Por qué exige la DIAN que el Representante legal, el Contador y el Revisor Fiscal tengan su propio RUT?

En uno de nuestros recientes editoriales, publicado el 23 de enero de 2006 (si quieres leerlo haz click aquí), se hizo mención a la disposición introducida por la DIAN en su resolución 12800 de dic.28 de 2005, y más exactamente, en el artículo segundo de la misma en la cual se indica que tanto representantes legales, como apoderados, como Revisores Fiscales o como Contadores, cuando firmen en las declaraciones tributarias de otros contribuyentes distintos de ellos mismos como personas naturales, en tal caso tales personas naturales deben tener su propio RUT. 

Han sido tal las dudas que dicho editorial ha generado entre nuestros usuarios, que nos dimos a la tarea de investigar un poco más cual es el verdadero objetivo que persiguió la DIAN al establecer dicha norma, y nos hemos encontrado con las “otras piezas del rompecabezas” con las cuales sí se pueden, a esta nueva fecha, tener una visión más clara del asunto. Por tanto, al final de este artículo pretendemos dar la respuesta a esa gran inquietud que se ha generado entre nuestros usuarios y que le da el titulo al presente editorial, y para ello recomendamos leer en su totalidad la información que a continuación publicamos.

Los grandes cambios en los servicios que prestará la DIAN durante el 2006

Para  el presente año 2006 la DIAN se había trazado como meta el poner en funcionamiento lo que  desde finales del año 2005 (mediante normas como el dec.4694 de dic. 22 2005, con el cual se modifica al dec.408 de 2001, y la resolución 12717 de dic. 27 de 2005) había anunciado como parte de la nueva cara que la entidad tendrá para cumplir con sus metas de estimular el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Nos referimos a la puesta en marcha de sus nuevos “Servicios Informáticos Electrónicos”, los cuales a la fecha de este nuevo editorial ya se encuentran rodando y que se resumen en las siguientes líneas:

1. El servicio del “Diligenciamiento virtual” de las declaraciones tributarias y aduaneras

De conformidad con lo indicado en el art.4 de la ley 962 de julio de  2005 (Ley antitrámites), las Entidades de la Administración pública (entre las cuales se cuenta obviamente a la DIAN) tienen la obligación de que, en un plazo no mayor a 1 año posterior a la expedición de la ley 962, los formularios para cumplir con los tramites que ellas administran se puedan adquirir gratuitamente. Incluso, la misma norma da la posibilidad de que tal gratuidad sea posible no solamente adquiriendo el formulario en papel sin cancelar ningún valor, si no que el respectivo formulario se pueda diligenciar en forma “electrónica”.

Aunque el Gobierno nacional debe reglamentar dicho art.4 de la ley 962 de 2005, la DIAN no se espero hasta ese momento sino que, aprovechando las ventajas que le ofrece su plataforma tecnológica MUISCA, decidió empezar durante el presente año 2006 ha hacer realidad ese propósito de que los formularios de varias de sus declaraciones tributarias se puedan “Diligenciar” o “Diligenciar y presentar” a través de su mismo portal.

Quiere decir lo anterior que será una realidad el que durante el presente año 2006, en vez de ir y pagar en una oficina de Servientrega los $6.000 que cuesta el formulario en papel para declaración de renta 2005, o los $3.500 que cuestan los formularios para declaraciones de IVA y de retenciones en la fuente 2006 (precios que solo se podrán cobrar hasta julio de 2006 pues a partir de esa fecha los de la calle también deben ser gratuitos), los mismos se puedan diligenciar “electrónicamente” en el mismo portal de la DIAN (para saber cuales son los formularios de declaraciones tributarias que se podrán diligenciar con esa tecnología, véase el art. 15 de la resolución 12803 de dic.28 2005; y para saber cuales son los formularios de declaraciones aduaneras y cambiarias que se podrán diligenciar con esa tecnología, véase el art. 17 de la resolución 12799 de dic 28 de 2005).

2. El servicio de “Presentación virtual’ de las declaraciones tributarias y aduaneras

Como ya lo mencionamos anteriormente, la declararon tributaria que se diligencie  electrónicamente a través del portal de la DIAN podrá sufrir uno cualquiera de los siguientes dos destinos:

1. Que solo quede “Diligenciada”: Esto significa que el formulario una vez diligenciado, se deberá imprimir, en original y dos copias, para que luego el Representante legal, o el apoderado, más el Contador o Revisor Fiscal lo  firmen con bolígrafo y se lleve  a presentar en bancos. En los mismos bancos, también le corresponderá hacer el pago del impuesto a cargo
   (Nota: para ampliar mas este punto, visita el link respectivo de la DIAN sobre cómo diligenciar los documentos  y luego de leer ese, ingresando al sistema MUISCA.)

