Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Despejemos la siguiente duda. Luego de presentada la declaración de renta de una persona natural, ¿por cuánto tiempo se deben conservar los soportes?
Hay que ver un par de normatividades. Uno es el art. 632 del E.T.
ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.
En este artículo se da a entender que los soportes habría que guardarlos por 5 años, pero esto no aplicaría en el caso de los que sean contribuyentes declarantes de renta, porque si declara renta el art. 46 de la Ley 962 dice:
ARTÍCULO 46. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.
Subrayado nuestro
Por el tiempo que haya de quedar en firme la declaración de renta, por este tiempo guarda los soportes.
En este artículo dice que si la entidad no presentó declaración de renta sino declaración de ingresos y patrimonio, a esa sí hay que guardarle los documentos soporte de la declaración durante 5 años.
Para una persona natural que no declara renta, por ejemplo un asalariado que no se pasó de los topes de patrimonio ni ingresos, ni consignaciones, debe conservar el formulario 220, que le dan a comienzo del año en la empresa, que en la parte de abajo debe firmar el propio asalariado diciendo que «no quedo obligado a declarar renta porque mi patrimonio no se pasó de tanto, etc».
Este formulario 220 habría que guardarlo por cinco años porque la DIAN tiene este tiempo para perseguir a alguien que consideren que está obligado a presentar renta.
Quien sí presentó declaración de renta y empieza a transcurrir su firmeza, tenga los soportes adjuntos en esa declaración hasta que quede en firme. A los dos años ya se puede ir desprendiendo de esos archivos para que no tenga acumulación porque son soportes que la DIAN no podrá auditar.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
