Políticas contables en propiedad horizontal: ¿quién las aprueba?

Dada la particular estructura de las propiedades horizontales, en las que los órganos administrativos no tienen un enfoque de evaluación empresarial, es dudoso determinar a quién le corresponde la aprobación de las políticas contables en el proceso de implementación de las normas internacionales.

El principio general indica que las políticas debe aprobarlas el máximo órgano de la entidad; en la estructura de las entidades está el gerente pero este es solo una pieza administrativa, un representante, pero por encima de él hay un Consejo de Administración y sobre ellos está la Asamblea de Copropietarios.

Esas políticas contables y de información financiera deben ser elevadas para aprobación hasta el máximo órgano; no es la Gerencia quien establece las políticas, no es ni siquiera el Consejo de Administración el que diseña dicho documento, sino que en este caso debe ser elevado a la Asamblea de Copropietarios.

En la práctica, no se van a reunir todos los copropietarios, en el caso de una propiedad horizontal, ni todos los socios, en el caso de una sociedad, a leer el documento de políticas página por página; este puede tener 30 páginas si es una empresa muy pequeña, e irá aumentando dependiendo el grado de complejidad de la entidad. Lo habitual será que no todos se reúnan a revisar los documentos, sino que se designe un grupo o comisión de estudio encargada de la tarea de revisar esas políticas que ya han sido trabajadas por la Gerencia, por el consultor en NIIF en conjunto con el área financiera, ya probablemente han sido revisadas por el Consejo de Administración y por tanto ya han tenido una serie de filtros por lo cual el máximo Órgano debe revisar en esas políticas qué implicación tienen y examinar los tratamientos que se eligieron entre varias posibilidades, si se escogieron los más apropiados.

En todo caso, debe resaltarse que en ningún caso podrá ser el gerente, ni el contador, ni el auditor interno o externo, ni el revisor fiscal o el consultor de NIIF quien realice y apruebe ese documento; estos personajes son asesores del proceso pero solo el máximo Órgano de administración de la entidad podrá dar el visto bueno al documento final.

Ahora bien, algunos colegas han mostrado su desacuerdo con la idea aquí sostenida, en tanto argumentan que el concepto de la Ley 1314 del 2009 indica que es la Administración la que debe estar frente a la implementación de las normas financieras, y es quien nombrará un comité para que se encargue de ello; de la misma forma mencionan que no es coherente que la Asamblea se ponga al frente de un tema que es confuso hasta para los mismo administradores y que el artículo 51 de la Ley 675 del 2001 menciona que es la Administración la responsable de la contabilidad de la copropiedad.

Ante este cuestionamiento planteado por nuestros usuarios, es prudente mencionar que si bien es cierto que el administrador es el responsable de la contabilidad de la copropiedad, así como lo es el representante legal en todas las personas jurídicas, hemos sostenido la tesis de que las políticas contables sean aprobadas por un órgano superior, dado que uno de los objetivos de la información financiera, según el párrafo 2.3 de la NIIF para pymes, es dar cuenta de la gestión sobre los recursos en poder de la entidad. Si el representante legal (o el gerente) aprueban por sí mismos las políticas, sin intervención del Órgano Superior, estarían estableciendo sus propias reglas de juego.

La NIIF para pymes y la NIC 8 establecen que la entidad define sus políticas contables, aunque no especifica que tenga que ser el Máximo Órgano.

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