Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Alberto Redondo, director de marketing de Seres afirma que adoptar la factura electrónica impulsa y acelera la digitalización de un negocio, generando un efecto bola de nieve entre clientes y proveedores, donde los primeros arrastran a los segundos; una ventaja para la empresa.
Para Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latinoamérica, para que el cambio a la factura electrónica no se convierta en un problema lo mejor es apoyarse en el servicio de factura electrónica de un proveedor tecnológico que permita cubrir el 100 % de las necesidades de la empresa.
El ahorro de tiempo y dinero es un argumento irrebatible a la hora de decidir si una empresa migra a un servicio de factura electrónica o si continúa facturando en papel. Frente a la factura tradicional, la emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67 %, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. En la recepción, pasar del papel a lo electrónico supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago, archivo, entre otros, se reduzcan drásticamente en un 65 %; también se reducen los costes de almacenamiento con un ahorro que puede llegar al 81 %.
En cuanto al tiempo, la emisión de una factura en papel (creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel) tarda en promedio 1 minuto y 33 segundos, mientras la factura electrónica solo tarda 30 segundos. En recepción, la factura en papel reclama unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual, en comparación con los 2 minutos y 30 segundos que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica. Finalmente, se destaca la eliminación de tareas rutinarias, ahorrando miles de horas dedicadas a tareas improductivas.
La factura electrónica está en el corazón de la transformación digital de las empresas. De poco sirve hacer grandes inversiones en digitalizar y modernizar la empresa si la factura electrónica no se utiliza, ya que la digitalización queda inconclusa. De hecho, seguir facturando en papel no solo supone que el documento más importante del negocio se mantiene en un medio obsoleto, sino que obliga a todos los implicados en su gestión a trabajar de manera no digital.
En la práctica, la adopción de la factura electrónica impulsa y acelera la digitalización del negocio, generando un efecto bola de nieve entre los clientes y proveedores. De hecho, los grandes clientes arrastran a sus proveedores, y estos, a su vez, ven cómo un requerimiento del cliente se convierte en una ventaja competitiva para su empresa.
La primera ventaja, además de los ahorros mencionados, es la mejora de la gestión del negocio, derivada de un proceso, a saber, el de facturación, que se automatiza, aportando velocidad, seguridad y fiabilidad. Las facturas salen cuando tienen que salir, no se pierden en el camino. Si están equivocadas, se corrigen rápidamente; el cliente no puede repudiarlas; los pagos y cobros se aceleran. Además, mejora la tesorería y la gestión financiera al saber en todo momento el estado de los cobros y pagos. Al acelerar su aceptación, la empresa puede negociarlas con su banco para acceder a otras fórmulas de financiación más ventajosas.
En realidad, basta con contratar el servicio con un proveedor tecnológico autorizado, ya que este se ocupará de todo. Una de las barreras que ha tenido la factura electrónica en otros países ha sido que, en primera instancia, las empresas preferían desarrollar por medios propios sus sistemas de facturación, lo que obligaba a invertir, entre otros aspectos, en software, recursos humanos, capacitación. Además, la anterior situación creaba más problemas de los que resolvía, a causa de las incompatibilidades que se producían entre los diferentes softwares y la desactualización constante respecto a los cambios normativos de cada país.
A la larga, estas empresas se dieron cuenta de su error y acabaron apostando por apoyarse en un proveedor de factura electrónica, debido a que la contratación de un servicio de facturación electrónica a través de un proveedor resuelve todos estos problemas y permite empezar a utilizar el formato digital de un día para otro.
El modelo de desarrollo propio siempre es caro y traumático. La solución está en los proveedores tecnológicos de facturación electrónica. En este caso, para que el cambio a la factura electrónica no se convierta en un problema, lo mejor es apoyarse en el servicio de factura electrónica de un proveedor tecnológico que permita cubrir el 100 % de las necesidades de la empresa (fomentando la interacción eficiente entre empresas tanto nacionales como de cualquier parte del mundo, ofreciendo conectividad, transporte, trazabilidad, visibilidad, integración y seguridad) y que actúe, además, como tercero de confianza.
Yo les diría que pregunten a quienes ya la utilizan con éxito cómo lo han hecho y qué piensan al respecto. Quizá encuentren situaciones traumáticas (en casos de desarrollo propio), pero en la mayoría de las situaciones encontrarán empresarios felices y satisfechos porque su negocio se ha modernizado, es más eficiente, competitivo, rentable y productivo. Para la mayoría, volver al papel sería una pesadilla.
En este caso, la factura electrónica mejora la contabilidad profesional, familiar y personal, y la simplifica. La factura en papel no se guarda, se pierde, se estropea, y es el documento que nos permite reclamar ante el vendedor de un producto o proveedor de un servicio. Gracias a la factura electrónica va a existir un antes y un después en la gestión de la economía doméstica y de los profesionales.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