2. Que quede “Diligenciada y presentada”: Esto significa que al formulario una vez diligenciado, se le podrán digitar en la misma pantalla  las respectivas  “firmas electrónicas” (claves secretas) del Representante legal, o del apoderado, mas la del Contador o del Revisor Fiscal, y con tales “firmas electrónicas” el usuario podrá sentir que su declaración quedó “presentada” de una vez ante la DIAN (se ahorra la impresión y la ida al banco). A lo único a lo que tendrá que ir al banco es a efectuar el pago de los impuestos a cargo, pago que podrá realizar con los “recibos oficiales de pago en bancos” que el mismo portal de la DIAN le permitirá imprimir.

Los anteriores dos eventos son posibles tanto si la declaración a diligenciar es la “declaración inicial” (oportuna o extemporánea) o si es la “declaración de corrección”.

Y como vemos, lo que marca la diferencia entre que la declaración quede solamente “Diligenciada” o que quede “Diligenciada y presentada” es el hecho de contar con las “firmas electrónicas” de parte de aquellos que suscriben la declaración (nota: para ampliar más este punto, visita el link respectivo de la DIAN conociendo sobre los mecanismos digitales, y luego de leer ese, ir a la presentación virtual de documentos, y luego en la pantalla de ingreso al sistema MUISCA) 

Ahora bien, surgen las preguntas:

1. ¿Qué contribuyentes o declarantes podrán, como una opción alternativa, hacer uso de tales servicios electrónicos que tiene rodando la DIAN para que ya no tengan que ir a conseguir en papel en la calle los formularios de sus declaraciones tributarias?
2. ¿Existen algunos contribuyentes para los cuales tales servicios electrónicos de la DIAN no sean optativos, sino que sean obligatorios, es decir, que a ellos no les acepten los formularios en papel que se consiguen en la calle?

La respuesta a la primera pregunta es que el objetivo de la DIAN, en el corto plazo, es el de lograr que tales servicios estén disponibles para la totalidad de los obligados a presentar declaraciones tributarias (personas naturales y jurídicas), y aplicándolo a la totalidad de las declaraciones que administra la DIAN. Pero como ello significaría un gran volumen de usuarios accediendo a tal servicio (y se hace necesario que el usuario tenga equipos informáticos con requisitos tecnológicos mínimos; para saber cuales requisitos se exigen haz clic aquí), por ahora la DIAN, en su etapa de prueba,  los ha puesto en funcionamiento solo para aquellos que sí tienen la obligación de presentar sus declaraciones por vía electrónica (véase la pregunta 2 anterior).

Ahora, ¿quiénes son esos “obligados”?

Los obligados a “Diligenciar y Presentar” por vía electrónica

Debe recordarse que el art.579-2 del ET (creado con el art.49 de la ley 383 de julio de 1997 pero modificado luego con el art.38 de la ley 633 de dic de 2000) es el que establece que la DIAN, a su “libre albedrío” será quien señale, mediante resolución, cuales entidades y personas naturales quedan obligadas a presentar sus declaraciones tributarias por vías “electrónicas”.

Hasta la fecha, la DIAN solo ha señalado esta “obligación” a algunas personas jurídicas y no lo ha hecho con personas naturales (nota: para conocer cuales  personas jurídicas han sido señaladas hasta la fecha como “obligadas” a presentar sus declaraciones por esta vía, véase la resolución 12801 de dic de 2005).

Una vez que se ha señalado a una persona jurídica como obligada a tener que presentar sus declaraciones por vía electrónica, en ese caso sus declaraciones en los formularios de papel solo son validas en ciertos “casos extremos”, los cuales están expresamente señalados en el art.10 del dec.408 de 2001, el cual fue modificado con el dec.4694 de dic. de 2005

Adicionalmente, es claro que para poder que la declaración tributaria de esa persona jurídica quede “presentada electrónicamente”, los que firman la declaración (el representante legal, el contador o el Revisor fiscal) son personas naturales que firman “en nombre” de dicha persona jurídica (pues una persona jurídica es un “ente no material” que necesita que la representen distintas personas naturales).

Y para garantizar la verdadera identidad de los que la están firmando, es por eso que la DIAN tiene que darles una “firma digital”. Con eso, llegamos a la gran cuestión que originó todo este editorial

 Ahora sí… ¿por qué exigen la DIAN que el representante legal, el contador y el revisor fiscal tengan su propio RUT?

Según las instrucciones que contiene el mismo portal de la DIAN (haz clic aquí y fíjate en “pregunta frecuente 4”), la DIAN, para poder otorgar la “firma digital” ya sea al Representante Legal, al Contador o al Revisor Fiscal, debe agotar un procedimiento que se basa en dos etapas : “emisión de la firma” y “activación de la firma”.

