Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Uno de los deberes fundamentales que la ley desde hace muchos años ha impuesto a determinadas personas como es el caso de los comerciantes, es el de llevar contabilidad de sus asuntos y negocios, al igual que la información y documentos relacionados con los mismos previendo la obligación complementaria de que la contabilidad, así como los libros, registros contables en general, inventarios y estados financieros, deben ajustarse a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia (Artículo 48 Código del Comercio).
El Decreto 2649 de 1.993 y sus normas complementarias establecen específicamente los libros debe llevar el comerciante como obligatorios, como son:
Estos constituyen en su conjunto lo que en el artículo 49 del Código de Comercio denomina Libros de Comercio.
El artículo 195 del Código de Comercio en lo concerniente al Libro de Actas consagra explícitamente que es deber de la sociedad llevar un libro debidamente registrado en el que se deben anotar por orden cronológico las actas de las reuniones de la Asamblea o Junta de Socios, advirtiendo que las mismas deben ser firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta.
De tal manera que se reitera lo expresado en el Artículo 189 del Código de Comercio, de acuerdo con el cual todas las decisiones del máximo órgano social habrán de constar en actas aprobadas por el mismo, o por las personas que para ese fin se designen, en las que deberá indicarse además la forma en que hayan sido convocados los socios o asistentes y, los votos emitidos en cada caso.
En este tipo de situaciones, la Superintendencia de Sociedades ha dado los siguientes parámetros a seguir:
“…El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los 6 meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
(…)
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de la copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.
Si de lo que se trata es de la pérdida o extravío de un libro completo que no ha sido reproducido aún a través de los medios técnicos, magnéticos o electrónicos que la Ley permite, según los términos del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y otras complementarias, el procedimiento legal de lo que se pretende como la reconstrucción en su integridad el libro con todas y cada una de las actas que hubieren estado incluidas en el mismo, desde la primera hasta la última que se hubiere asentada en él, bien sea dicho de paso, no hacen ninguna discriminación por el carácter de las decisiones que consten en las actas, lo que supone la necesidad de agotar cuando menos los medios que de manera expresa se menciona, en procura de lograr la reconstrucción total de los documentos “…en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta…”.
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