Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los empleadores tienen la obligación de realizar de manera correcta y oportuna los aportes al sistema de seguridad social de sus trabajadores, so pena de que le sean impuestas sanciones por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–. Conoce algunas pautas para evitar sanciones.
Los empleadores tienen la obligación de realizar los aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales) de sus trabajadores dependientes. Para esto deberán afiliar al trabajador al sistema, realizar los aportes sobre el ingreso base de cotización –IBC– correcto y no presentar mora en el sistema.
De no cumplir dichas obligaciones, los empleadores podrían ser objeto de sanciones por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–, a la cual le corresponde velar por la correcta liquidación y pago de los aportes al sistema de seguridad social en Colombia.
En nuestro Especial Actualícese Requerimientos y procesos de fiscalización de la UGPP podrás encontrar toda la información referente a las obligaciones de los empleadores y trabajadores dependientes con el sistema de seguridad social.
A continuación, realizaremos un breve recuento de las principales pautas que debe tener un empleador respecto a sus obligaciones con el sistema de seguridad social para evitar inconvenientes con la UGPP:
Una vez se inicie a la relación laboral (indistintamente de si el trabajador se encuentra en período de prueba), el empleador debe afiliar al trabajador al sistema de seguridad social. Esto deberá reportarse como novedad de ingreso en la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila–.
En caso de que no se realice la afiliación del trabajador, la UGPP calificará esta conducta como omisión en la afiliación y realizará el cobro de los aportes debidos al sistema.
Al momento de realizar los aportes, el empleador debe reportar el IBC correctamente, es decir, el salario real del trabajador, e incluir los elementos que constituyen salario, como comisiones, bonificaciones, etc.
Si el empleador reporta un IBC por menos del valor real o no incluye elementos que constituyen salario, será calificado por la UGPP como inexacto. La entidad realizará llamados persuasivos al empleador para que solucione la situación, lo cual podrá realizar mediante el uso de la planilla Pila N de correcciones; si no atiende el llamado, se procederá al cobro coactivo.
La ley establece fechas especificas para el pago de aportes a seguridad social (consulta nuestra Cartilla Práctica Nómina: conceptos y liquidación). El empleador debe estar muy atento a estas fechas para evitar caer en mora y que la UGPP le realice un requerimiento persuasivo. Una cuestión importante, en este aspecto, es al momento de la finalización del contrato de trabajo, en el cual el empleador debe reportar en la Pila la novedad de retiro del trabajador, so pena de tener que pagar el período completo aunque el trabajador no haya laborado y, además, intereses moratorios.
El empleador debe reportar de manera correcta el tipo de cotizante, por ejemplo, a los trabajadores dependientes reportarlos como tal y no como aprendices del Sena para efectos de no pagar determinados aportes al sistema.
Por último, conviene mencionar que el empleador podrá corregir cada una de las anteriores situaciones sin que haya lugar a sanciones siempre que atienda los requerimientos de la UGPP de manera oportuna y dentro de los plazos que se le indiquen; de lo contrario la entidad procederá a implementar acciones coactivas.
Este tema hace parte de nuestro Especial Actualícese Requerimientos y procesos de fiscalización de la UGPP. ¡No dejes de leerlo!
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