Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

¿Por qué es tan importante notificar a la DIAN oportunamente los cambios de dirección?

Actualizado: 11 septiembre, 2013 (hace 11 años)

Si alguien no notifica oportunamente sus cambios de dirección, en ese caso se expone a la sanción del art. 658-3 del E.T., igualmente su RUT podrá quedar suspendido lo que provocará que los terceros no le podrán seguir comprando, pues los costos y gastos no les serán aceptados por la DIAN.

La dirección para ubicación física que figure en el Registro Único Tributario de las personas naturales y jurídicas es uno de los datos que siempre se debe mantener actualizada pues de lo contrario no solo habría problemas para esa persona natural o jurídica que no ha cumplido con actualizarla, sino también para todos los demás entes jurídicos y personas naturales que realizan operaciones tributarias con los primeros.

Para la persona natural o jurídica que no actualice oportunamente su dirección de ubicación física los problemas que enfrentaría serían básicamente los siguientes:

Los requerimientos y demás oficios que la DIAN le envíe terminarán siendo devueltos, lo cual llevará a que la entidad los tenga que publicar en una parte especial de su página web (tal como lo dispusieron los artículos 58 a 62 del Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012). Si el contribuyente no mira oportunamente la página web de la DIAN entonces estará perdiendo la oportunidad de defenderse de los procesos que le haya iniciado la DIAN.
Cuando el cambio de dirección no se notifica oportunamente en el RUT (para lo cual solo se tiene un mes de plazo desde el día en que se hizo el cambio), en ese caso le aplicaran la sanción del numeral 3 del art. 658-3 del E.T. la cual equivale a 2 UVT ( 2 x $26.841) por cada día de atraso en haberse demorado en actualizar la dirección. El problema de la actualización de la dirección es que se trata de uno de los pocos casos en que la actualización no se puede hacer virtualmente (ni siquiera para los que tienen firma digital) pues implica acercarse a la Cámara de Comercio o la DIAN (según si se es comerciante o no) con el original y copia de un recibo de servicios públicos reciente del nuevo domicilio del contribuyente, o con el original y copia del más reciente recibo de impuesto predial de ese nuevo domicilio (ver art. 10 del Decreto 2788 de 2004 luego de ser modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011).
A partir de enero 1 de 2013, y según lo estableció el art. 63 del Decreto-Ley Antitrámites 019 de enero de 2012, la dirección que se tenga en el RUT administrado por la DIAN será la única a la cual todas las entidades territoriales (las que cobran los impuetos departamentales y municipales) deberán dirigir sus correspondencias. Incluso, es la única dirección que deberá tomar en cuenta las Cámaras de Comercio para quienes también deben figurar en el registro mercantil.

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Problemas quienes compran a alguien con la dirección desactualizada

Para el caso de las personas jurídicas y naturales que realicen operaciones con aquellos que no actualizan su dirección ante la DIAN, el problema se presentará el día en que la DIAN haya decidido “suspenderle” el RUT a dicho contribuyente que no tiene su dirección actualizada, pues a partir de ese momento los costos y gastos en que se incurra con ese contribuyente no se aceptarán en las declaraciones ni de renta ni de IVA de los compradores.

Así lo indica el art. 10-2 del Decreto 2788 de 2004 (luego de ser modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011), el cual dispone que el RUT de cualquier contribuyente se podrá declarar como “suspendido” ante varios eventos entre ellos el siguiente:

“Cuando en las visitas realizadas por los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que la dirección registrada en el Registro Único Tributario es inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.”

Ese tipo de medidas se adoptaron a causa justamente del escándalo que se vivió en la DIAN con las solicitudes de devolución de falsos saldos a favor en IVA, pues los que formaban el saldo a favor fraudulento decían que el IVA lo habían pagado a ciertos contribuyentes los cuales tenían falsos RUT o falsas direcciones, y la DIAN no pudo cobrarle el IVA a ese supuesto vendedor pero sí tuvo que hacerle la devolución al que formó el saldo a favor.

En consecuencia, desde mediados del 2011 todas las empresas y personas naturales que no quieran ver rechazados sus costos y gastos o sus IVA descontables tienen que estar verificando que el RUT de sus proveedores no llegue a figurar como “suspendido”, quizás por causa de que la DIAN detectó que no habían actualizado la dirección.

Para saber si el RUT de alguien figura como “activo”, “suspendido” o “cancelado”, se debe usar la herramienta gratuita de la DIAN denominada “consulta estado del RUT”.