Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Hasta el 29 de junio de 2010 transcurrirán los plazos para que todos aquellos que actuaron como agentes de retenciones en la fuente durante el año 2009 (ya sea a título de renta, o de IVA o de impuesto de timbre) le suministren a la DIAN, ya sea en forma virtual o presencial, el detalle de la totalidad de dichas retenciones usando para ello el ya famoso “formato 1002” (ver artículos 18 y 19 de la Resolución DIAN 7935 de Julio de 2009; consulta también nuestro anterior editorial: ¿Quiénes tendrán que presentar virtualmente el Formato 1002 con las retenciones del 2009?”)
Y tal como lo sugerimos en una herramienta anterior, una vez que se haya cumplido con entregar esa información tributaria es conveniente tener no solo copias o respaldos de seguridad del archivo o archivos entregados sino tener también impreso en papel los mismos datos incluidos en el formato 1002 pues de esa forma la persona que diligenció el formato (y que podría no estar al frente de la empresa para cuando en el futuro la DIAN posiblemente pida más detalles sobre la información entregada)puede incluir en esos papeles algunos comentarios pertinentes aclaratorios de lo que tuvo que hacer al momento de elaborar el archivo (comentarios que no se podrían ver dentro del simple archivo en Excel que se entregó; consulta nuestra herramienta:” [Excel] Cuestionario guía para quienes únicamente entregarán el Formato 1002 a la DIAN por el año gravable 2009”).
Ahora bien, surge la pregunta: ¿Por cuánto tiempo es obligatorio conservar los archivos xml entregados a la DIAN, y los demás documentos que se utilizaron para elaborarlos?
Pues bien, en estos casos relacionados con el suministro de información exógena tributaria a la DIAN no existe una norma directa que de la respuesta a esa pregunta como sí la hay para el caso de los soportes de las declaraciones tributarias.
Y es que en el caso de las declaraciones tributarias, el Artículo 632 del Estatuto tributario, en combinación con lo indicado en el Artículo 46 de la Ley 962 de Julio de 2005 (Ley antitrámites) y la Circular DIAN 118 de Octubre de 2005, indican que para quienes presentan declaraciones de renta los soportes y libros contables de esas declaraciones de renta y de IVA y de Retención en la fuente solo se tendrían que conservar por el tiempo en que haya de quedar en firme la Declaración de Renta. Y para los que son no contribuyentes del impuesto de renta (ya sea que deban presentar o no las declaraciones de ingresos y patrimonio), para ellos esos soportes sí se tienen que conservar 5 años.
Puede decirse entonces que en el caso de los archivos xml de información exógena, y los soportes utilizados para elaborarlos, habría que conservarlos por lo menos durante el mismo periodo de tiempo en que la DIAN podría hacerles investigaciones y detectarles inconsistencias exigiendo entonces una corrección a los mismos.
Según el artículo 638 del Estatuto Tributario, para quienes presenten oportunamente esos reportes, la DIAN tendría en la práctica 3 años, contados desde el vencimiento del plazo para presentarlos, como plazo para auditarlos y detectarles posibles inconsistencias y exigir una corrección. Ese es el mismo plazo que también tiene la DIAN para actuar y exigirle los reportes a los que no los llegan a presentar (véase el Concepto DIAN 96801 de Noviembre de 2009; consulta también nuestro anterior editorial: “¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para detectar errores a los reportes de información exógena tributaria?”).
Pero esa norma no aclara qué pasaría con aquellos que lleguen a presentar extemporáneamente los reportes. No se da a entender (como sí lo hace el artículo 714 del Estatuto Tributario con las declaraciones presentadas extemporáneamente) que en el caso de que un reporte de información exógena se presente extemporáneamente, que entonces desde la fecha de la presentación extemporánea sería cuando empiezan a transcurrir los 3 años de plazo para auditarlos. Es decir, los 3 años de plazo siempre se contarán desde la fecha en que se vencía el plazo para entregar el reporte, y si alguien los presenta al final de esos 3 años, pues la DIAN ya no tendrá tiempo para auditarlos.
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