De acuerdo con lo indicado en los Artículos 113 y 114 del Decreto 2649 de 1993, cuando se preparen Estados Financieros de propósito general (básicos y consolidados), los mismos deben estar acompañados de sus Notas.
Las Notas que como mínimo se deben elaborar junto con los Estados Financieros básicos son aquellas a las que hace referencia el Artículo 115 del Decreto 2649 de 1993 (entre ellas se encuentran las destinadas a revelar las principales políticas contables del ente económico, o si se dieron operaciones con partes relacionadas, etc.)
Sin embargo, el criterio guiador básico que deben seguir los administradores para decidir si una partida de los Estados Financieros requiere ampliación o aclaración mediante Notas es el indicado en el inciso tercero del artículo 113 del decreto 2649 de 1993 donde se lee:
“Las normas contenidas en este capítulo son aplicables a elementos o partidas materiales, es decir, a las que tienen importancia significativa para la evaluación de la situación financiera de la empresa y sus resultados”
(Los subrayados son nuestros)
Como se ve, la intención del Decreto 2649 es que las partidas que requieren tener una ampliación mediante notas son solo aquellas que sean “materiales” o de “importancia significativa”. Al respecto, el artículo 16 del mismo decreto dice lo siguiente:
ART. 16.—Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.
Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.
Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda
(Los subrayados son nuestros)
En armonía con lo que dice ese inciso tercero del artículo 16, es por eso que en el Artículo 116 del Decreto 2649, cuando se dan instrucciones sobre la amplitud que se debe hacer a la información que se revele en el Balance General (ya sea en el cuerpo del mismo o a través de Notas), el numeral 15 de dicho artículo dice lo siguiente:
“15. Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a más del 5% del activo total”
Y en el numeral 6 del artículo 117 del mismo Decreto, relacionado con la información que se revelaría en el Estado de Resultados (ya sea en el cuerpo del mismo o a través de Notas), también se da una instrucción similar. Allí se lee:
“6. Otros conceptos cuyo importe sea del 5% o más de los ingresos brutos.”
Con lo anterior, quedaría claro que las cifras que cumplan esos parámetros antes citados son cifras que cumplen con ser materiales y son entonces las que siempre requerirán una revelación especial.
Además, debe tenerse presente que si no se hace la revelación o ampliación respectiva de dichas partidas, en ese caso, y según lo indicado en el Artículo.40 de la ley 222 de 1995, las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia y control podrán ordenar la rectificación de los Estados Financieros o las notas que no se ajusten a las normas legales.