta ha sido aceptada de forma tácita e irrevocable, en los términos del inciso 3° del artículo 2 de la Ley 1231 de 2008. El vendedor solamente podrá poner en circulación la factura una vez transcurridos tres días hábiles contados a partir del vencimiento del término de diez (10) días calendario a que se refiere este inciso.

Pasos del vendedor

Es la posición más aburrida. Igual que en el caso de las facturas recibidas de los proveedores, con las entregadas a los clientes sugerimos un registro de cada uno de los trámites. En espera de la aceptación expresa en documento separado o de la aceptación tácita, aplicará las siguientes reglas:

1. Deberá esperar a que ocurra dicha aceptación antes de poner en circulación la factura original. 2. El encargado de recibir la copia de la factura deberá incluir en el original que conserva el vendedor, la fecha en que fue recibida dicha copia, así como el nombre, la identificación y la firma de quien sea el encargado de recibirla. Estas manifestaciones se entenderán hechas bajo la gravedad de juramento. 3. En el evento en que operen los presupuestos de la aceptación tácita, el vendedor deberá incluir en la factura original y bajo la gravedad de juramento, una indicación de que operaron los presupuestos de la aceptación tácita, teniendo en cuenta para el efecto la fecha de recibo señalada en el numeral anterior. La fecha de recibo debe ser incluida directamente por el comprador en la factura original que conserva vendedor. 4. La aceptación expresa en documento separado o la aceptación tácita, sustituyen el requisito de la firma del obligado en el original de la factura. 5. La entrega de una copia de la factura al comprador, es condición para que proceda la aceptación tácita o la aceptación expresa en documento separado. 6. Cuando la aceptación de la factura conste en documento separado, éste deberá adherirse al original para todos sus efectos y deberá señalar como mínimo, además de la aceptación expresa, el nombre e identificación de quien acepta, el número de la factura que se acepta y la fecha de aceptación.

Rechazado el título valor por el comprador, si el vendedor lo endosa, quedará incurso en las acciones de carácter penal que se puedan derivar de esta conducta.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia.
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 13 de Septiembre de 2009