En la primera de ellas (“emisión de la firma”) la DIAN diligencia el formato dispuesto para registrar la información del “suscriptor” (representante legal, o  contador, o Revisor Fiscal) a quien se “emitirá” la “firma digital”. Pero para poder diligenciar ese formato especial interno que tiene diseñado la DIAN y con el cual se otorgará la firma digital al “suscriptor”, lo que hace internamente el programa de la DIAN es tomar la información que figure en el propio de RUT de dicho “suscriptor”. Es decir, todos esos módulos internos del MUISCA están “interrelacionados” y es por ello que el Representante Legal, el Revisor Fiscal o el Contador deben tener su propio RUT a fin de que le puedan “emitir” su “firma digital”.

En vista de lo anterior, si su única razón para tener que tener un RUT propio es el de que firman “en nombre” o “en representación” de una persona jurídica, es por eso que la DIAN diseño la “responsabilidad 22” para que le figure en la sección de “responsabilidades” de dicho RUT (véase la primera página de un RUT).

En efecto, cuando se navega en el link respectivo del portal de la DIAN a través del cual se puede diligenciar un RUT cualquiera, nos encontramos con la siguiente descripción para la “responsabilidad 22”:

22. Suscribir Declaraciones Representantes legales, delegados y/o apoderados para presentar declaraciones tributarias, representantes en general, revisores fiscales y contadores, que deban cumplir el deber formal de declarar en nombre de terceros, de conformidad con lo previsto en el Estatuto Tributario"

Así las cosas, habiendo examinado todo lo anterior y en nuestra sana interpretación de lo dispuesto en el art.2 de la resolución 12800 de dic.28 de 2005, llegamos a las siguientes conclusiones:

1. Sea que la persona jurídica para la cual trabajan un Representante Legal, un Contador o un Revisor Fiscal esté o no obligada a presentar las declaraciones tributarias por vía electrónica, la resolución 12800 pide que tales personas que firman en nombre de dicha persona juridica, sean personas que tengan su propio RUT y lo diligencien aunque sea con la “responsabilidad 22”. Adicionalmente, si ese Representante legal, o Revisor Fiscal, o Contador, como personas naturales que son,  tienen otras “responsabilidades’’ diferentes,  en ese caso también las deben hacer figurar en el mismo RUT (por ejemplo: la “responsabilidad 05” por ser persona natural declarante de renta; o la “responsabilidad 12” por ser responsable del IVA en el Régimen Simplificado”, etc)
2. Cuando aquella persona jurídica para la cual trabajan el Representante Legal, el Revisor Fiscal o el Contador, no esté dentro de las obligadas a presentar sus declaraciones por vía electrónica, es claro que la DIAN no los tendrá que estar ubicando para los efectos de otorgarles sus “firmas digitales”. Sin embargo, recordemos que como es “a voluntad de la DIAN” el que nuevas personas jurídicas puedan llegar a engrosar esa lista de las obligadas a presentar sus declaraciones por vía electrónica, en ese caso ya se habrá ganado el tiempo de poner al Representante Legal, al Revisor Fiscal o al Contador a tener que diligenciar su propio RUT. Además, el tener su propio RUT, con la sola “responsabilidad 22”, no los afecta en verdad para nada, es decir, no les hace surgir ningún tipo de responsabilidad tributaria.
3. En todo caso, si aun no hay ninguna sanción expresamente definida al respecto, es claro que si una persona jurídica (o una persona natural), de las no obligadas a presentar declaraciones por vía electrónica, llega a presentar sus declaraciones tributarias en papel y firmadas por un Representante Legal, o un Revisor Fiscal o un Contador que no tenían su propio RUT, en tal caso la DIAN no puede objetarle la validez a la presentación de dicha declaración tributaria en tales condiciones. Faltaría ver si de aquí a febrero 9 de 2006, cuando se empiezan a presentar las declaraciones de retenciones en la fuente de enero de 2006, los cajeros de turno en los bancos empiezan a poner “trabas” y exijan, junto con el RUT de la persona jurídica o de la persona natural declarante, los respectivos “RUTS” del Representante Legal, o del apoderado,  y del Contador o Revisor Fiscal, que las firmaron….
4. De otra parte, para aquellas personas jurídicas de las que sí están obligadas a presentar sus declaraciones por vía electrónica (Ver resolución 12801 de dic de 2005), es una exigencia inmediata que sus Representantes Legales, sus Contadores y sus Revisores fiscales sí tengan listo su respectivo RUT, pues la primera declaración tributaria que tienen que “firmar electrónicamente” es la declaración de retenciones en la fuente de enero de 2006, y de allí en adelante, todas las demás que la DIAN ya dispuso que se deben hacer por esa vía (IVAs de 2005, la renta del 2005, impuesto al patrimonio de 2006, etc.)
5. Debemos seguir a la espera de que la DIAN, en su buena ruta de la modernidad por la que ha optado, nos siga dando más instrucciones de este tema que, como todo tema de novedad, ha generado bastantes inquietudes.