Posibles problemas de no tener registradas oportunamente las operaciones en los libros oficiales de contabilidad

Es común ver que en muchas entidades obligadas a llevar libros de contabilidad no se de aplicación plena a lo dispuesto en el inciso tercero del art.56 del decreto 2649 de 1993, el cual establece lo siguiente:

“Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado .” (el resaltado es nuestro)

Es justamente amparadas en este artículo, que las Superintendencias, como la Superintendencia de Sociedades, se pueden atrever a pedir que les reporten, en febrero de cada año, los Estados financieros cortados a diciembre 31 del año anterior, y acompañados de la Certificación del Contador y Representante Legal de que “las cifras han sido fielmente tomadas de los libros oficiales…”

La costumbre que tenemos muchos…

En efecto, la costumbre que existe entre muchos contadores es de solo al finalizar el año fiscal, y una vez se han definido las cifras con las cuales se elaborará la declaración de renta, es en ese momento cuando deciden registrar, “de una sola sentada”, las operaciones de todo el año fiscal (desde enero hasta diciembre).

Sin embargo ¿Nos hemos imaginado lo que sucedería si, por citar un ejemplo, en febrero del año 2006 el contador descubre que no tiene hojas disponibles suficientes para registrar las operaciones de todo el año 2005?

Obviamente, en ese caso se configurará una plena evidencia de que los libros oficiales han estado atrasados por más de un año, pues el registro de los nuevos folios ante la Cámara de Comercio se terminará efectuando en el año 2.006, pero las operaciones que se asentarán en esas hojas nuevas serán operaciones de enero hasta diciembre de 2.005

Un sano consejo

En vista de lo anterior, y para evitar procesos penosos ante las distintas superintendencias o incluso ante las autoridades tributarias, quienes podrán alegar que la empresa no esta cumpliendo EN SU TOTALIDAD con las normas del decreto 2649/93 (ver art.772 a 774 del ET), es pertinente estar asegurándose de que las operaciones se asienten en los libros en el mes siguiente a aquel en el que ocurrieron. 

Para lograr lo anterior, el Contador debe evitar seguir la costumbre a la que antes aludimos (esperarar hasta finalizar el año para empezar a asentar las operaciones) y debe estar pendiente de cuándo las hojas de los libros oficiales están proximazas a terminarse.

Por último, aquellos que persistan en la costumbre de dejar el proceso de asentar las operaciones para el final, y calculen que las hojas que tienen disponibles serán suficientes para tal proceso, deben tomar en cuenta que muchas veces en el proceso de asentar libros, las hojas se terminan enredando en las impresoras y por tanto los cálculos se pueden quedar cortos…